Trong nhiều năm qua, tôi đã đồng thời sử dụng cả Microsoft 365 và Google One cho các nhu cầu làm việc và lưu trữ của mình. Ban đầu, việc duy trì cả hai gói đăng ký đến từ thói quen và đôi khi là sự cần thiết. Tuy nhiên, theo thời gian, tôi nhận ra rằng mình ngày càng phụ thuộc vào các ứng dụng của Google cho hầu hết mọi tác vụ, trong khi các ứng dụng của Microsoft dần trở nên ít được sử dụng. Quyết định cuối cùng của tôi là hủy gói đăng ký Microsoft 365 để chuyển hẳn sang Google One, một lựa chọn mà tôi tin rằng mang lại giá trị tối ưu hơn cho quy trình làm việc và thói quen sử dụng cá nhân.
Google One Mang Lại Giá Trị Vượt Trội Hơn
Dung Lượng Lưu Trữ Lớn Hơn, Chi Phí Hiệu Quả Hơn
Yếu tố giá cả và dung lượng là điểm mấu chốt khiến tôi nghiêng hẳn về phía Google One. Với mức phí 100 USD mỗi năm, Google One cung cấp 2TB dung lượng lưu trữ chia sẻ giữa Google Drive, Gmail, Google Photos và nhiều dịch vụ khác. Đặc biệt, tôi có thể chia sẻ gói này với tối đa năm thành viên khác trong gia đình – một lợi ích mà tài khoản Microsoft 365 Personal của tôi không có. Nhu cầu lưu trữ bổ sung này là rất quan trọng đối với tôi, vì tôi thường xuyên chụp ảnh, quay video và nhận một lượng email khổng lồ mỗi ngày.
Trong khi đó, cũng với mức phí 100 USD mỗi năm cho Microsoft 365, tôi chỉ nhận được 1TB dung lượng và quan trọng hơn là không thể chia sẻ tài khoản với bất kỳ ai, điều này trở thành một điểm trừ lớn. Ngoài ra, nhiều ứng dụng trong bộ Microsoft 365 như Access hay Publisher hiếm khi được tôi sử dụng, do công việc của tôi không yêu cầu xử lý lượng lớn dữ liệu hay thiết kế tờ rơi, lịch biểu.
Màn hình laptop và iPad hiển thị Google Drive cùng các công cụ quản lý tệp tin
Chia Sẻ Và Cộng Tác Dễ Dàng Hơn Với Google
Tích Hợp Danh Bạ Và Tương Thích File Vượt Trội
Hầu hết những người tôi làm việc cùng và chia sẻ tập tin đều sử dụng tài khoản Google. Mặc dù Microsoft 365 có cung cấp các phiên bản web miễn phí, nhiều người vẫn có xu hướng xem ứng dụng của Microsoft là dịch vụ trả phí, khiến họ ít có khả năng sử dụng chúng. Nếu tôi chia sẻ một tập tin với người am hiểu công nghệ, họ có thể tìm cách mở nó, nhưng không phải ai cũng vậy. Trong suốt thời gian sử dụng Google Docs, tôi chưa bao giờ gặp trường hợp ai đó nói rằng họ không thể mở tập tin. Trong khi đó, với Word, điều này đã xảy ra không chỉ một lần.
Phần lớn danh bạ của tôi được lưu trữ trên Google vì tôi đã sử dụng hệ sinh thái này lâu hơn Microsoft. Về mặt kỹ thuật, tôi có thể chuyển chúng sang Outlook, nhưng tôi không thấy cần thiết. Tôi thích thiết kế của Gmail hơn Outlook; nó trực quan, gọn gàng và Gmail cùng Google Docs đã tự động nhận diện tất cả những người tôi cần liên hệ. Với Outlook, dù tôi có lưu danh bạ nhưng Word không phải lúc nào cũng nhớ chúng khi tôi cố gắng chia sẻ tập tin. Với Google Docs, chỉ cần gõ hai chữ cái đầu tiên của tên, tên đó sẽ tự động xuất hiện. Mọi thứ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi sử dụng Google.
So sánh giao diện ứng dụng web Microsoft Office và Google Docs trên laptop
Sức Mạnh Của Microsoft 365 Là Không Cần Thiết Đối Với Tôi
Đơn Giản Hóa Workflow, Tập Trung Vào Nhu Cầu Thực Tế
Tôi biết Microsoft 365 được tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ mà các chuyên gia thường xuyên sử dụng. Word có nhiều công cụ định dạng hơn, nhưng tôi không thực sự cần đến hầu hết chúng. Quy trình làm việc hàng ngày của tôi không bao gồm việc xây dựng các bảng pivot phức tạp hay soạn thảo hợp đồng pháp lý. Tôi chủ yếu làm việc với các tài liệu, danh sách và các tập tin thông thường. Đối với những nhu cầu này, Google Docs và Sheets là quá đủ. Tôi có thể hoàn thành công việc của mình bằng các ứng dụng của Google và đồng thời nhận được dung lượng lưu trữ đám mây bổ sung cho ảnh của mình.
Khi xem xét kỹ lưỡng, tôi không cần mọi thứ mà Word cung cấp. Google Docs có đầy đủ những gì tôi cần với các tùy chọn như tăng/giảm thụt lề, căn chỉnh, giãn dòng, danh sách kiểm tra (checklist), danh sách dấu đầu dòng, danh sách số và xóa định dạng. Đây là những công cụ chính tôi dùng cho các dàn ý dự án, bản nháp bài viết và thậm chí cả danh sách việc cần làm được chia sẻ. Word có thể phong phú hơn về tính năng, nhưng đối với tôi, đôi khi nó lại trở nên rườm rà. Với Google Docs, tôi có các tính năng cơ bản dễ sử dụng và thiết kế gọn gàng, giúp tôi dễ dàng tìm thấy những gì mình cần.
Màn hình máy tính hiển thị trang chủ Google One với thông tin các lợi ích
Microsoft 365 Vẫn Có Chỗ Đứng, Nhưng Không Phù Hợp Workflow Cá Nhân
Lựa Chọn Công Cụ Phù Hợp, Không Phải Tính Năng Nhiều Nhất
Microsoft 365 vẫn là lựa chọn đúng đắn cho rất nhiều người dùng. Những công cụ này khó có thể bị đánh bại nếu công việc của bạn yêu cầu định dạng nâng cao, mô hình hóa dữ liệu phức tạp hoặc tạo ra các bài thuyết trình, báo cáo chuyên nghiệp. Tuy nhiên, việc một công cụ cung cấp nhiều tính năng hơn không có nghĩa là nó phù hợp nhất với mọi người.
Đối với loại hình công việc nhanh chóng, hợp tác mà tôi thực hiện hàng ngày, cách tiếp cận tinh gọn của Google mang lại kết quả tốt hơn với ít rắc rối hơn. Tôi sử dụng gần như tất cả các công cụ của Google một cách thường xuyên, không giống như Microsoft, nơi nhiều ứng dụng thường xuyên bị bỏ quên. Điều này không phải là giới hạn những gì tôi làm; mà là việc lựa chọn những công cụ thực sự hiệu quả, phù hợp với quy trình làm việc hiện có của tôi. Các lợi ích bổ sung như nâng cấp Google Meet và dung lượng lưu trữ hào phóng chỉ càng củng cố thêm lựa chọn này.
Copilot AI tích hợp cùng các ứng dụng Microsoft 365
Kết luận: Quyết định chuyển từ Microsoft 365 sang Google One của tôi xuất phát từ nhu cầu thực tế về giá trị, khả năng chia sẻ và sự đơn giản trong quy trình làm việc cá nhân. Google One không chỉ cung cấp dung lượng lưu trữ vượt trội với chi phí hợp lý hơn mà còn tối ưu hóa trải nghiệm cộng tác và tương thích. Mặc dù Microsoft 365 vẫn là một bộ công cụ mạnh mẽ dành cho các chuyên gia với yêu cầu cao, Google One đã chứng minh là lựa chọn tối ưu cho những ai ưu tiên sự tiện lợi, hiệu quả và tích hợp sâu rộng vào hệ sinh thái di động và web.
Bạn đã từng đứng trước lựa chọn tương tự chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và lý do lựa chọn bộ công cụ năng suất của bạn trong phần bình luận bên dưới!
