Google Drive ban đầu là một giải pháp lưu trữ đám mây tiện lợi và miễn phí, nhưng với nhiều người dùng, nó nhanh chóng trở thành một “bãi rác kỹ thuật số”. Các tệp tin nằm rải rác khắp nơi, những tài liệu quan trọng khó theo dõi và việc cộng tác luôn cảm thấy hỗn loạn do sự thiếu tổ chức. Gần như không thể tìm thấy các tệp cụ thể khi cần chúng nhất, cảm giác như một cuộc săn tìm kho báu. Sau thời gian vật lộn với tình trạng lộn xộn này, tôi đã khám phá ra năm công cụ dưới đây, chúng đã biến Google Drive từ một mớ hỗn độn thành một hệ thống được tổ chức khoa học.
Màn hình giao diện Google Drive trên hệ điều hành Windows
1. Save to Google Drive: Trợ thủ đắc lực cho người làm nghiên cứu
Nghiên cứu sâu rộng trên internet là một yêu cầu cốt lõi trong công việc của tôi. Để đảm bảo có thể xem lại tài liệu bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu, tôi thường xuyên lưu trữ các phát hiện của mình trên Google Drive. Trước khi tìm thấy công cụ nhỏ gọn mang tên Save to Google Drive, quá trình này khá kém hiệu quả và tẻ nhạt, vì nó liên quan đến việc tải mọi thứ xuống máy tính trước khi tải lại lên Drive.
Với tiện ích mở rộng Save to Google Drive được cài đặt, giờ đây tôi có thể chuyển nội dung trực tiếp từ internet vào Google Drive của mình. Là một blogger, tôi cần lưu trữ nghiên cứu cho các chủ đề khác nhau vào các thư mục riêng biệt để dễ dàng truy cập. Save to Drive cho phép tôi lưu thông tin vào vị trí mong muốn trong Drive, bao gồm hình ảnh, video, tài liệu và URL. Công cụ này đã giúp tôi tinh giản đáng kể quy trình làm việc nghiên cứu, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
2. Filerev: Dọn dẹp Google Drive gọn gàng, mượt mà
Filerev chủ yếu là một công cụ quản lý và dọn dẹp lưu trữ đám mây, được thiết kế để giúp người dùng phân tích, tổ chức và giải phóng không gian trong tài khoản Google Drive của họ. Tôi thường xuyên lưu các video và tài liệu lớn vào Google Drive, nhưng lại quên xóa chúng. Filerev giúp tôi xác định và quản lý những tệp lớn bị lãng quên này. Một lần quét duy nhất cung cấp phân tích toàn diện tất cả các tệp trong bộ nhớ. Nó giúp tìm và dọn dẹp các tệp ẩn, tệp lớn, tệp trùng lặp, tệp rất cũ và các thư mục rỗng.
Gói miễn phí của Filerev cho phép một lần quét mỗi tháng. Nó quét tới 1 triệu tệp và thư mục, và bao gồm tới 500 thao tác di chuyển hoặc xóa tệp và thư mục mỗi tháng. Bạn cũng có thể chọn các gói trả phí bắt đầu từ 48 USD mỗi năm, bao gồm các tính năng quan trọng như nhiều lần quét, xóa hàng loạt, quét theo thư mục và nhiều lợi ích khác.
Báo cáo quét chi tiết của Filerev hiển thị kết quả phân tích tài khoản Google Drive
3. Drive Explorer: Biến Drive thành bảng dữ liệu quản lý toàn diện
Mặc dù Google Drive cung cấp khả năng lưu trữ và truy cập mượt mà, giao diện tiêu chuẩn của nó thiếu một chế độ xem tập trung để quản lý toàn diện tất cả nội dung và metadata của bạn. Drive Explorer giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn xuất metadata của tệp và thư mục từ Google Drive của mình, bao gồm My Drive, Shared Drives và các tệp được chia sẻ với bạn, trực tiếp sang một Google Sheet. Nó tạo ra một danh sách duy nhất hiển thị các chi tiết thiết yếu như tên tệp, đường dẫn, kích thước, trạng thái chia sẻ, các liên kết khác nhau (bao gồm tải xuống trực tiếp và URL hình ảnh), và hầu hết mọi metadata có trong nội dung. Tôi có thể biến cấu trúc lưu trữ đám mây của mình thành một bộ dữ liệu có tổ chức, dễ truy cập trong một bảng tính.
Tôi chủ yếu sử dụng Drive Explorer để dễ dàng truy cập và tạo các liên kết tải xuống, và nó thực sự tiết kiệm thời gian. Phần tuyệt vời nhất là sau khi xuất một lần, tùy chọn làm mới tự động sẽ lo mọi việc. Nó giữ cho danh sách tệp luôn được cập nhật, tiết kiệm đáng kể thời gian và tăng năng suất cho những người dùng Google Drive nhiều như tôi.
Logo ứng dụng Drive Explorer với nền trong suốt
4. Zip Extractor: Chuyên gia giải nén và nén file ngay trên Drive
Tôi duy trì nhiều tài khoản Google và đối với tất cả trừ một tài khoản, tôi quản lý dung lượng trong giới hạn 15GB miễn phí mà Google cung cấp. Vì vậy, tôi phụ thuộc rất nhiều vào các tệp ZIP và RAR, đặc biệt là để lưu trữ các mục lớn như trình cài đặt phần mềm, tệp media và bản sao lưu cuộc trò chuyện. Tôi chuyển đổi các phần mềm và tệp media lớn thành tệp ZIP và lưu trữ chúng trên Google Drive. Tuy nhiên, việc quản lý các tệp nén này trực tiếp trong Google Drive trước đây là một thách thức đáng kể. Một vấn đề phổ biến là các thư mục chứa nội dung nén thường xuất hiện trống khi xem qua giao diện Drive tiêu chuẩn. May mắn thay, sau khi cài đặt Zip Extractor, những vấn đề này đã được giải quyết.
Tôi chỉ cần kết nối Zip Extractor với tài khoản Google Drive của mình một lần, và sau đó mỗi khi tôi có thể truy cập các tệp nén trực tiếp từ Drive. Khi tôi mở chúng bằng Zip Extractor, nội dung sẽ được hiển thị ngay lập tức trong một tab trình duyệt. Tôi có thể xem chúng hoặc giải nén chúng vào vị trí mong muốn trong Drive của mình.
Ngoài khả năng giải nén cho các định dạng RAR và ZIP, ZIP Extractor còn hoạt động như một công cụ nén tệp. Người dùng có thể chọn nhiều tệp và dễ dàng nén chúng thành một kho lưu trữ ZIP mới, sau đó có thể lưu trực tiếp trở lại Google Drive. Mẹo nhỏ: Luôn giải nén nội dung vào một thư mục tạm thời trong Drive, điều này giúp đơn giản hóa việc dọn dẹp sau khi xem hoặc chỉnh sửa và giữ cho các thư mục chính của bạn được tổ chức.
5. Cloud Drive to Mail: Gửi tệp từ Google Drive qua Email dễ dàng
Tôi lưu trữ các tài liệu quan trọng, bao gồm tệp cá nhân và CV của mình, trên Google Drive để truy cập thuận tiện. Tuy nhiên, việc gửi các tài liệu này qua email yêu cầu phải chia sẻ một liên kết hoặc tải tệp xuống máy tính để đính kèm vào Gmail. Thật không may, không có cách nào trực tiếp để tôi đính kèm tài liệu từ Drive vào email của mình. Công cụ nhỏ gọn có tên Cloud Drive to Mail đã thu hẹp khoảng cách này, cho phép tôi gửi tài liệu dưới dạng tệp đính kèm email trực tiếp từ Google Drive của mình. Nó cho phép đính kèm các tệp có kích thước lên tới 22 đến 25 megabyte.
Công cụ này có thể dễ dàng cài đặt trong Google Drive, và một khi được cài đặt, nó cho phép người dùng mở bất kỳ tệp nào từ Drive bằng trình soạn thảo thư của nó. Trình soạn thảo kiểu cũ này có giao diện đơn giản, cho phép người dùng thêm tệp đính kèm, soạn tiêu đề và nội dung thư, thêm người nhận CC, và thậm chí gửi một bản sao cho chính họ.
Màn hình hiển thị giao diện trình soạn thảo email của Cloud Drive to Mail
Google Drive có tổ chức là chìa khóa tăng cường năng suất!
Nếu Google Drive là trung tâm kỹ thuật số nơi bạn lưu trữ dự án, cộng tác trên tài liệu và quản lý quy trình làm việc hàng ngày, thì việc tổ chức nó là điều then chốt. Các tệp bị đặt sai chỗ và các thư mục hỗn loạn sẽ làm tiêu hao thời gian và sự tập trung của bạn; một Google Drive được tổ chức tốt sẽ trực tiếp thúc đẩy năng suất hàng ngày. May mắn thay, những công cụ quản lý Google Drive hiệu quả này sẽ giúp bạn chống lại sự lộn xộn và giữ cho Drive của bạn hoạt động trơn tru. Chúng giúp bạn tìm tài liệu nhanh chóng, đính kèm tệp vào email một cách liền mạch, dọn dẹp những thứ không cần thiết và cuối cùng là giải phóng tâm trí bạn để tập trung vào các nhiệm vụ của mình.
Bạn đã từng sử dụng công cụ nào trong danh sách này chưa? Hay bạn có mẹo hoặc tiện ích yêu thích khác để quản lý Google Drive hiệu quả hơn? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới để cộng đồng congnghemoi.net cùng thảo luận nhé!
