Notion hiện là một trong những nền tảng tổ chức và năng suất phổ biến nhất, gần đây đã vượt mốc 100 triệu người dùng. Với hệ thống dựa trên khối (block-based), Notion mang lại sự linh hoạt cao, cho phép người dùng tự tạo ra các giải pháp tùy chỉnh để quản lý dữ liệu. Dù được sử dụng như một công cụ theo dõi thời gian, quản lý dự án, CRM, lên kế hoạch sự kiện hay đơn giản chỉ để tổ chức ghi chú, Notion đều giúp người dùng xây dựng các hệ thống phù hợp với nhu cầu riêng của họ. Tính ứng dụng rộng rãi này đã biến Notion thành lựa chọn hấp dẫn khi một công ty quảng cáo ngoài trời trị giá hàng triệu đô la tiếp cận để thiết kế một hệ thống tùy chỉnh.
Kinh nghiệm trước đây của tôi khi sử dụng Notion với khách hàng này cho một dự án khác đã củng cố quyết định xây dựng hệ thống mới bằng công cụ này. Khả năng mở rộng của Notion làm cho nó phù hợp với các dự án lớn, nhưng nếu không có các nguyên tắc cốt lõi về quản lý dự án và xây dựng hệ thống, sự phức tạp của nó có thể nhanh chóng trở nên choáng ngợp. Trong quá trình áp dụng các nguyên tắc này cho dự án, tôi nhận thấy có sáu nguyên tắc đặc biệt hữu ích – những bài học có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ ai đang xây dựng hệ thống trong Notion, dù là cho nhu cầu kinh doanh lớn hay các dự án cá nhân nhỏ.
Các mẹo và thủ thuật hàng đầu giúp tối ưu hóa việc sử dụng Notion
1. Không Nhất Thiết Dùng Một Cơ Sở Dữ Liệu Trung Tâm
Ngoại lệ cho lời khuyên phổ biến
Các cơ sở dữ liệu tập trung thường là lời khuyên phổ biến trong lý thuyết cơ sở dữ liệu và các công cụ như Notion vì chúng đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm trùng lặp và duy trì tính nhất quán. Trong dự án này, một cơ sở dữ liệu tập trung đã được sử dụng để quản lý các danh mục dữ liệu chồng chéo như địa điểm, các mục CRM và chi tiết chuyên biệt của ngành.
Khi hệ thống phát triển, rõ ràng không phải tất cả thông tin đều thuộc về một cơ sở dữ liệu duy nhất. Một số dữ liệu về địa điểm hoặc giao lộ xuất hiện tương tự hoặc thậm chí giống hệt nhau nhưng phục vụ các ngữ cảnh và mục đích khác nhau. Việc kết hợp các thuộc tính của chúng gây ra nhầm lẫn và việc tách chúng thành các cơ sở dữ liệu riêng biệt là điều hợp lý.
Bắt đầu với một cơ sở dữ liệu tập trung để đơn giản, nhưng đừng ngần ngại tạo các cơ sở dữ liệu chuyên biệt nếu phạm vi của bạn mở rộng. Khả năng liên kết của Notion giúp dễ dàng duy trì các kết nối, ngay cả giữa các cơ sở dữ liệu, như việc sử dụng các tính năng Rollups và Relations. Nếu bạn cảm thấy cơ sở dữ liệu của mình đang trở nên quá lớn, khó điều hướng, hoặc một số dữ liệu quá khác biệt, hãy tin vào trực giác của mình để tạo một cơ sở dữ liệu riêng biệt. Mặc dù một số người coi đây là một quy tắc cứng nhắc, nhưng thực tế không phải vậy.
Minh họa cơ sở dữ liệu Notion được sử dụng để quản lý danh mục tài sản
2. Đặt Tên Duy Nhất Cho Mọi Thứ
Để chức năng tìm kiếm của Notion phát huy tối đa
Quy ước đặt tên cho mọi thuộc tính (property), cơ sở dữ liệu (database) và trang (page) đều rất quan trọng. Tên duy nhất là yếu tố cần thiết khi sử dụng chức năng tìm kiếm của Notion, vốn hoạt động rất hiệu quả và sẽ nhanh chóng đưa bạn đến thứ bạn đang tìm kiếm.
Dự án có hơn 500 mục địa điểm, trải rộng ba thành phố và bao gồm các thuộc tính Notion cần sự phân biệt rõ ràng. Các thuộc tính với các thuật ngữ và dữ liệu chuyên ngành có thể thay đổi theo các quy định của thành phố khác nhau, và hai thành phố thậm chí có thể có cùng một địa chỉ chính xác.
Đầu tư thời gian vào một chiến lược đặt tên nhất quán, đảm bảo mọi thứ có tên và tiêu đề duy nhất, sẽ giúp tiết kiệm vô số giờ về sau và cho phép bạn tận dụng tối đa khả năng tìm kiếm của Notion trên mọi trang, thuộc tính hoặc khối.
3. Tạo Các Mẫu Trang Trống Ngay Từ Đầu
Tiêu chuẩn hóa nội dung bạn đang tổ chức
Các trang Notion sử dụng khối (blocks), với mỗi dòng được coi là một khối riêng biệt và có rất nhiều loại khối khác nhau để lựa chọn. Notion thường ví việc làm việc với các khối của họ giống như chơi Lego. Tôi là một trong những người thích thiết kế một bảng tính tốt, và tôi cũng vẫn yêu thích chơi Lego và tự xây dựng các thiết kế của riêng mình, đồng thời đánh giá cao sự tự do sáng tạo này.
Khả năng là vô tận, vì vậy nếu bạn giống tôi, bạn sẽ kết thúc với một số hệ thống tổ chức và bố cục trang phức tạp. Việc tạo các mẫu (templates) cho những hệ thống này từ sớm và chỉnh sửa mẫu thay vì các trang riêng lẻ sẽ giúp bạn đạt được sự nhất quán về trang về sau.
Ví dụ, các mẫu trong cơ sở dữ liệu địa điểm đã đảm bảo tính nhất quán giữa các trường như chi tiết quy hoạch, lưu lượng giao thông, trạng thái giấy phép, thu thập liên hệ, v.v. Việc có thể tạo các trang với cơ sở dữ liệu nội tuyến (inline databases), các chế độ xem từ các cơ sở dữ liệu khác, các tiêu đề bật tắt (toggle headers), nhúng (embeds), bảng và mọi thứ khác có sẵn thực sự rất thú vị.
Tuy nhiên, điều đó không quan trọng nếu bạn mở một trang trông khác biệt hoặc không có thông tin cần thiết. Các mẫu không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn ngăn ngừa sự lộn xộn. Chúng đặc biệt hữu ích trong các dự án hợp tác nơi những người dùng khác không quá có tổ chức và có khả năng bỏ sót các chi tiết quan trọng.
Mẫu phác thảo nội dung video YouTube được tạo trong Notion cho mục đích giáo dục
4. Tài Liệu Hóa Cách Sử Dụng Hệ Thống Bạn Đang Xây Dựng
Mọi thứ có thể trở nên phức tạp rất nhanh
Một hệ thống Notion được xây dựng tốt chỉ hiệu quả khi có tài liệu rõ ràng. Nếu không có hướng dẫn cụ thể, ngay cả những hệ thống được thiết kế chu đáo nhất cũng có thể trở nên khó sử dụng. Các ghi chú về cách các cơ sở dữ liệu liên kết với nhau, mục đích của các mẫu và cách áp dụng bộ lọc là vô giá.
Trong dự án này, tài liệu đã giúp việc đào tạo trở nên đơn giản. Nó đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể điều hướng nhiều cơ sở dữ liệu và trang được kết nối mà không bị nhầm lẫn, đồng thời nhập dữ liệu chính xác vào đúng vị trí. Việc nhúng hướng dẫn ngay trong không gian làm việc cho phép người dùng truy cập hướng dẫn chính xác khi cần.
Cá nhân tôi rất tin tưởng vào việc tài liệu hóa tốt vì tôi là một người có hội chứng AuDHD, và việc có tài liệu tham khảo nhanh giúp tôi trở lại đúng hướng nếu tôi bị phân tâm bởi một thứ gì đó khác đã thu hút sự chú ý của mình.
Hướng dẫn tài liệu hóa trong Notion cho hệ thống quản lý tài khoản và thuế
5. Tạo Nhật Ký Thay Đổi Phát Triển
Dù chỉ là một cái đơn giản
Việc theo dõi các thay đổi cho bất kỳ thứ gì bạn đang phát triển là một thói quen tốt. Notion cũng là một công cụ phổ biến để theo dõi thói quen. Tuy nhiên, số lượng công việc bạn có thể làm với tất cả các khối xây dựng trong Notion đã biến việc này thành một điều cần thiết. Một nhật ký thay đổi – dù chỉ là một nhật ký cơ bản – sẽ cung cấp lịch sử cập nhật, giúp bạn biết bạn đã thay đổi gì và tại sao.
Kiến trúc sư hệ thống khác làm việc trong dự án này với tôi cũng liên tục thử những điều mới và tìm cách tinh giản hệ thống. Chúng tôi cần đảm bảo rằng những gì chúng tôi đang làm không chồng chéo tại bất kỳ thời điểm nào, và nếu có, những thay đổi chúng tôi thực hiện có thể dễ dàng đảo ngược nếu chúng gây cản trở cho một sáng kiến khác.
Ví dụ về nhật ký thay đổi phát triển hệ thống được ghi lại trong Notion
6. Tạo Một Trang Tạm Thời Để Thử Nghiệm (Clipboard Page)
Dễ dàng bị sa đà vào việc thiết kế bố cục
Thiết kế dựa trên khối của Notion khuyến khích thử nghiệm, nhưng việc thử nghiệm ý tưởng trực tiếp trong không gian làm việc chính của bạn có khả năng dẫn đến một bản dựng tồi tệ khó có thể đảo ngược. Một trang “bảng tạm tạm thời” (temporary clipboard) hoặc “bảng trắng” (whiteboard) đóng vai trò như một môi trường thử nghiệm để bạn thử nghiệm các bố cục, mẫu, tự động hóa hoặc quy trình làm việc mới mà không ảnh hưởng đến hệ thống chính của bạn.
Ngay cả cách bạn làm việc với phần thân của một trang trong Notion cũng khác biệt, và thật tốt khi bạn có thể xem ý tưởng của mình sẽ trông như thế nào trước khi tích hợp nó. Tôi chỉ đơn giản tạo một trang riêng tư xuất hiện trong menu bên trái, đặt biểu tượng chiếc kẹp giấy cho nó, và nó luôn ở đó khi tôi cần.
Trang Notion được sử dụng như một bảng tạm hoặc không gian thử nghiệm ý tưởng
Sẽ Tiếp Tục Sử Dụng Notion Cho Các Dự Án Kinh Doanh Trong Tương Lai
Notion là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng các hệ thống quản lý mọi thứ từ các tác vụ cá nhân nhỏ đến các hoạt động kinh doanh quy mô lớn. Tính linh hoạt của nó đòi hỏi sự lập kế hoạch kỹ lưỡng để khai thác tối đa. Bằng cách áp dụng các chiến lược như thiết lập quy ước đặt tên, sử dụng các mẫu trang, tài liệu hóa quy trình, duy trì nhật ký thay đổi và tận dụng một trang bảng tạm tạm thời, bạn có thể tránh được những thay đổi bố cục lớn mà sau này có thể hối tiếc và khó đảo ngược.
Tôi cũng sử dụng Notion rộng rãi để tổ chức cuộc sống cá nhân và duy trì mọi thứ đúng quỹ đạo. Nếu bạn là một trong những người đam mê bảng tính như tôi, hãy chuẩn bị tinh thần – việc bị cuốn vào việc xây dựng một số thiết lập thực sự phức tạp trong Notion là điều đáng ngạc nhiên.
