Microsoft Excel từ lâu đã khẳng định vị thế là một công cụ quản lý dữ liệu mạnh mẽ, được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh, nghiên cứu và giáo dục. Với hơn 450 hàm tích hợp sẵn, Excel luôn mang đến vô vàn cách thức để làm việc hiệu quả hơn, bất kể bạn là người mới bắt đầu với bảng tính đầu tiên hay đã có nhiều năm kinh nghiệm. Để giúp bạn tăng tốc hành trình làm chủ Excel, congnghemoi.net đã tổng hợp một số hàm vượt xa các chức năng cơ bản như SUM hay DIVIDE. Khi đã thành thạo những hàm này, bạn sẽ tự tin nâng cao cả tốc độ lẫn năng suất cho các dự án của mình.
1. IF – Hàm Logic Đơn Giản Nhưng Vô Cùng Mạnh Mẽ
Hàm IF có lẽ đã quen thuộc với nhiều người dùng Excel và các lập trình viên. Chức năng đơn giản này trả về một giá trị dựa trên một phép so sánh logic, tương tự như cách chúng ta nói “nếu điều này, thì điều kia” trong giao tiếp hàng ngày.
Với khả năng so sánh cả giá trị số và văn bản, IF là một hàm logic cơ bản được sử dụng rộng rãi. Hàm này hỗ trợ các phép toán và có thể kết hợp với nhiều hàm Excel khác để tạo ra các điều kiện phức tạp. Khi một điều kiện được đáp ứng, kết quả đầu ra có thể được tùy chỉnh để hiển thị văn bản, số hoặc thậm chí là các ký hiệu. Hơn nữa, hàm IF có thể được sử dụng để kiểm tra lỗi và lồng ghép để tạo ra các điều kiện phức tạp hơn.
Cú pháp cơ bản:
=IF(điều_kiện_so_sánh,giá_trị_nếu_đúng,giá_trị_nếu_sai)
Ví dụ minh họa hàm IF trong Excel, hiển thị cách ô G7 quyết định giảm giá nếu John mua hơn 40 sản phẩm.
Trong ví dụ minh họa trên, ô G7 sẽ chỉ ra liệu John có nhận được giảm giá hay không nếu anh ấy mua hơn 40 mặt hàng. Để biết thêm chi tiết về các đối số tùy chọn của hàm IF, bạn có thể tham khảo tài liệu chính thức của Microsoft.
2. SUMIFS – Cộng Dữ Liệu Theo Nhiều Điều Kiện
SUMIFS là sự kết hợp giữa hàm SUM cơ bản và hàm IF, cho phép bạn cộng tổng tất cả các giá trị đáp ứng một hoặc nhiều điều kiện được chỉ định. Nếu bạn cần tính tổng điểm của một học sinh, doanh số của một nhân viên cụ thể hoặc hóa đơn cho công việc đã hoàn thành, đây chính là hàm bạn nên sử dụng.
Ngoài một điều kiện duy nhất, bạn có thể thêm tới 127 tiêu chí và phạm vi bổ sung. Hàm SUMIFS thường được kết hợp với các ký tự đại diện (wildcard characters), cho phép bạn thực hiện tìm kiếm mờ (fuzzy searches) thay vì yêu cầu kết quả khớp chính xác. Hãy lưu ý không nhầm lẫn SUMIFS với SUMIF, vì chúng có thứ tự đối số khác nhau.
Cú pháp cơ bản:
=SUMIFS(vùng_tổng, vùng_tiêu_chí1, tiêu_chí1, [vùng_tiêu_chí2, tiêu_chí2], ...)
Màn hình bảng tính Excel minh họa cách dùng hàm SUMIFS để tính tổng số lượng trái cây John đã mua theo điều kiện cụ thể.
Ví dụ này cho thấy chúng ta có thể sử dụng SUMIFS để tổng hợp tất cả các loại trái cây mà John đã mua. Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các đối số tùy chọn tại trang hỗ trợ của Microsoft.
3. XLOOKUP – Hàm Tra Cứu Mạnh Mẽ Hơn VLOOKUP và INDEX MATCH
Được bổ sung vào Excel từ năm 2019, XLOOKUP có vai trò quan trọng như WASD trong chơi game. Hàm này là công cụ thiết yếu để tra cứu các chỉ mục trong các bảng tính ở mọi kích thước, kết hợp những ưu điểm tốt nhất của VLOOKUP kém mạnh mẽ hơn và INDEX MATCH phức tạp hơn. XLOOKUP hoạt động cả theo chiều ngang và chiều dọc. Nếu không tìm thấy kết quả khớp chính xác, hàm sẽ trả về kết quả khớp gần đúng nhất. Đặc biệt, nó có thể trả về một mảng với nhiều mục và bao gồm đối số if_not_found để hiển thị một thông báo cụ thể khi không tìm thấy kết quả.
Cú pháp cơ bản:
=XLOOKUP(giá_trị_tìm_kiếm, mảng_tìm_kiếm, mảng_trả_về)
Giao diện Microsoft Excel hiển thị hàm XLOOKUP tìm kiếm số lượng quả cherry đã bán trong một tập dữ liệu.
XLOOKUP có thể giúp chúng ta tìm ra số lượng cherry đã bán một cách nhanh chóng. Để xem danh sách đầy đủ các đối số tùy chọn, hãy truy cập tài liệu của Microsoft.
4. LET – Gán Biến trong Công Thức Để Tăng Tốc và Dễ Đọc
Hàm LET cho phép bạn gán tên biến trong một phép tính duy nhất. Khái niệm này tương tự như việc gán biến trong lập trình, đặc biệt hữu ích cho các công thức dài và phức tạp tham chiếu một giá trị nhiều lần. Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất bằng cách lưu trữ kết quả từ một phép tính trước đó mà còn tăng cường khả năng đọc, giúp hiểu ngữ cảnh tốt hơn và dễ gỡ lỗi hơn.
Ví dụ, nếu chúng ta gán “counter” một giá trị là 7 và sử dụng nó trong toàn bộ hàm LET, chúng ta chỉ cần thay đổi giá trị gán ở đầu công thức để cập nhật counter. Bất cứ khi nào bạn thấy mình gọi một số lặp đi lặp lại trong một công thức, hãy cân nhắc xem có phù hợp để gán một tên bằng hàm LET hay không. Mỗi hàm LET hỗ trợ tới 126 cặp tên/giá trị trong một câu lệnh duy nhất. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng một khi bạn định nghĩa một cặp tên/giá trị, nó phải được sử dụng ở đâu đó trong phép tính của hàm LET.
Cú pháp cơ bản:
=LET (tên, giá_trị_tên, phép_tính)
Ví dụ minh họa hàm LET trong Excel, gán giá trị cho biến BANANA_COST để làm công thức dễ đọc và quản lý hơn.
Việc định nghĩa giá chuối bằng biến BANANA_COST giúp công thức dễ đọc hơn. Ngoài ra, nếu chúng ta cần thay đổi giá chuối, chúng ta chỉ cần thay đổi tên biến một lần. Để biết danh sách đầy đủ các đối số tùy chọn, bạn có thể tham khảo trang hỗ trợ của Microsoft.
5. UNIQUE – Trích Xuất Các Giá Trị Duy Nhất Từ Dữ Liệu
Hàm UNIQUE quét một danh sách các giá trị và chỉ trả về những giá trị riêng biệt. Điều này cực kỳ hữu ích khi lọc các tập dữ liệu lớn với nhiều mục trùng lặp. So với các hàm khác trong danh sách này, UNIQUE có cấu trúc đơn giản hơn, chỉ yêu cầu gọi hàm và một phạm vi dữ liệu. Tất nhiên, bạn có thể kết hợp UNIQUE với các hàm khác, chẳng hạn như SORT, để sửa đổi thứ tự của kết quả đầu ra.
Cú pháp cơ bản:
=UNIQUE (phạm_vi_dữ_liệu)
Bảng tính Excel với hàm UNIQUE, chỉ hiển thị danh sách các tên khách hàng duy nhất từ một cột dữ liệu.
Hàm UNIQUE chỉ trả về các tên khách hàng duy nhất, giúp loại bỏ các bản ghi trùng lặp. Để tìm hiểu thêm về các đối số tùy chọn, hãy xem tài liệu hỗ trợ của Microsoft.
6. TEXTBEFORE và TEXTAFTER – Cắt Chuỗi Ký Tự Nhanh Chóng
Đôi khi, bạn cần trích xuất một phần thông tin từ một mục nhập dữ liệu tổng hợp, chẳng hạn như từ tên đầy đủ, địa chỉ hoặc tên công ty. Đây là lúc các hàm TEXTBEFORE và TEXTAFTER trở nên hữu ích. Chúng cho phép bạn đặt một dấu phân cách và chỉ trả về phân đoạn thông tin trước hoặc sau dấu phân cách đó. Ngoài ra, bạn có thể thêm các đối số để làm cho hàm phân biệt chữ hoa/thường hoặc đảo ngược thứ tự tìm kiếm để bắt đầu từ cuối chuỗi.
Cú pháp cơ bản:
=TEXTBEFORE(văn_bản, dấu_phân_cách)
=TEXTAFTER(văn_bản, dấu_phân_cách)
Để biết danh sách đầy đủ các đối số tùy chọn cho TEXTBEFORE và TEXTAFTER, bạn có thể tham khảo các trang hỗ trợ của Microsoft.
7. Tự Tạo Hàm Riêng – Nâng Tầm Sáng Tạo Với Excel
Khi các hàm tích hợp sẵn không thể đáp ứng đủ nhu cầu, Excel cho phép bạn tạo các công thức toán học phức tạp có thể tái sử dụng, và bạn có thể gọi chúng bằng một tên đơn giản. Chẳng hạn, bạn có thể xây dựng một hàm chuyển đổi đơn vị, điều chỉnh giá trị tiền tệ theo lạm phát, tính toán chi phí nhập khẩu sau thuế và vận chuyển, hoặc thậm chí thiết lập một phương trình bậc hai như một máy tính tích hợp.
Thiết lập một hàm tùy chỉnh rất dễ dàng. Bạn chỉ cần mở Name Manager (Trình quản lý Tên) trong Excel, định nghĩa tên, phạm vi và công thức của nó, và nó sẽ sẵn sàng để sử dụng. Lần tới khi bạn cần, chỉ cần gõ tên hàm, bao gồm các đối số thích hợp và để nó thực hiện phép thuật của mình.
Luôn Có Nhiều Điều Để Khám Phá
Những hàm được liệt kê trên đây chỉ là một phần nhỏ trong vô vàn những gì Excel có thể cung cấp. Bạn có thể dành nhiều năm để tìm hiểu tất cả, nhưng việc thành thạo một vài hàm được sử dụng phổ biến trước là một ý tưởng tuyệt vời. Có vô số cách sáng tạo để sửa đổi và kết hợp các hàm, chẳng hạn như với EXACT, TRIM, CONCATENATE và nhiều hàm khác. Nếu một hàm tạo ra một kết quả đầu ra, rất có thể bạn có thể truyền kết quả đó vào một hàm khác để đạt được nhiều điều hơn nữa. Sử dụng Excel một cách sáng tạo là một trải nghiệm bổ ích và thực sự thú vị.
