Notion đã từng là công cụ quản lý năng suất tối ưu, được tôi yêu thích vì khả năng tích hợp tất cả trong một, từ ghi chú, quản lý dự án cho đến cơ sở dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, khi nhu cầu sử dụng phát triển, tôi bắt đầu nhận ra những giới hạn của nó. Dù đánh giá cao sự linh hoạt, một số vấn đề cốt lõi đã thúc đẩy tôi tìm kiếm các giải pháp thay thế.
Từ việc thiếu chế độ ngoại tuyến gây khó chịu, ứng dụng di động cơ bản, cho đến sự thiếu linh hoạt trong lưu trữ dữ liệu và hiệu suất chậm chạp khi làm việc với các cơ sở dữ liệu lớn, trải nghiệm Notion của tôi đã nhanh chóng chuyển từ tuyệt vời sang bực bội. Trong bài viết này, congnghemoi.net sẽ chia sẻ cụ thể những điểm hạn chế đã dẫn tôi đến hành trình tìm kiếm một công cụ thay thế Notion hoàn hảo.
7 Hạn Chế Lớn Của Notion Gây Ảnh Hưởng Đến Trải Nghiệm Người Dùng
1. Không Lý Tưởng Cho Việc Ghi Chú Nhanh
Khó khăn khi cần lưu lại ý tưởng thoáng qua
Trong khi Notion mạnh mẽ cho các dự án và cơ sở dữ liệu phức tạp, nó lại tỏ ra yếu kém khi cần ghi lại những ý tưởng nhanh chóng. Bạn cần mở không gian làm việc, tạo một trang mới, nhập tiêu đề và sau đó mới viết ghi chú. Quá trình này phá vỡ dòng chảy của suy nghĩ, khiến việc ghi lại một ý tưởng chợt lóe lên trở nên cồng kềnh.
Ngược lại, các công cụ như OneNote với tính năng Sticky Notes, Evernote với scratchpad hay Loop với tab Ideas đều cung cấp không gian chuyên dụng cho việc ghi chú nhanh. Những tính năng này cho phép truy cập tức thì, giúp tôi ghi lại mọi thứ mà không làm gián đoạn công việc hiện tại. Thiếu khả năng này, Notion trở nên kém hiệu quả cho một nhiệm vụ cơ bản như vậy.
Tổ chức ghi chú trong Notion với các danh mục và trang con
2. Tổ Chức Không Gian Làm Việc Tốn Thời Gian
Gây ảnh hưởng đến năng suất thực tế
Tôi tin rằng nhiều người dùng Notion cũng sẽ đồng cảm với điều này. Mặc dù Notion mang lại sự linh hoạt và khả năng tổ chức tuyệt vời, nhưng công sức cần bỏ ra để duy trì nó có thể trở nên quá lớn. Thay vì tinh gọn quy trình làm việc, tôi thường xuyên thấy mình dành nhiều thời gian để tổ chức các trang Notion hơn là thực sự làm việc trên các nhiệm vụ chúng chứa đựng.
Khi bạn phải xử lý hàng trăm trang, việc tìm kiếm đúng trang giữa các cơ sở dữ liệu, trang con và các chế độ xem liên kết có thể gây khó chịu. Nhìn chung, tôi cảm thấy Notion đòi hỏi một mức độ kỷ luật và đầu tư thời gian mà đối với tôi, nó đã đi ngược lại mục đích của một công cụ năng suất.
Giao diện cơ sở dữ liệu (database) phức tạp trong Notion
3. Thiếu Chế Độ Ngoại Tuyến (Offline Mode)
Luôn yêu cầu kết nối internet
Ban đầu, tôi không quá bận tâm về việc thiếu chế độ ngoại tuyến trong Notion vì tôi chủ yếu làm việc tại nhà. Tuy nhiên, điều này trở thành một vấn đề lớn khi tôi đi du lịch và muốn truy cập cơ sở dữ liệu nhưng lại không có kết nối internet ổn định. Trải nghiệm này đã nhấn mạnh mức độ phụ thuộc của tôi vào Notion cho những thông tin cần thiết và sự bất tiện khi không có khả năng truy cập nhất quán.
Việc thiếu chế độ ngoại tuyến thực sự không chỉ là một sự bất tiện nhỏ; đó là một hạn chế đáng kể có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, ảnh hưởng đến năng suất và cuối cùng khiến Notion trở thành một lựa chọn kém khả thi cho những người cần làm việc mọi lúc, mọi nơi. Notion được biết là đang phát triển chế độ ngoại tuyến, nhưng chúng ta vẫn chưa có cái nhìn đầu tiên về nó.
Ví dụ về công thức và bảng tính trong Notion
4. Ứng Dụng Di Động Kém
Chỉ dừng lại ở mức cơ bản
Các ứng dụng di động của Notion về cơ bản là “web wrappers”, không phải ứng dụng gốc (native applications). Những ứng dụng này chỉ “hoạt động ổn” cho các tác vụ cơ bản, nhưng chúng thiếu đi sự nhạy bén, mượt mà và tổng thể tinh tế của các ứng dụng gốc thực sự được cung cấp bởi các đối thủ cạnh tranh. Mặc dù Notion đã có một số cải thiện về tốc độ theo thời gian, kiến trúc web bên dưới vẫn tiếp tục kìm hãm trải nghiệm di động. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Notion trên điện thoại và máy tính bảng, đây có thể là một yếu tố khiến bạn từ bỏ.
Giao diện trang chủ ứng dụng Notion trên hệ điều hành iOS
Màn hình ứng dụng Notion hiển thị nội dung trên iPhone
5. Thiếu Linh Hoạt Trong Lưu Trữ Dữ Liệu
Dữ liệu của bạn được lưu trữ trên máy chủ của Notion
Notion lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng trên máy chủ của riêng họ, điều này làm dấy lên những lo ngại đáng kể. Sự cố gần đây khi Notion vô hiệu hóa quyền truy cập không gian làm việc của người dùng ở một khu vực cụ thể do các vấn đề địa chính trị cho thấy sự dễ bị tổn thương của nó.
Đối với một người như tôi, người lưu trữ thông tin riêng tư và nhạy cảm trong Notion, việc thiếu kiểm soát này là một dấu hiệu cảnh báo lớn. Tôi muốn có sự an tâm rằng dữ liệu của mình được bảo mật và chỉ tôi mới có thể truy cập. Cài đặt hiện tại của Notion không mang lại sự đảm bảo đó. Các lựa chọn thay thế như Obsidian cho phép bạn lưu trữ ghi chú ngoại tuyến hoặc trên dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn lựa chọn. Đối với tôi, đây là một yếu tố quan trọng khi xem xét các nền tảng thay thế ưu tiên quyền kiểm soát của người dùng.
Các widget và tùy chỉnh giao diện trong Notion
6. Vấn Đề Hiệu Suất
Cảm giác chậm chạp khi sử dụng
Hiệu suất của Notion dường như hoàn toàn ổn trong những tháng đầu tiên. Tuy nhiên, khi tôi bắt đầu xây dựng các cơ sở dữ liệu phức tạp, công thức và tự động hóa, nó trở nên ì ạch. Những hành động đơn giản như tải một trang, lọc một chế độ xem hoặc thậm chí mở thư viện mẫu cũng trở nên chậm chạp một cách khó chịu.
Sự chậm chạp này không chỉ là một phiền toái nhỏ; nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất. Có lúc, việc chờ đợi các trang tải, các chế độ xem cập nhật hoặc các công thức tính toán làm gián đoạn dòng chảy công việc và gây khó khăn trong việc tập trung. Đây là một trong những lý do tại sao tôi muốn có một chế độ ngoại tuyến thực sự ngay từ đầu. Nó sẽ giải quyết những nút thắt cổ chai về hiệu suất như vậy trong không gian làm việc của tôi.
Cơ sở dữ liệu theo dõi thời gian và quản lý công việc trong Notion
7. Thiếu Chế Độ Xem Đồ Thị (Graph View) và Vải Vô Tận (Infinite Canvas)
Tính năng cần thiết cho Công cụ Quản lý Kiến thức Cá nhân (PKM)
Là một người sử dụng Notion cho Quản lý Kiến thức Cá nhân (PKM), tôi thực sự bỏ lỡ một vài tính năng – chế độ xem đồ thị (graph view) và vải vô tận (infinite canvas). Hệ thống PKM của tôi phát triển mạnh nhờ việc khám phá các mối quan hệ giữa các khái niệm, và một biểu diễn trực quan của những kết nối này là vô cùng quý giá. Mặt khác, vải vô tận sẽ cung cấp một không gian tự do để động não, lập bản đồ tư duy và tổ chức trực quan các ý tưởng của tôi.
Các công cụ như Capacities và Obsidian đã chứng minh sức mạnh của những tính năng này, và giờ đây tôi thấy mình khao khát có được chức năng tương tự trong Notion.
Tôi Quyết Định Thay Đổi Công Cụ Quản Lý Công Việc
Lời hứa của Notion về một không gian làm việc hợp nhất chắc chắn rất hấp dẫn, nhưng đối với tôi, thực tế đã không hoàn toàn đúng như kỳ vọng. Mặc dù ban đầu tôi rất yêu thích sự linh hoạt của nó, nhưng những thiếu sót này ngày càng trở nên khó bỏ qua. Giờ đây, tôi đang tìm kiếm một nền tảng có thể tái tạo những tính năng tốt nhất của Notion và phù hợp hơn với nhu cầu riêng của mình.
May mắn thay, có rất nhiều giải pháp thay thế Notion trên thị trường. Hãy truy cập congnghemoi.net để khám phá bài viết chuyên sâu về top 5 công cụ hàng đầu có thể thay thế Notion, và tìm ra lựa chọn phù hợp nhất với bạn!
