Trong môi trường làm việc hiện đại, việc sắp xếp lịch hẹn cho các cuộc họp thường xuyên với nhiều đối tác, quản lý, hay thậm chí là ứng viên phỏng vấn có thể trở thành một thách thức lớn. Đặc biệt đối với các chuyên gia HR, freelancer hay những người điều hành cần gặp gỡ khách hàng liên tục, tìm được một khoảng thời gian phù hợp cho tất cả các bên là điều không hề dễ dàng, tốn rất nhiều công sức và thời gian. Tuy nhiên, mọi chuyện sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều với sự trợ giúp của các ứng dụng lên lịch họp trực tuyến thông minh.
Hiện nay, có nhiều nền tảng và dịch vụ cho phép người dùng dễ dàng lên lịch hẹn trực tuyến hoặc chia sẻ lịch trống của mình. Bạn chỉ cần chọn các ngày và khung giờ mà mình rảnh, sau đó gửi lịch này cho đối tác hoặc khách hàng. Khi họ chọn một khung giờ phù hợp, các ứng dụng này sẽ tự động thêm sự kiện vào ứng dụng lịch của bạn, kèm theo đường dẫn đến nền tảng hội nghị truyền hình đã được định sẵn. Nghe có vẻ tiện lợi phải không? Dưới đây là 4 công cụ sắp xếp cuộc họp hiệu quả sẽ giúp cuộc sống và công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn bằng cách tự động hóa quá trình lên lịch họp.
Ứng dụng lên lịch họp trực tuyến: Giải pháp tối ưu cho công việc bận rộn
Các ứng dụng lên lịch họp trực tuyến không chỉ đơn thuần là công cụ để ghi lại các cuộc hẹn. Chúng là những trợ thủ đắc lực giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu những email qua lại không cần thiết để tìm kiếm thời gian phù hợp. Bằng cách hiển thị rõ ràng các khung giờ bạn có sẵn và tự động cập nhật lịch khi có người đặt hẹn, những ứng dụng này mang lại sự tiện lợi vượt trội, giúp mọi người tập trung vào công việc chính thay vì đau đầu với việc sắp xếp. Hãy cùng khám phá 4 lựa chọn hàng đầu được chuyên gia công nghệ tin dùng.
1. Calendly: Lựa chọn kinh điển và hiệu quả
Giao diện sắp xếp lịch hẹn trên Calendly, hiển thị các khung thời gian có sẵn
Nếu bạn đã quen thuộc với khái niệm lên lịch họp online bằng cách chia sẻ lịch trống, chắc chắn bạn đã nghe đến Calendly. Dịch vụ này đã có mặt từ lâu và cung cấp một cách thức gọn gàng, hiệu quả để sắp xếp các cuộc họp. Bạn có thể bắt đầu bằng cách đăng ký miễn phí qua trang web nếu bạn là cá nhân. Chỉ cần liên kết tất cả các lịch cần thiết của bạn, chọn các ngày cùng với các khung giờ tương ứng mà bạn có mặt, và thế là xong.
Tính năng nổi bật của Calendly
Calendly cũng cho phép bạn chọn nhiều tùy chọn để tổ chức cuộc họp, bao gồm Google Meet, Zoom, và thậm chí cả cuộc họp trực tiếp tại một địa điểm cụ thể. Nếu bạn chọn nhiều hoặc tất cả các tùy chọn có sẵn, người được mời sẽ có quyền lựa chọn giữa chúng. Bạn cũng có thể đặt thời lượng cuộc họp, thêm các chi tiết liên quan và thiết lập phạm vi ngày mà bạn muốn hiển thị lịch cho người được mời. Sau khi bạn thiết lập tất cả các chi tiết này, hãy chia sẻ liên kết tùy chỉnh với bất kỳ ai bạn muốn sắp xếp cuộc họp.
Phiên bản miễn phí và nâng cấp
Phiên bản miễn phí của Calendly cung cấp các tính năng cơ bản nhưng bị giới hạn về khả năng tùy chỉnh và các tính năng nâng cao. Đặc biệt, bạn không thể kết nối nhiều lịch trên phiên bản miễn phí. Để sử dụng tính năng này và nhiều ưu điểm khác, bạn sẽ cần nâng cấp lên gói Standard với mức phí 10 USD mỗi tháng.
Logo ứng dụng Calendly, nền xanh với chữ Calendly màu trắng
Calendly là một dịch vụ trực tuyến miễn phí cho phép bạn dễ dàng lên lịch các cuộc họp và hẹn gặp.
2. Google Calendar: Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Google
Giao diện lên lịch hẹn trên Google Calendar, hiển thị tùy chọn lịch trình cuộc hẹn
Nếu bạn có tài khoản Google (mà rất có thể là có), Google Calendar có thể là ứng dụng lịch mặc định của bạn. Google Calendar hoàn toàn miễn phí, đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị và dễ dàng tích hợp với Google Workspace nếu tổ chức của bạn sử dụng. Gần đây, Google cũng đã bổ sung khả năng sắp xếp cuộc họp vào Google Calendar, biến nó thành một công cụ toàn diện để quản lý công việc của bạn.
Ưu điểm vượt trội khi sử dụng Google Calendar
Cá nhân tôi thích sử dụng Google Calendar để lên lịch các cuộc họp vì nó không yêu cầu cấp quyền cho bất kỳ ứng dụng bên thứ ba nào khác để truy cập lịch của mình. Đây là một lợi thế lớn về bảo mật và sự tiện lợi. Google Calendar rõ ràng chỉ cho phép bạn lên lịch các cuộc họp trực tuyến thông qua Google Meet. Các tùy chọn khác bao gồm gọi điện thoại hoặc họp trực tiếp.
Cách tạo lịch hẹn trên Google Calendar
Để đặt lịch hẹn trên Google Calendar, bạn chỉ cần truy cập trang web hoặc ứng dụng, chạm vào nút Tạo để hiển thị menu thả xuống và chọn Lịch trình cuộc hẹn. Sau đó, nhập tất cả các chi tiết liên quan như ngày có sẵn, khung giờ, v.v. Sau khi hoàn tất, bạn có thể tạo một liên kết ngắn để chia sẻ với những người được mời tiềm năng. Google cũng cho phép bạn nhúng trang đặt lịch của mình vào một trang web.
Logo ứng dụng Google Calendar, biểu tượng lịch với số 31
Google Calendar cho phép người dùng lên lịch các cuộc họp và tích hợp tốt với Google Workspace.
3. Cal.com: Kiếm tiền từ thời gian của bạn
Giao diện cài đặt thời gian có sẵn trên Cal.com để người khác đặt lịch hẹn
Ngoài các tính năng lên lịch thông thường, một điểm nổi bật của Cal.com là khả năng tính phí khách hàng cho thời gian của bạn. Tất nhiên, bạn vẫn có thể lên lịch các cuộc họp miễn phí thông thường, nhưng bạn cũng có thể cho phép đối tác đặt lịch một buổi tư vấn riêng với bạn, nơi họ có thể hỏi ý kiến hoặc học hỏi kiến thức từ bạn. Đây là một cách tốt để kiếm tiền từ các kỹ năng của bạn, đặc biệt khi làm việc với các thương hiệu và tập đoàn lớn.
Khác biệt của Cal.com: Monetize thời gian
Nếu bạn là một nhà tư vấn độc lập (freelance consultant), bạn có thể trực tiếp yêu cầu khách hàng đặt lịch cuộc họp với bạn theo cách này thay vì phải tạo hóa đơn sau đó. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những người làm nghề tư vấn, huấn luyện hoặc cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp dựa trên thời gian.
Các tính năng khác của Cal.com
Các tính năng còn lại của Cal.com phần lớn tương tự như các ứng dụng khác trong danh sách này. Bạn có thể liên kết nhiều lịch, sử dụng Google Meet, Microsoft Teams, Zoom hoặc thậm chí Discord cho các cuộc họp và thiết lập các thời lượng cuộc họp khác nhau có thể được đặt lịch. Cal.com miễn phí cho cá nhân sử dụng, và các gói trả phí dành cho doanh nghiệp cũng khá phải chăng, mang lại nhiều tính năng nâng cao và khả năng tích hợp hơn.
Logo ứng dụng Cal.com, viết tắt chữ Cal màu xanh
Cal.com là một ứng dụng lên lịch họp miễn phí cho phép bạn tính phí cho thời gian của mình.
4. Doodle: Công cụ bỏ phiếu nhóm tiện lợi
Giao diện tạo khảo sát thời gian họp nhóm trên Doodle, hiển thị các tùy chọn ngày giờ
Trong khi tất cả các ứng dụng lên lịch họp và dịch vụ được đề cập ở trên chủ yếu dành cho việc sắp xếp các cuộc gọi một đối một, Doodle được thiết kế để sử dụng cho các cuộc gọi hoặc cuộc họp nhóm có nhiều hơn hai người tham gia. Ý tưởng chính là tạo một cuộc họp với nhiều tùy chọn thời gian, sau đó gửi một cuộc thăm dò ý kiến đến tất cả những người tham gia để hỏi khi nào họ có thể sắp xếp thời gian để tham gia. Khi tất cả những người tham gia đã bỏ phiếu, người tổ chức có thể quyết định thời điểm tốt nhất để lên lịch cuộc họp dựa trên kết quả thăm dò.
Sức mạnh của Doodle trong việc sắp xếp họp nhóm
Khi ngày và giờ đã được quyết định, phần còn lại của quy trình tương tự như các dịch vụ khác: sự kiện sẽ được thêm vào lịch, sau đó bạn có thể chọn ứng dụng hội nghị truyền hình mà bạn muốn sử dụng cho cuộc họp. Chức năng cốt lõi của Doodle hoạt động thực sự hiệu quả cho các cuộc họp có số lượng thành viên lớn, giúp loại bỏ sự phức tạp khi cố gắng đồng bộ hóa lịch của nhiều người.
Những điểm cần lưu ý khi dùng Doodle
Tuy nhiên, một điểm gây khó chịu có thể là sự hiện diện liên tục của các quảng cáo trên trang web Doodle. Bạn có thể chọn gói Premium để loại bỏ chúng, mang lại trải nghiệm sử dụng mượt mà hơn và không bị gián đoạn. Mặc dù vậy, Doodle vẫn là một công cụ mạnh mẽ và đáng tin cậy cho việc quản lý lịch trình các cuộc họp nhóm.
Logo ứng dụng Doodle với chữ Doodle màu xanh dương
Doodle giúp bạn lên lịch các cuộc họp nhóm bằng cách tạo cuộc thăm dò ý kiến về thời gian.
Đừng đau đầu vì lên lịch hẹn nữa!
Nếu bạn đang phải vắt óc để sắp xếp cuộc họp cho bản thân hoặc bất kỳ ai trong tổ chức của mình, hãy đơn giản hóa công việc bằng cách giao phó nhiệm vụ này cho bất kỳ ứng dụng lên lịch họp hay công cụ nào được đề cập ở trên. Chúng chắc chắn sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách tự động hóa việc chặn lịch và thông báo cho bạn trước cuộc họp, giúp bạn tối ưu hóa thời gian và nâng cao năng suất làm việc.
