Đối với nhiều người, việc duy trì các thói quen hàng ngày không chỉ đơn thuần là động lực hay chờ đợi cảm hứng. Thay vào đó, đó là về việc bắt đầu hành động bất kể cảm xúc hiện tại và xây dựng một hệ thống khoa học để việc duy trì trở nên dễ dàng hơn. Trong bối cảnh công nghệ phát triển, Notion chính là công cụ lý tưởng cho mục tiêu này. Không chỉ là nền tảng quen thuộc cho việc tạo danh sách việc cần làm hay đặt lời nhắc, Notion còn có thể biến hóa thành một huấn luyện viên và công cụ theo dõi thói quen cá nhân mạnh mẽ chỉ với vài thủ thuật đơn giản. Sau đây là 7 mẹo đã được chứng minh hiệu quả giúp bạn làm chủ các thói quen của mình trên Notion.
Giao diện Notion hiển thị cách tổ chức và theo dõi các thói quen hàng ngày hiệu quả
1. Tô Màu Bằng Thẻ (Tags) để Phân Loại Thói Quen
Phân loại trực quan cho các danh mục khác nhau
Các danh sách dài, đơn sắc thường dễ khiến chúng ta mất phương hướng. Để khắc phục điều này, bạn có thể tận dụng tính năng Multi-Select (Chọn nhiều) trong Notion để tạo các thẻ có mã màu. Mặc dù tính năng này chỉ khả dụng trong các cơ sở dữ liệu (databases) của Notion, nhưng đây lại là một phương pháp tối ưu cho việc theo dõi thói quen thay vì chỉ dùng danh sách đơn thuần.
Thiết lập một vài thẻ chính tương ứng với các khía cạnh quan trọng trong cuộc sống như Tâm trí (Mind), Sức khỏe (Wellness), Công việc (Work) và Sáng tạo (Creativity). Việc gán các thẻ màu sắc này vào từng mục trong cơ sở dữ liệu không chỉ mang lại cái nhìn tổng quan trực quan về các thói quen của bạn mà còn giúp bạn dễ dàng nhận ra khi có khía cạnh nào đó bị bỏ quên. Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu của bạn chỉ toàn các thẻ màu xanh cho công việc và màu vàng cho tâm trí, đó là tín hiệu cho thấy bạn cần dành nhiều sự chú ý hơn cho sức khỏe và sáng tạo (như tập gym hoặc chỉnh sửa video). Phương pháp này giúp cân bằng cuộc sống và đảm bảo không có thói quen quan trọng nào bị bỏ sót.
2. Thiết Lập Nhắc Nhở Trong Trang và Cơ Sở Dữ Liệu
Cách nhanh chóng và dễ dàng để không bỏ lỡ thói quen
Mặc dù Notion không phải là một ứng dụng nhắc nhở chuyên dụng, nhưng nó sở hữu một vài chức năng nhắc nhở tiện lợi. Đầu tiên, bạn có thể tạo nhắc nhở ngay trong một trang bằng cách thêm thẻ @remind vào văn bản, sau đó nhấp vào nó để chọn ngày. Tuy nhiên, cách hiệu quả hơn là thiết lập nhắc nhở trực tiếp trong các cơ sở dữ liệu. Bạn chỉ cần thêm một thuộc tính Date (Ngày), sau đó tại cột Ngày bên cạnh mục của bạn, chọn ngày cụ thể và bật tùy chọn Remind (Nhắc nhở). Notion sẽ gửi thông báo đến Hộp thư đến (Inbox) của bạn khi đến thời điểm.
Để tăng cường hiệu quả, tôi thường kết hợp các lời nhắc này với các công thức (formulas) để gắn cờ những việc đã quá hạn, đặc biệt là những thói quen quan trọng cần được chú ý ngay lập tức. Nhìn thấy nhãn “quá hạn” (overdue) sẽ kích thích tôi xem xét và hành động ngay lập tức, đảm bảo không có thói quen nào bị trì hoãn quá lâu.
Giao diện Notion hiển thị cách tổ chức và theo dõi các thói quen hàng ngày hiệu quả
3. Tận Dụng Biểu Tượng Cảm Xúc (Emojis)
Đánh dấu trạng thái và hiệu suất thói quen một cách trực quan
Với những người có tư duy hình ảnh, biểu tượng cảm xúc (emojis) có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể. Bằng cách thêm các emoji vào các mục trong cơ sở dữ liệu cũng như vào văn bản trong trang (bạn có thể làm điều này bằng cách gõ dấu hai chấm và tìm kiếm emoji), bạn sẽ có được cái nhìn trực quan về trạng thái và hiệu suất của thói quen đó. Ví dụ, một emoji ngọn lửa 🔥 có nghĩa là bạn đã hoàn thành xuất sắc, trong khi emoji mặt méo 🫠 biểu thị rằng mọi thứ chỉ ở mức “tạm được”. Dần dần, cơ sở dữ liệu của bạn sẽ kể một câu chuyện thú vị về cách bạn tiếp cận và thực hiện các thói quen.
Điểm đặc biệt hơn, khi bạn sử dụng chế độ Filter (Lọc) để xem có bao nhiêu mục chứa emoji nào, bạn có thể dễ dàng nhận ra loại thói quen nào cần được chú trọng hoặc nỗ lực nhiều hơn. Đây là một cách tuyệt vời để tự đánh giá và điều chỉnh chiến lược duy trì thói quen của mình.
4. Sử Dụng Thuộc Tính “Thời Gian Chỉnh Sửa Cuối Cùng”
Giúp theo dõi mức độ tương tác với thói quen
Một cách thú vị khác để theo dõi mức độ tương tác của bạn với các thói quen là thêm thuộc tính Last Edited Time (Thời gian chỉnh sửa cuối cùng) vào cơ sở dữ liệu. Thuộc tính này sẽ cho bạn biết đã bao lâu kể từ lần cuối bạn tương tác với mục đó. Mẹo này đặc biệt hiệu quả khi kết hợp với việc sử dụng biểu tượng cảm xúc và các thẻ mã màu đã đề cập ở trên. Nếu bạn liên tục nhận thấy một thói quen nào đó bị bỏ bê, thuộc tính Last Edited Time sẽ xác nhận điều đó.
Với thông tin này, bạn có thể chủ động hành động, đưa thói quen đó vào danh sách ưu tiên hoặc lên lịch cụ thể để “chăm sóc” nó. Điều này giúp bạn duy trì sự cân bằng và không để bất kỳ thói quen quan trọng nào bị lãng quên trong một thời gian dài.
Màn hình hướng dẫn thêm thuộc tính "Last Edited Time" vào cơ sở dữ liệu Notion
5. Sử Dụng Thuộc Tính “Thời Gian Tạo”
Theo dõi sự kiên trì và tạo động lực duy trì
Tương tự như thuộc tính “Thời gian chỉnh sửa cuối cùng”, thuộc tính Created Time (Thời gian tạo) cho phép bạn theo dõi một thói quen đã tồn tại được bao lâu. Nếu bạn thường xuyên tham khảo lại một mục cụ thể, việc có thuộc tính này sẽ giống như một lời nhắc nhở tuyệt vời về thời gian bạn đã kiên trì thực hiện. Nó có thể trở thành một nguồn động lực để bạn tiếp tục.
Đây cũng là thời điểm lý tưởng để thêm một công thức tính toán số ngày hoặc tháng kể từ khi thói quen được tạo – giống như một bộ đếm chuỗi liên tục. Nhìn thấy con số tăng lên mỗi ngày có thể củng cố quyết tâm và giúp bạn duy trì sự kiên định trong hành trình xây dựng thói quen.
Giao diện Notion cho phép thêm thuộc tính "Created Time" để theo dõi thời gian tồn tại của thói quen
6. Xây Dựng Công Cụ Theo Dõi Với Rollups
Tổng quan dữ liệu thói quen một cách thông minh
Rollups là những công cụ theo dõi nhỏ gọn nhưng vô cùng mạnh mẽ, đồng thời là một trong những thủ thuật cơ sở dữ liệu yêu thích của nhiều người dùng Notion. Chúng có khả năng kéo dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu khác và cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các thói quen của mình. Ví dụ, nếu bạn muốn theo dõi tổng lượng nước uống hàng ngày, bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu riêng để ghi lại từng ly nước đã uống. Sau đó, trong trình theo dõi thói quen hàng ngày, bạn có thể sử dụng Rollups để tổng hợp tất cả thông tin đó và hiển thị tổng số ly nước dưới dạng một thanh trạng thái.
Bạn có thể áp dụng thủ thuật này cho bất kỳ mục tiêu nào khác, chẳng hạn như số trang bạn đã viết cho cuốn sách của mình hoặc tổng số thói quen bạn đã hoàn thành trong ngày. Rollups giúp bạn có được cái nhìn tổng thể về tiến độ, từ đó dễ dàng đánh giá và điều chỉnh kế hoạch.
Laptop mở ứng dụng Notion hiển thị một bảng theo dõi công việc hoặc thói quen cá nhân
7. Liên Kết Thói Quen Với Mục Tiêu Lớn Hơn Bằng Relations
Ghi nhớ bức tranh lớn và ý nghĩa của từng thói quen
Mẹo đơn giản nhất nhưng cũng hiệu quả nhất trong danh sách này là sử dụng tính năng Relations (Quan hệ). Tôi có một cơ sở dữ liệu riêng dành cho Mục tiêu Dài hạn (Long-Term Goals), nơi mỗi mục tiêu đều được gắn với các thói quen hỗ trợ nó. Ví dụ, một mục tiêu như “cải thiện giấc ngủ” có thể liên kết với các thói quen như “không dùng màn hình sau 10 giờ tối”. Hoặc mục tiêu học một bản nhạc phức tạp có thể được liên kết với tất cả các đoạn luyện tập đã được theo dõi.
Việc nhìn thấy những mối liên hệ này giúp mỗi thói quen hàng ngày trở nên ý nghĩa hơn. Nó nhắc nhở bạn rằng mỗi hành động nhỏ đều góp phần vào bức tranh lớn, giúp bạn duy trì động lực và nhận ra giá trị thực sự của sự kiên trì.
Kiến tạo hệ thống nhất quán với Notion để duy trì thói quen
Duy trì thói quen phụ thuộc nhiều vào sự nhất quán hơn bất kỳ yếu tố nào khác, và Notion chính là công cụ được xây dựng để hỗ trợ điều đó. Có vô số tính năng và chức năng mà bạn có thể tận dụng để đảm bảo mình luôn đi đúng hướng – tất cả những gì bạn cần làm là dành vài phút để thiết lập chúng. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy thử áp dụng một vài mẹo trong số này để khởi động hành trình quản lý thói quen hiệu quả của mình trên Notion.
