Với vai trò là một sinh viên kiêm nhà báo công nghệ toàn thời gian, lịch trình của tôi luôn dày đặc với những deadline công việc, bài tập cần nộp đúng 11:59 tối, hay các cuộc gọi Google Meet liên tục. Thêm vào đó, tôi có một trí nhớ “cá vàng” (thậm chí những người quen biết còn cho rằng trí nhớ của tôi tệ hơn cả cá vàng). Điểm mấu chốt là tôi luôn có rất nhiều việc phải làm, và chỉ dựa vào trí nhớ cá nhân thì mọi chuyện luôn kết thúc bằng thảm họa.
Mặc dù tôi thường tạo danh sách việc cần làm mỗi sáng, nhưng chúng chưa bao giờ đủ với tôi. Đó là lý do tại sao tôi kết hợp chúng với phương pháp time-blocking trên lịch của mình để giữ đúng lộ trình và giải quyết mọi thứ trong danh sách mà không bỏ sót bất kỳ tác vụ nào. Dù tôi nhận thấy time-blocking đã thay đổi cuộc chơi đáng kể, vẫn có một nhược điểm khác – tôi bắt đầu trì hoãn khi nghĩ đến tất cả những gì mình cần làm. Điều đó chỉ khiến tôi muốn… làm gì cả, và nhìn vào một lịch trình dày đặc chỉ khiến mọi thứ tệ hơn.
Tôi không thích việc phải tự tay sắp xếp lịch, và việc time-blocking thủ công từng mục có thể trở thành một công việc bổ sung tẻ nhạt. Trong quá trình tìm kiếm các công cụ cải thiện quản lý thời gian, tôi đã tình cờ biết đến Reclaim.ai, một công cụ lập lịch được hỗ trợ bởi AI. Kể từ khi bắt đầu sử dụng, tôi đã để nó tự động quản lý lịch trình cho mình, nhờ vậy tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho chính các tác vụ thay vì cố gắng tìm kiếm khung thời gian trống hoàn hảo trong lịch của mình.
Reclaim.ai: Biến Danh Sách Việc Cần Làm Thành Các Khối Thời Gian Tự Động
Tạm biệt nỗi ám ảnh lập lịch thủ công
Nghe có vẻ vô lý, nhưng tôi hoàn toàn không thích việc phải tạo các khối thời gian trong các ứng dụng lịch như Google Calendar. Tôi không nói đến việc phải tự mình tìm ra khi nào mình rảnh rỗi; tôi đang nói đến việc phải kéo và thay đổi kích thước các khối sau khi tìm được khung thời gian hoàn hảo. Mặc dù bạn có thể nhấp vào khung thời gian mong muốn và điền thủ công các chi tiết để lập lịch một tác vụ, tôi luôn cảm thấy cần có một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn để làm điều đó.
May mắn thay, Reclaim.ai đã giải quyết được nỗi thất vọng này cho tôi, và tôi nghĩ mình chưa bao giờ phải kéo hay thay đổi kích thước một khối thời gian nào kể từ khi bắt đầu sử dụng nó. Với Reclaim.ai, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang Tasks, nhấn nút + New Task ở góc trên bên phải và điền các chi tiết về tác vụ, bao gồm tên tác vụ và thời gian bạn nghĩ sẽ mất để hoàn thành. Nếu đó là một tác vụ bạn sẽ hoàn thành trong một lần, bạn có thể bỏ chọn ô bên cạnh Split up (Chia nhỏ).
Tuy nhiên, nếu đó là một tác vụ dài hơn mà bạn nghĩ mình sẽ hoàn thành tốt hơn khi chia thành các phần nhỏ, bạn có thể giữ nguyên ô Split up được chọn, và Reclaim.ai sẽ tự động chia nó thành các khối thời gian nhỏ hơn tùy thuộc vào lịch của bạn và cài đặt Min duration (Thời lượng tối thiểu) cùng Max duration (Thời lượng tối đa) mà bạn đã đặt.
Lập Lịch Tác Vụ Thông Minh Dựa Trên Ưu Tiên và Lịch Trình Hiện Có
Tối ưu lịch trình, không lo trùng lịch
Reclaim.ai không chỉ tạo các khối thời gian cho bạn và ngẫu nhiên đưa chúng vào lịch của bạn dựa trên sự rảnh rỗi. Thay vào đó, nó lập kế hoạch lịch trình của bạn dựa trên mức độ ưu tiên bạn gán cho các tác vụ, ngày đến hạn của chúng và sự sẵn có của bạn.
Khi bạn thêm một tác vụ bằng cách vào trang Tasks, bạn có thể đặt mức độ ưu tiên của tác vụ bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh trường tên tác vụ. Sau đó, bạn có thể chọn từ bốn mức độ ưu tiên: Critical (Khẩn cấp), High (Cao), Medium (Trung bình) và Low (Thấp). Ví dụ, nếu bạn đột nhiên được giao một tác vụ khẩn cấp cần thực hiện ngay lập tức, bạn có thể thêm nó vào danh sách tác vụ của Reclaim.ai và đặt mức độ ưu tiên là Critical Priority.
Ngay cả khi lịch trình trong ngày của bạn đã kín, Reclaim.ai sẽ tự động sắp xếp lại các tác vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên tác vụ khẩn cấp. Nó thường đẩy các tác vụ ưu tiên thấp hơn sang cuối tuần hoặc các ngày sau.
Tất nhiên, Reclaim.ai cũng sẽ tính đến số giờ cần thiết cho tác vụ khẩn cấp. Nếu không có khối thời gian nào phù hợp, Reclaim.ai đương nhiên không còn lựa chọn nào khác ngoài việc di chuyển nó đến khung thời gian sớm nhất có thể, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn sẽ bỏ lỡ deadline của mình. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần can thiệp một chút bằng cách tự điều chỉnh lịch trình hoặc chọn chia nhỏ tác vụ.
Nhưng phần lớn, Reclaim.ai đã làm rất tốt việc cân bằng giữa sự cấp bách với những gì đã có trong lịch của bạn và giúp bạn lập kế hoạch lịch trình theo cách cho phép bạn hoàn thành mọi việc mà không bỏ lỡ deadline.
Màn hình thiết lập ưu tiên tác vụ trong Reclaim.ai với các cấp độ Khẩn cấp, Cao, Trung bình, Thấp.
Tự Động Tạo Khối Thời Gian Tập Trung Sâu (Deep Work)
Không còn tìm kiếm “thời gian rảnh” cho công việc quan trọng
Vì tôi là một sinh viên toàn thời gian, một điều tôi không thể thỏa hiệp là đảm bảo mình có đủ thời gian dành riêng cho việc học, bất kể lịch làm việc bận rộn đến đâu. Trong một thời gian dài, tôi thường chỉ ngồi vào bàn học bất cứ khi nào tôi có một khoảnh khắc rảnh rỗi từ công việc, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng khả thi.
Thật kỳ lạ, tôi gặp khó khăn trong việc tập trung vào một tác vụ trừ khi nó đã được lên lịch trong lịch của tôi. Tôi đã thử tạo các tác vụ riêng dành cho việc học, nhưng vì những tác vụ này không bị ràng buộc bởi các deadline cố định như bài tập hay các tác vụ cụ thể, ngay khi tôi thêm một tác vụ công việc khẩn cấp, các khối thời gian học tập sẽ bị dời lại. Trước khi tôi nhận ra, tuần tiếp theo đã bắt đầu, và tổng số giờ tôi dành cho việc học thật đáng xấu hổ.
Tính năng Focus Time (Thời gian tập trung) của Reclaim.ai, được ra mắt vài tuần trước (và vài tháng sau khi tôi bắt đầu sử dụng công cụ này), đã thực sự thay đổi cuộc chơi. Thay vì đợi cho đến khi lịch của bạn đầy ắp các tác vụ cần làm, Focus Time hoạt động bằng cách “bảo vệ các khối thời gian thông minh trên lịch của bạn” từ trước. Ví dụ, tôi đã đặt mục tiêu Weekly Focus Time (Thời gian tập trung hàng tuần) của mình là 20 giờ/tuần.
Thống kê chi tiết về thời gian tập trung (Focus Time) trong ứng dụng Reclaim.ai.
Bạn cũng có thể cấu hình số giờ Focus lý tưởng mong muốn mỗi tuần, số giờ Focus tối đa mỗi ngày, và thời lượng tối thiểu/tối đa bạn muốn cho các khối Focus của mình. Với các cam kết công việc của tôi, tôi đã đặt thời lượng lý tưởng mỗi ngày là ba giờ và số giờ Focus tối đa mỗi ngày là sáu giờ (cho những ngày làm việc nhẹ nhàng). Mặc dù các khối Focus Time được lên lịch trước, chúng vẫn rất linh hoạt. Reclaim.ai sẽ tự động sắp xếp lại chúng một cách thông minh và điều chỉnh xung quanh các mục ưu tiên cao hơn và các cuộc họp.
Điều tuyệt vời nhất là Reclaim.ai sẽ luôn lập lịch các Tác vụ, bất kể mức độ ưu tiên, trước khi lập lịch Focus Time. Điều này có nghĩa là bạn cũng sẽ hoàn thành được các tác vụ của mình, và bất kỳ thời gian rảnh nào còn lại sẽ tự động được lấp đầy bằng các khối Focus, giúp bạn đi đúng hướng mà không phải hy sinh công việc quan trọng.
Thiết lập mục tiêu và cài đặt thời gian tập trung (Focus Time) trong Reclaim.ai.
Reclaim.ai: Người Bạn Đồng Hành Năng Suất Đáng Tin Cậy
Những tính năng trên chỉ là một vài trong số những điểm nổi bật khiến Reclaim.ai trở thành một công cụ đáng kinh ngạc. Nó thực sự là một trong những cách tốt nhất để sử dụng AI nhằm cải thiện năng suất của bạn. Reclaim.ai cũng theo dõi thời gian của bạn được sử dụng vào việc gì và cung cấp số liệu thống kê chi tiết theo các khoảng thời gian khác nhau. Nó phân loại thời gian của bạn thành Shallow Work (Công việc nông), Deep Work (Công việc sâu) và Travel (Di chuyển), cho phép bạn xem chính xác mình đã dành bao nhiêu thời gian cho các tác vụ.
Công cụ này cũng cho thấy bạn đã dành bao nhiêu giờ làm việc ngoài giờ hành chính đã định, điều này hoàn hảo cho những người làm việc từ xa và thường làm việc vào ban đêm như tôi! Nếu bạn có thói quen đặt lịch quá tải và ôm đồm nhiều hơn khả năng của mình, Reclaim.ai cũng có thể tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các tác vụ để giúp bạn có chút thời gian để thở trong những ngày bận rộn. Mặc dù Reclaim.ai có phiên bản trả phí, nhưng phiên bản miễn phí của nó đã đủ để tôi sử dụng trong hơn một năm, và tôi thực sự không thể không nhiệt liệt giới thiệu nó.
