Với vô số danh sách công việc, ghi chú và dự án phải xử lý, việc theo dõi các mục tiêu cá nhân và công việc có thể trở nên khó khăn. Đây chính là lúc một giải pháp năng suất “tất cả trong một” như Notion phát huy tác dụng. Nó cung cấp một nền tảng hoàn hảo để xây dựng hệ thống cá nhân hóa, đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của bạn. Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu? Việc chuyển đổi toàn bộ cuộc sống kỹ thuật số của bạn vào một nền tảng mới có vẻ đáng sợ, nhưng thực tế không phải vậy.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích toàn bộ quy trình thành các mẹo dễ thực hiện để bạn có thể tận hưởng quá trình chuyển đổi suôn sẻ và khai thác tối đa sức mạnh của Notion, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả.
Mô hình quản lý dự án hiệu quả với Notion
7 Bước Quan Trọng Để Tích Hợp Cuộc Sống Vào Notion
1. Xác Định Mục Tiêu Của Bạn Với Notion
Đặt ưu tiên của bạn
Trước khi bạn đắm mình vào các khả năng rộng lớn của Notion, hãy dành chút thời gian để suy nghĩ về các ưu tiên cốt lõi của mình. Rốt cuộc, trọng tâm của bạn nên là kết quả bạn muốn đạt được, không chỉ đơn thuần là lượng thông tin bạn lưu trữ trong Notion. Cách tiếp cận này giúp bạn tránh bị lạc lối trong việc tùy chỉnh vô tận và tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi bản thân:
- Những điều gì đang lãng phí thời gian lớn nhất của tôi, và Notion có thể giúp tôi loại bỏ chúng như thế nào?
- Những thông tin nào tôi thường xuyên cần truy cập (ví dụ: danh sách sách đã đọc, cơ sở dữ liệu đăng ký dịch vụ, nhật ký, ghi chú cuộc họp, v.v.)?
- Mức độ phức tạp nào tôi cảm thấy thoải mái khi sử dụng?
- Những ứng dụng hiện có nào tôi muốn thay thế bằng Notion?
Giao diện quản lý cơ sở dữ liệu (databases) trong Notion
2. Nhập Dữ Liệu Từ Các Ứng Dụng Hiện Có
Không để lại dữ liệu của bạn
Nhờ tính linh hoạt, bạn có thể sử dụng Notion để quản lý nhiệm vụ và dự án, ghi chú, tạo công cụ theo dõi thói quen, và thậm chí xây dựng một nhật ký kỹ thuật số. Nhìn chung, Notion có thể thay thế nhiều ứng dụng trong quy trình làm việc của bạn. Nếu bạn đã sử dụng các công cụ như Evernote, Trello, Asana, Google Docs hoặc Word, điều quan trọng là phải nhập dữ liệu từ chúng trước khi bắt đầu.
Bạn có thể dễ dàng chuyển đến Cài đặt > Nhập (Settings > Import), chọn dịch vụ ưa thích của mình và làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình. Điều quan trọng cần lưu ý là đừng cố gắng nhập mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một lượng nhỏ dữ liệu để đảm bảo quá trình nhập hoạt động chính xác và không gặp lỗi.
3. Bắt Đầu Với Các Mẫu (Templates) Sẵn Có
Tại sao không nên bắt đầu từ đầu?
Thư viện mẫu (template gallery) là trái tim và linh hồn của Notion. Ngoài hàng trăm mẫu Notion chính thức, bạn có thể truy cập một thư viện rộng lớn với hàng nghìn tùy chọn được cung cấp bởi những người dùng hiện có. Các mẫu này cung cấp một điểm khởi đầu mà bạn có thể cá nhân hóa để phù hợp với nhu cầu riêng của mình. Chúng cũng có thể khơi gợi cảm hứng cho những cách thức mới để tổ chức cuộc sống và công việc của bạn. Bạn có thể khám phá những trường hợp sử dụng mà bạn chưa từng xem xét.
Cho dù bạn muốn tạo một hệ thống quản lý khách hàng (CRM) bán hàng, bảng điều khiển tài chính, lộ trình sản phẩm, kế hoạch chuyến đi, quản lý cuộc sống hay theo dõi bài tập, bạn đều có vô số lựa chọn để bắt đầu. Tuy nhiên, đừng quá tải bản thân với các mẫu phức tạp có chứa widget, công thức, tự động hóa và nhiều tính năng khác. Với tư cách là người mới bắt đầu, hãy thử với một mẫu cơ bản để ghi chú cuộc họp, lịch trình hàng tuần và quản lý nhiệm vụ.
4. Xây Dựng Không Gian Làm Việc Cốt Lõi Của Bạn
Tạo nền tảng kiến thức
Việc xây dựng không gian làm việc cốt lõi của bạn trong Notion giống như việc xây dựng nền móng cho ngôi nhà kỹ thuật số của bạn. Đây là nơi bạn sẽ dành phần lớn thời gian của mình, vì vậy điều quan trọng là phải thiết lập nó đúng cách. Bạn nên bắt đầu với một cơ sở dữ liệu quản lý nhiệm vụ có nhắc nhở và một lịch trình hàng tuần, sau đó tạo một trang khác cho các dự án của bạn với nhiệm vụ, ngày đáo hạn, trạng thái, người được giao và nhiều thông tin khác.
Đối với việc quản lý kiến thức, hãy tạo các cơ sở dữ liệu riêng biệt cho các loại ghi chú khác nhau và tận dụng các trang lồng nhau để tổ chức thông tin một cách hiệu quả. Bạn thậm chí có thể tích hợp Lịch Gmail để quản lý lịch trình của mình như một chuyên gia. Bằng cách xây dựng các không gian làm việc cốt lõi này, bạn sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho hệ thống Notion của mình. Bạn nên bắt đầu với các cơ sở dữ liệu đơn giản và dần dần tăng thêm độ phức tạp khi cần thiết.
Mẫu ghi chú cuộc họp được tổ chức trong Notion
5. Khám Phá Sức Mạnh Của Database Trong Notion
Quản lý thông tin hiệu quả
Các chế độ xem cơ sở dữ liệu (database views) của Notion là một yếu tố thay đổi cuộc chơi trong việc tổ chức và trực quan hóa thông tin trong cuộc sống của bạn. Chế độ xem bảng (table views) xử lý dữ liệu có cấu trúc một cách hiệu quả, trong khi chế độ xem thư viện (gallery views) trực quan hóa thông tin (như hiển thị sách yêu thích, địa điểm du lịch, và nhiều hơn nữa). Tương tự, chế độ xem lịch (calendar) và dòng thời gian (timeline) cung cấp khả năng lập kế hoạch dự án và lịch trình mạnh mẽ, và chế độ xem bảng (board views) cung cấp một cách linh hoạt để theo dõi tiến độ.
Và, với khả năng tạo biểu đồ trực tiếp từ cơ sở dữ liệu của bạn, bạn sẽ có được những hiểu biết giá trị về dữ liệu của mình. Sự linh hoạt này đảm bảo rằng mọi khía cạnh trong cuộc sống của bạn, từ các nhiệm vụ đến các mục tiêu dài hạn, đều tìm thấy vị trí hoàn hảo trong hệ sinh thái Notion của bạn. Bạn có thể đơn giản sử dụng lệnh slash (/), gõ chế độ xem cơ sở dữ liệu ưa thích của mình và nhấn Enter để chèn nó vào một trang.
6. Tận Dụng Khối Đồng Bộ (Synced Blocks)
Cập nhật khối Notion theo thời gian thực
Khối đồng bộ (Synced blocks) là một trong những “mẹo hay” của Notion mà chúng tôi ước mình biết sớm hơn. Chúng cho phép bạn tạo một khối (hoặc một nhóm các khối) nội dung có thể được nhân bản và đặt trên nhiều trang Notion khác nhau. Khi bạn thực hiện thay đổi đối với một khối đồng bộ ở một vị trí, những thay đổi đó sẽ tự động phản ánh ở mọi phiên bản khác của khối đồng bộ đó.
Chúng tôi thường tạo một khối đồng bộ với trạng thái dự án hiện tại và đặt nó trên các bảng điều khiển dự án, ghi chú cuộc họp và các trang giao tiếp nhóm. Trong một trường hợp sử dụng khác, chúng tôi tạo một khối đồng bộ cho danh sách các mục hành động và đặt nó trong ghi chú cuộc họp, kế hoạch dự án và danh sách nhiệm vụ cá nhân. Khả năng ứng dụng là vô tận.
Ứng dụng Notion để theo dõi thói quen hàng ngày một cách hiệu quả
7. Tạo Một Trang Tổng Quan (Master Page)
Bảng điều khiển điều hướng tối ưu của bạn
Một trang tổng quan (master page) hoạt động như một trung tâm phím tắt cho tất cả các trang không gian làm việc thiết yếu của bạn. Nó tập trung vào tốc độ và hiệu quả, mang đến cho bạn quyền truy cập tức thì. Bạn có thể sử dụng các tiêu đề phù hợp, tạo các cột và sử dụng các từ ngữ mô tả liên quan để mô tả một trang được liên kết.
Chúng tôi đã thêm các trang Lập kế hoạch hàng ngày, Bảng điều khiển dự án, Ghi chú cuộc họp, Cơ sở kiến thức, Lịch, Trình theo dõi thói quen và các trang theo dõi tài chính vào trang tổng quan của mình.
Bảng điều khiển trung tâm trong Notion giúp quản lý cuộc sống cá nhân
Cuộc Cách Mạng Notion Trong Cuộc Sống
Việc chuyển đổi cuộc sống của bạn vào Notion không chỉ là việc chuyển dữ liệu; đó là việc xây dựng một hệ thống bền vững cho sự phát triển và năng suất. Chúng tôi thậm chí còn chưa khám phá hết những tính năng tiềm ẩn của Notion. Khi bạn đã xây dựng bảng điều khiển cuộc sống tối ưu của mình trong Notion, hãy tiếp tục khám phá các tính năng của nó, thử nghiệm các quy trình làm việc khác nhau và tinh chỉnh hệ thống của bạn theo thời gian. Bạn thậm chí có thể tìm hiểu thêm các kỹ thuật khác nhau để tự động hóa Notion và siêu cấp khả năng ghi chú của mình, biến Notion thực sự trở thành trợ thủ đắc lực trong hành trình tối ưu năng suất cá nhân và công việc.
