Trong bối cảnh công nghệ phát triển không ngừng, việc theo dõi thời gian làm việc đã trở thành một yếu tố quan trọng giúp nâng cao năng suất và quản lý công việc hiệu quả. Mặc dù thị trường không thiếu các ứng dụng theo dõi thời gian chuyên biệt, nhưng nếu bạn không muốn bổ sung thêm một công cụ vào quy trình làm việc của mình, các giải pháp hiện có như Notion có thể là lựa chọn lý tưởng. Notion, một công cụ vô cùng linh hoạt, không chỉ dùng để ghi chú hay lên danh sách công việc mà còn là nền tảng hoàn hảo để xây dựng một hệ thống theo dõi thời gian cá nhân hóa mạnh mẽ nhờ các cơ sở dữ liệu và tính năng đa dạng của nó.
Dù bạn là người làm việc tự do, doanh nhân hay chỉ đơn giản là muốn kiểm soát tốt hơn một ngày của mình, hãy cùng khám phá 7 lý do hàng đầu để bạn nên kiến tạo “kiệt tác” theo dõi thời gian của riêng mình trong Notion.
Giao diện theo dõi thời gian làm việc đơn giản trên Notion với logo Notion lớn
7. Thư Viện Mẫu Đa Dạng Giúp Bắt Đầu Nhanh Chóng
Không cần xây dựng hệ thống theo dõi thời gian từ đầu
Notion tự hào có thư viện với hơn 30.000 mẫu template để người dùng lựa chọn. Cho dù bạn muốn quản lý dự án, tạo nhật ký, theo dõi sách, tài chính, lộ trình sản phẩm hay xây dựng một hệ thống theo dõi thời gian, bạn đều có vô số tùy chọn để bắt đầu trang của mình.
Đối với việc theo dõi thời gian, bạn chỉ cần tạo một trang mới, truy cập thư viện mẫu và tìm kiếm các mẫu liên quan. Có hàng tá mẫu theo dõi thời gian từ nhiều nhà sáng tạo khác nhau. Bạn có thể xem ảnh chụp màn hình, xem trước mẫu và sao chép nó vào không gian làm việc Notion của mình. Việc sử dụng một mẫu theo dõi thời gian có sẵn giúp bạn tiết kiệm hàng giờ xây dựng và mang lại một thiết lập chuyên nghiệp ngay lập tức.
6. Linh Hoạt Vượt Trội Với Các Loại Cơ Sở Dữ Liệu
Đa dạng các loại cột và chế độ xem để tùy chỉnh
Tính linh hoạt của Notion thực sự là sức mạnh lớn nhất khi bạn muốn xây dựng một hệ thống theo dõi thời gian cá nhân. Không giống như các ứng dụng tiêu chuẩn, Notion cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn cơ sở dữ liệu (database) như bảng (table), lịch (calendar), Kanban, thư viện (gallery), danh sách (list) và nhiều loại khác.
Bạn cũng có một loạt các loại cột đa dạng cho cơ sở dữ liệu của mình. Bạn có thể thêm văn bản, số, chọn, chọn đa tùy chọn, ngày, công thức (formula), rollup và nhiều hơn nữa. Công thức là một loại cột thú vị cho phép bạn tự động hóa các phép tính, như tổng thời gian dành cho một dự án hoặc số giờ có thể lập hóa đơn cho một khách hàng. Ví dụ, bạn có thể tính toán thu nhập dựa trên số giờ đã làm và tạo hóa đơn của mình chỉ trong vài phút.
Cho dù bạn cần một nhật ký thời gian đơn giản hay một hệ thống phức tạp với khả năng quản lý dự án, tính linh hoạt của Notion đều đáp ứng được.
Các loại cơ sở dữ liệu linh hoạt trong Notion cho việc theo dõi thời gian
5. Tích Hợp Mạnh Mẽ Với Ứng Dụng Bên Thứ Ba
Nhúng trực tiếp các tệp dự án và cá nhân vào trang làm việc
Khả năng tích hợp của Notion với các ứng dụng bên thứ ba mở rộng đáng kể chức năng của nó, làm cho nó trở nên mạnh mẽ hơn cho việc theo dõi thời gian và nhiều hơn thế nữa. Ví dụ, thay vì chỉ liên kết đến một tệp Figma, bạn có thể nhúng trực tiếp nó vào trang Notion của mình. Điều này cho phép bạn xem và tương tác với thiết kế mà không cần rời khỏi không gian làm việc.
Tương tự, bạn có thể nhúng các tệp Google Docs, Sheets, Slides và PDF để truy cập các bản tóm tắt dự án và ghi chú cuộc họp, giữ tất cả thông tin liên quan tập trung trên trang Notion của bạn. Bạn cũng có thể nhúng một nguyên mẫu Frame, Typeform, bản ghi Loom và nhiều nội dung khác vào trang Notion.
Minh họa tích hợp ứng dụng bên thứ ba vào Notion để quản lý công việc
4. Tùy Biến Không Giới Hạn Cho Trang Làm Việc
Cá nhân hóa với mọi chi tiết cần thiết
Notion sử dụng một trình soạn thảo khối hiện đại với lệnh dấu gạch chéo (/). Không giống như các ứng dụng theo dõi thời gian chuyên dụng, bạn không cần phải đối phó với một bố cục và cơ sở dữ liệu cố định. Toàn bộ trang Notion có thể tùy chỉnh cao, với nhiều tùy chọn định dạng.
Ví dụ, bạn có thể nhập ghi chú cuộc họp ngay bên dưới cơ sở dữ liệu theo dõi thời gian của mình, ghi lại chi tiết khách hàng và tóm tắt dự án, nhúng video của khách hàng, khối mã, dấu trang web và nhiều nội dung khác. Bạn thậm chí có thể liên kết các trang liên quan đến cơ sở dữ liệu theo dõi thời gian của mình và chuyển đổi giữa chúng chỉ với một cú nhấp chuột. Về mặt cá nhân hóa, bạn có thể thêm biểu tượng, biểu ngữ, widget, sử dụng các loại phông chữ khác nhau và thậm chí chèn ảnh GIF để nâng cao tính thẩm mỹ của trang.
Ví dụ về công thức (Formula) trong Notion để tùy chỉnh và tự động hóa tính toán
3. Giải Pháp Tiết Kiệm Chi Phí Hiệu Quả
Miễn phí cho người dùng cá nhân, tối ưu hóa ngân sách
Hầu hết các phần mềm theo dõi thời gian chuyên dụng đều hoạt động theo mô hình freemium, nghĩa là bạn cần trả thêm phí để mở khóa các tính năng nâng cao cho tài khoản của mình. Mặc dù Notion cũng cung cấp các gói trả phí, gói miễn phí của nó vẫn đủ tốt cho người dùng cá nhân. Bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ tính năng lớn nào. Thay vì thêm một dịch vụ đăng ký khác vào hóa đơn hàng tháng, bạn có thể sử dụng Notion để tránh các chi phí đó và tận hưởng một thiết lập liền mạch, tiết kiệm chi phí trên máy tính để bàn và điện thoại của mình.
Cơ sở dữ liệu bảng chấm công (Timesheet) trong Notion giúp theo dõi chi phí hiệu quả
2. Không Cần Chuyển Đổi Giữa Các Ứng Dụng
Tất cả trong một, giữ mọi thứ tại một nơi để tối ưu hóa quy trình làm việc
Đây là một lý do khác để bạn nên xây dựng hệ thống theo dõi thời gian của riêng mình trong Notion. Nó là một công cụ năng suất tất cả trong một. Ngoài cơ sở dữ liệu theo dõi thời gian, bạn có thể sử dụng Notion để ghi lại suy nghĩ, xây dựng công cụ theo dõi thói quen, tạo nhật ký, lập kế hoạch dự án, soạn thảo bài đăng trên blog, xây dựng công cụ theo dõi đăng ký, lập kế hoạch tài chính, theo dõi các khoản đầu tư của bạn với các chi tiết nhỏ nhất và nhiều hơn nữa.
Khi bạn đối mặt với một quy trình làm việc bận rộn, bạn sẽ không muốn chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau để theo dõi thời gian và số giờ có thể lập hóa đơn. Bạn có thể nhóm mọi thứ trong một ứng dụng duy nhất và tận hưởng trải nghiệm liền mạch, tập trung.
Báo cáo thời gian (Time Reports) được tạo trực tiếp trong Notion, tối ưu hóa năng suất
1. Trải Nghiệm Thú Vị Và Hấp Dẫn
Sân chơi cho sự thử nghiệm và sáng tạo không ngừng
Mặc dù có vẻ lạ khi liên kết “niềm vui” với việc theo dõi thời gian, Notion có cách khiến nó trở nên hấp dẫn một cách đáng ngạc nhiên. Sự linh hoạt của Notion cho phép bạn thể hiện bản thân. Bạn có thể chọn màu sắc, biểu tượng và bố cục phù hợp với mình, và thử nghiệm với các chế độ xem, công thức và tích hợp khác nhau. Nó giống như việc thiết kế bảng điều khiển năng suất cá nhân của riêng bạn. Cuối cùng, điều này khuyến khích bạn thử những điều mới mẻ và biến quá trình quản lý thời gian trở thành một hoạt động sáng tạo, không hề nhàm chán.
Cơ sở dữ liệu theo dõi thời gian tùy chỉnh trong Notion, mang lại trải nghiệm thú vị
Dừng đoán mò, bắt đầu quản lý thời gian khoa học
Xây dựng một hệ thống theo dõi thời gian trong Notion mang lại vô vàn lợi ích, từ việc tăng năng suất và nhận thức bản thân đến cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và đạt được mục tiêu. Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy ghi lại các yêu cầu của bạn, tạo một trang mới, chèn cơ sở dữ liệu, khám phá các công thức Notion và tận dụng tối đa mỗi ngày của bạn ngay hôm nay. Notion có thể trở thành công cụ năng suất tất cả trong một giúp bạn kiểm soát mọi khía cạnh trong cuộc sống và công việc.
