Quản lý email dường như là một công việc ngày càng khó khăn và tẻ nhạt. Trong thời đại số, hộp thư đến của chúng ta dễ dàng bị nhấn chìm bởi hàng tá email không liên quan, từ quảng cáo, bản tin cho đến các thông báo không cần thiết. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn khiến chúng ta bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Thay vì tự mình “chiến đấu” với thư rác hay thiết lập hàng loạt quy tắc lọc phức tạp, việc ủy thác “nỗi đau” này cho các công ty chuyên nghiệp hoặc tận dụng các công cụ quản lý email thông minh là một giải pháp hữu hiệu. Ngoài việc thử nghiệm các client email khác nhau, có vô số tiện ích mở rộng email hữu ích mà bạn có thể thêm vào tài khoản Gmail hiện có để khai thác thêm nhiều tính năng mới, giúp việc quản lý email trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
5. Thunderbird – Client Email Mã Nguồn Mở Mạnh Mẽ và Đáng Tin Cậy
Mozilla Thunderbird vẫn là một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất cho Outlook hoặc bất kỳ client email máy tính để bàn nào khác. Ứng dụng này có sẵn các phiên bản gốc dành cho Windows, Mac, Linux và Android, với phiên bản iOS đang được phát triển. Điều đáng nói là Thunderbird không yêu cầu phí đăng ký để truy cập các tính năng của nó. Bạn có thể sử dụng nhiều tài khoản email, liên kết với lịch cá nhân và tận hưởng một bộ tính năng kiểm soát quyền riêng tư mạnh mẽ.
Trước đây, giao diện không phải là điểm mạnh của Thunderbird, nhưng điều này đã thay đổi đáng kể với bản cập nhật v128 Nebula. Bản cập nhật này giới thiệu thiết kế phẳng, chế độ xem dựa trên thẻ để hiển thị nhiều thông tin cùng lúc, menu và biểu tượng được cải thiện, mang lại trải nghiệm người dùng tổng thể tốt hơn rất nhiều. Hiện tại, nó hoạt động tốt hơn trên màn hình cảm ứng, cho phép bạn thay đổi mật độ email thành “Relaxed” để có đủ không gian cho ngón tay trên các thiết bị laptop cảm ứng. Hệ thống gắn thẻ (tagging) giúp bạn sắp xếp các email đến thành các danh mục để dễ dàng tổ chức hơn. Ngoài ra, Thunderbird còn có vô số tiện ích mở rộng để bổ sung thêm các tính năng nếu client cơ bản không hỗ trợ, và nó được thiết kế để bảo vệ quyền riêng tư, giữ dữ liệu của bạn trong tầm kiểm soát chứ không phải trong tay các nhà quảng cáo.
Biểu tượng mới của Thunderbird 2023, ứng dụng quản lý email mã nguồn mở
4. Boomerang – Tiện Ích Đắc Lực Nâng Tầm Gmail Của Bạn
Nếu bạn là một trong số rất nhiều người không thể rời bỏ hộp thư Gmail của mình, bạn vẫn có thể bổ sung vô số chức năng mới bằng cách tích hợp các công cụ khác. Boomerang bổ sung một loạt các tính năng tiện lợi, ngay cả ở gói miễn phí, như theo dõi phản hồi, nhắc nhở theo dõi, theo dõi nhấp chuột, nút tạm dừng hộp thư đến và khả năng lên lịch các cuộc họp mà không cần rời khỏi hộp thư. Hơn nữa, bạn còn có tính năng Respondable, phân tích email khi bạn viết, đưa ra các mẹo về phong cách giao tiếp và nghi thức email nâng cao để bạn có cơ hội nhận được phản hồi tốt hơn.
Tất cả những điều đó đều rất tuyệt vời và có thể hữu ích ngay cả cho tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, những người dùng chuyên nghiệp sẽ muốn xem xét các gói đăng ký bổ sung các tùy chọn nâng cao hơn cho các tính năng cơ bản và vô số tính năng mà bất kỳ ai trong lĩnh vực bán hàng cũng muốn có được.
Logo tiện ích Boomerang cho Gmail, giúp tối ưu hóa quản lý hộp thư
3. Todoist – Biến Email Thành Công Việc, Tăng Cường Năng Suất
Todoist là một công cụ tuyệt vời cho nhiều tác vụ cá nhân và chuyên nghiệp, và xử lý email chỉ là một trong số đó. Chúng ta yêu thích nó vì khả năng quản lý tác vụ, nhưng bạn cũng có thể tận dụng các tính năng quản lý thời gian và vô số kết nối mạnh mẽ để xử lý hộp thư đến. Các tính năng này bao gồm biến email thành tác vụ Todoist để bạn có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi, bằng cách thêm tiện ích mở rộng vào client email hoặc bằng cách chuyển tiếp email đến tài khoản Todoist của bạn. Tùy thuộc vào client mà bạn đang chuyển tiếp, bạn có thể thiết lập để tự động lưu trữ hoặc đánh dấu là đã đọc, giúp bạn đạt được “Inbox Zero” thần thoại nhanh hơn.
2. Spark Mail – Client Email Đa Nền Tảng Với Công Cụ Tổ Chức Thông Minh
Spark là một trong những client email được XDA yêu thích, mặc dù các tính năng thực sự hữu ích của nó yêu cầu đăng ký. Với các công cụ tổ chức sâu, nó biến hộp thư đến của bạn thành một danh sách việc cần làm đã được sắp xếp, làm nổi bật những email cần sự chú ý của bạn trong khi lọc bỏ nhiễu. Nó có một giao diện đẹp mắt, hiện đại được thiết kế để làm điều đó, giúp bạn dễ dàng tập trung vào những điều quan trọng, như cách diễn đạt phản hồi của mình. Hộp thư đến hợp nhất nhiều tài khoản email của bạn, nó có tất cả các tính năng hiện đại mà bạn mong đợi để lên lịch và báo lại email, và đó chỉ là trong gói miễn phí.
Gói miễn phí cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào Action Center, giống như một chatbot cá nhân giúp bạn thực hiện các tác vụ email nếu bạn nhập chúng. Bạn có thể sử dụng nó để lưu trữ email, lên lịch chúng hoặc thực hiện bất kỳ tác vụ nào bạn có thể làm bằng chuột. Gói đăng ký bổ sung hàng tấn công cụ AI để tóm tắt, phân loại hoặc viết email, cùng với công cụ ghi chú và dịch AI, rất tiện dụng. Và bạn có các cách để tắt tiếng các luồng email, nhóm email theo người gửi và một số tính năng chặn mạnh mẽ có thể đáng giá tiền.
Giao diện ứng dụng email Spark Mail với thiết kế hiện đại và các tính năng thông minh
1. Canary Mail – Email Mã Hóa Mặc Định, Bảo Mật Vượt Trội
Ứng dụng email đa nền tảng này cho phép mã hóa email dễ dàng thông qua SecureSend, đảm bảo email của bạn không bị đọc trên đường đến đích. Hơn nữa, bạn có thể đặt ngày hết hạn để tự động hủy hoặc thu hồi khả năng đọc chúng bất cứ lúc nào. Điều này hoàn hảo nếu bạn muốn thể hiện “chất điệp viên” bên trong mình. Mặc dù bạn sẽ cần gói đăng ký cao cấp nhất để sử dụng tính năng này, nhưng bạn có thể sẽ yêu thích giao diện người dùng tối giản và sử dụng nó cho cả những email thông thường.
Canary Mail cung cấp một giao diện sạch sẽ, hiện đại, khả năng hợp nhất nhiều tài khoản email, tính năng báo đã đọc và các yếu tố cần thiết hiện đại khác như báo lại email để sử dụng sau. Bạn cũng nhận được một loạt các mẫu email, điều này khá hữu ích, và một số tùy chỉnh để làm cho hộp thư đến của bạn cá nhân hóa hơn một chút. Ngoài ra còn có hai gói trả phí, bổ sung những thứ như AI Copilot để soạn tin nhắn, lên lịch và sự kiện lịch, cùng với một công cụ dọn dẹp hộp thư đến. Gói cao cấp nhất cũng bổ sung mã hóa PGP và một số tính năng bảo mật nâng cao.
Giao diện người dùng sạch sẽ của Canary Mail, ứng dụng email tập trung vào bảo mật
Canary Mail hiển thị tính năng mã hóa email, đảm bảo an toàn thông tin
Chúng Ta Đang Bị Email “Nhấn Chìm”, Nhưng Các Công Cụ Hữu Ích Có Thể Cứu Rỗi
Email từng là một công cụ tuyệt vời và hữu ích trong những ngày đầu, trước khi mọi thứ đều yêu cầu bạn đăng ký vào danh sách email của họ, và trước khi các công ty bán danh sách email cho các nhà tiếp thị để kiếm thêm doanh thu. Nhưng ngày nay, hộp thư đến của chúng ta là một mớ hỗn độn, và những email quan trọng bị chôn vùi trong hàng tấn quảng cáo, thông báo blogpost và những thứ khác mà chúng ta thực sự không cần đọc. Lấy lại quyền kiểm soát có thể đòi hỏi một khoản đầu tư nhỏ, nhưng hãy nghĩ xem thời gian của bạn đáng giá bao nhiêu và bạn đang dành bao nhiêu thời gian đó trong hộp thư đến lộn xộn của mình. Nhưng điều đáng giá là thử một vài lựa chọn khác nhau, bởi vì tất cả các ứng dụng quản lý email hoặc client máy tính để bàn đều xử lý mọi thứ hơi khác nhau, và bạn muốn tìm một cái phù hợp với cách bạn làm việc, chứ không phải một cái mà bạn phải thay đổi thói quen của mình để nó hoạt động.
Bạn đã thử công cụ nào trong danh sách trên chưa? Đâu là ứng dụng quản lý email yêu thích của bạn? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới và cùng congnghemoi.net khám phá những giải pháp công nghệ tối ưu nhất!
