Trong nhiều năm qua, tôi luôn tìm kiếm một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) hoàn hảo, đã luân phiên sử dụng các công cụ ghi chú mạnh mẽ như Obsidian, Notion và Capacities. Mặc dù mỗi công cụ đều sở hữu những điểm mạnh riêng, hành trình tìm kiếm một không gian làm việc thông minh và linh hoạt của tôi dường như không có hồi kết. Đó là lúc tôi khám phá ra Tana, và tôi rất vui mừng được chia sẻ phát hiện này.
Tana không chỉ là một công cụ năng suất; nó còn dễ dàng vượt qua các đối thủ cạnh tranh nhờ tính năng supertags và khả năng tích hợp AI sâu rộng (chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn sau). Dưới đây là cách Tana đã tinh gọn quy trình làm việc của tôi và chứng minh mình là giải pháp đột phá mà tôi hằng mong ước.
Hình ảnh minh họa giao diện Obsidian, một trong những công cụ quản lý kiến thức cá nhân (PKM) phổ biến được nhiều người dùng công nghệ lựa chọn.
Tana: Trải Nghiệm Ứng Dụng Gốc Mượt Mà Trên Mọi Nền Tảng
Một trong những điều đầu tiên gây ấn tượng với tôi về Tana là cách tiếp cận các ứng dụng gốc (native apps) trên nhiều nền tảng. Trong khi Notion thường mang lại cảm giác như một trang web được đóng gói trong một ứng dụng desktop sơ sài, và Obsidian, mặc dù có ứng dụng desktop mạnh mẽ nhưng lại phụ thuộc vào các theme và plugin cộng đồng, Tana mang lại cảm giác được xây dựng riêng cho từng môi trường sử dụng.
Vượt Trội Hơn Notion và Obsidian Về Độ Mượt Mà
Dù tôi sử dụng Tana trên MacBook Pro, Google Chrome hay iPhone 15 Pro Max, ứng dụng Tana luôn hoạt động nhanh chóng, phản hồi mượt mà và linh hoạt. Nó không hề có độ trễ nhỏ hay cảm giác “giật” kiểu web-view mà tôi đôi khi gặp phải với Notion. Hơn nữa, tôi không cần phải dựa vào một theme bên thứ ba để “làm đẹp” giao diện (ý tôi là Obsidian đấy). Các ứng dụng dành riêng cho iOS và Android cũng không chỉ đơn thuần là phiên bản thu nhỏ của desktop, mà được tối ưu hóa cho từng thiết bị.
Supertags: Điểm Khác Biệt Độc Đáo Của Tana
Đây là nơi Tana thực sự khác biệt so với Notion, Obsidian và Capacities. Supertags trong Tana giống như các mẫu template theo yêu cầu mà bạn có thể áp dụng cho bất kỳ “node” (khối thông tin) nào vào bất kỳ lúc nào. Khái niệm tổng thể này rất giống với “Objects” trong Capacities. Chúng định nghĩa một mảnh thông tin là gì và nó nên có những thuộc tính nào.
Giao diện minh họa tính năng Supertags mạnh mẽ của Tana, cho phép định nghĩa thông tin và thuộc tính một cách linh hoạt trong quản lý kiến thức cá nhân.
Khám Phá Sức Mạnh Của Supertags Trong Quản Lý Kiến Thức
Ví dụ, nếu tôi đang viết một ghi chú về ‘AI trong giáo dục’, tôi có thể thêm #resource, và Tana sẽ gợi ý các trường mặc định mà tôi đã định nghĩa cho supertag #resource của mình: URL, Tác giả, Tóm tắt, Trạng thái. Khả năng tùy biến ở đây là vô tận. Bạn cần dành thời gian để thiết kế các supertags phù hợp với không gian làm việc của mình để tận dụng tối đa tính năng này.
Tích Hợp AI Sâu Rộng và Hiệu Quả
Hầu hết các ứng dụng PKM hiện nay đều cung cấp tính năng bổ trợ AI, và Tana cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, việc triển khai tổng thể của Tana lại vô cùng mượt mà và tự nhiên. Công ty không cung cấp tính năng AI như một yếu tố “thêm vào sau”, mà nó được tích hợp trực tiếp vào cốt lõi cách bạn tương tác với thông tin.
Tana AI tạo hình ảnh theo mô tả, thể hiện khả năng tích hợp trí tuệ nhân tạo sâu rộng và linh hoạt trong ứng dụng quản lý kiến thức Tana.
AI Trong Tana: Không Chỉ Là Một Tính Năng Bổ Sung
Đây là một điểm khác biệt quan trọng so với Notion, nơi bạn có thể sử dụng các khối AI riêng biệt, hoặc Obsidian, nơi bạn phải dựa vào các plugin bên thứ ba thường xuyên gặp lỗi. Trong Tana, AI mang lại cảm giác như một phần mở rộng tự nhiên của quá trình tư duy của tôi.
Giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu chuyên dụng để theo dõi những cuốn sách yêu thích của mình. Bạn có thể nhập tên sách vào cột đầu tiên và sử dụng Tana AI để điền tên tác giả vào cột tiếp theo chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tôi cũng có thể tạo ra những hình ảnh hấp dẫn cho các trang của mình bằng AI. Khi tôi tạo các luận điểm cho một ‘trang web trang sức’, tôi ngay lập tức tạo được một ảnh banner bằng các gợi ý như ‘Vàng, đá quý và kim cương’. Tana AI cũng có thể tự động điền các trường trong các tác vụ dự án của bạn, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Hỗ Trợ Cơ Sở Dữ Liệu Mạnh Mẽ
Một trong những điều khiến tôi lo ngại ban đầu khi khám phá Tana là liệu nó có thể thực sự thay thế các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ mà tôi đã tin dùng trong Notion hay không. May mắn thay, Tana hỗ trợ nhiều chế độ xem cơ sở dữ liệu khác nhau như bảng, danh sách, thẻ và bảng biểu.
Các chế độ xem cơ sở dữ liệu đa dạng trong Tana, bao gồm bảng, danh sách và thẻ, giúp người dùng tổ chức thông tin hiệu quả và chuyên nghiệp.
Tổ Chức Thông Tin Chuyên Nghiệp Với Các Chế Độ Xem Đa Dạng
Tất cả đều được tích hợp một cách tinh tế với supertags và nodes, giúp bạn tổ chức từng mẩu thông tin một cách chuyên nghiệp. Tôi chủ yếu sử dụng chế độ xem thẻ (card view) để quản lý các dự án cá nhân nhỏ của mình, mang lại sự trực quan và dễ dàng theo dõi.
Tana Vẫn Đảm Bảo Các Tính Năng Cơ Bản Cần Thiết
Các công cụ PKM như Logseq và Roam Research thường bỏ qua các tính năng cơ bản. Tuy nhiên, điều đó không xảy ra với Tana. Nó hỗ trợ cả chức năng đa tab (multi-tab) cũng như chế độ xem chia đôi màn hình (split-view). Tôi có thể mở ghi chú hàng ngày ở một bên, trong khi dàn ý dự án nằm trong một tab khác. Tôi thậm chí có thể mở một bài nghiên cứu trong chế độ xem chia đôi để tham khảo chéo mọi thứ mà không bỏ lỡ một nhịp nào.
Tính năng chia đôi màn hình (split-view) của Tana, cho phép người dùng mở đồng thời nhiều nội dung để làm việc hiệu quả và tham chiếu chéo thông tin dễ dàng.
Sự Linh Hoạt Của Chế Độ Xem Chia Đôi và Ghi Chú Hàng Ngày
Là một công cụ phác thảo (outliner) cốt lõi, mọi mẩu thông tin trong Tana đều là một node. Bạn có thể kéo và thả, thu gọn, mở rộng và lồng ghép nội dung một cách dễ dàng. Nó mang lại cảm giác tự nhiên để cấu trúc các suy nghĩ. Và đối với việc ghi lại hàng ngày, tính năng ghi chú hàng ngày (daily notes) với chế độ xem lịch là một điểm cộng lớn. Mỗi ngày tự động có một trang riêng, một “canvas” trống để bạn ghi lại những suy nghĩ, nhiệm vụ và ý tưởng.
Bí Quyết Năng Suất Của Tôi
Nhìn chung, Tana đã chấm dứt hành trình tìm kiếm một “bộ não số” lý tưởng của tôi. Đây không chỉ là một cải tiến nhỏ so với các công cụ hiện có; Tana kết hợp những gì tốt nhất từ sự linh hoạt của Notion, khả năng kết nối của Obsidian và khả năng xử lý đa phương tiện phong phú của Capacities.
Như mọi công cụ PKM, Tana vẫn còn xa mới đạt đến sự hoàn hảo. Quá trình làm quen ban đầu khá dài (và thành thật mà nói là mệt mỏi). Ngoài ra, cũng có một đường cong học hỏi với Supertags và các khái niệm khác. Tôi đặc biệt khuyên bạn nên dành thời gian tìm hiểu và làm quen với Tana để khai thác tối đa tiềm năng của nó.
