Notion là một công cụ ghi chú và quản lý công việc vô cùng mạnh mẽ, được nhiều người ưa chuộng dù là sử dụng cho mục đích cá nhân hay cộng tác trong các dự án nhóm quy mô lớn. Với khả năng mở rộng không giới hạn, Notion giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng và sở hữu thư viện plugin phong phú, cho phép tích hợp linh hoạt vào mọi quy trình làm việc.
Tuy nhiên, Notion là một ứng dụng dễ bắt đầu nhưng lại khó để thành thạo. Giới hạn kiến thức của nó rất cao, và những người mới bắt đầu thường dễ bị choáng ngợp bởi số lượng tính năng khổng lồ. Một cách hiệu quả để tránh mắc phải các sai lầm là nắm rõ những điều cần lưu ý. Dưới đây là tổng hợp các lỗi phổ biến nhất mà những người mới sử dụng Notion thường mắc phải, khiến trải nghiệm ban đầu trở nên khó khăn.
1. Sai lầm khi cố gắng “tái tạo bánh xe” thay vì dùng Template
Hãy làm việc thông minh hơn, không chỉ chăm chỉ hơn
Notion cung cấp hàng trăm mẫu template làm sẵn (pre-made templates) cho hầu hết mọi nhu cầu tiềm năng, bao gồm các công cụ lập kế hoạch hàng tuần, trình tạo sơ yếu lý lịch, theo dõi thói quen, và nhiều hơn nữa. Ứng dụng này giúp bạn dễ dàng xây dựng bố cục và định dạng ghi chú theo ý thích, và dù đó chắc chắn là điều bạn nên làm, hãy chọn lọc. Ngay cả khi bạn cần một template cho một thứ gì đó khá đặc thù, hãy tìm kiếm trước – cộng đồng Notion đã tạo ra rất nhiều template, cả miễn phí và trả phí, mà bạn có thể tải về.
Đừng lãng phí thời gian xây dựng lại một thứ gì đó khi bạn có thể chỉ cần tải xuống một template có sẵn đáp ứng nhu cầu của mình. Tuy nhiên, cũng đừng quá phụ thuộc vào các template, và đừng ngại sửa đổi một mẫu hiện có để phù hợp hơn với mục đích của bạn.
Hướng dẫn tạo nhật ký số cá nhân trong Notion với các mẫu template có sẵn
2. Đặt quá nhiều thông tin lên Dashboard chính của bạn
“Ít là nhiều” – Nguyên tắc vàng cho Dashboard
Một trong những tính năng tốt nhất của Notion là Dashboard (bảng điều khiển). Bạn có thể tạo một trang ghi chú trung tâm để theo dõi tiến độ của nhiều ghi chú khác và tổng hợp mọi thứ bạn cần xem lên một trang duy nhất. Cái bẫy dễ mắc phải là đặt quá nhiều thứ lên Dashboard của bạn. Hãy giới hạn nó chỉ ở những cái nhìn tổng quan cấp cao nhất, và có các ghi chú liên kết riêng biệt để xem chi tiết hơn. Việc quá tải Dashboard là cách dễ dàng làm chậm sổ ghi chép của bạn, và nó đánh mất mục đích của việc có một trang dành riêng để xem mọi thứ trong nháy mắt.
Ví dụ về giao diện dashboard của Notion với nhiều mục thông tin
3. Không xây dựng (và tuân thủ) cấu trúc phân cấp rõ ràng
Đơn giản là chìa khóa để tổ chức hiệu quả
Khi bạn bắt đầu sử dụng Notion, hãy tránh tạo ra các ghi chú một cách ngẫu nhiên. Hãy xây dựng một cấu trúc và hệ thống phân cấp phù hợp cho cách chúng sẽ được tổ chức, và bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều công sức về sau. Dashboard của bạn là một phần của điều này; nó sẽ đóng vai trò là trung tâm chính cho tất cả các ghi chú của bạn, và bằng cách quyết định cấu trúc tổ chức trước, bạn sẽ tránh việc mất ghi chú trong một mớ thông tin lộn xộn.
Với điều đó trong tâm trí, việc tạo ra một sơ đồ đặt tên phù hợp với cấu trúc phân cấp cũng là một ý hay. Điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng quét qua các tên, mà còn giúp việc tìm kiếm thông tin cụ thể trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Có thể nó không có vẻ cần thiết khi bạn chỉ có vài chục ghi chú, nhưng khi bạn có hàng trăm ghi chú để sắp xếp, đó có thể là một công cụ tiết kiệm thời gian khổng lồ.
Minh họa cách Notion tương tác và liên kết các cơ sở dữ liệu trong hệ thống
4. Bắt đầu với các hệ thống quá phức tạp quá sớm
Không cần phải “đi tắt đón đầu”, cứ bắt đầu từ những điều cơ bản
Khi mới tiếp cận Notion, rất dễ bị cám dỗ để bắt đầu xây dựng một hệ thống phức tạp, cầu kỳ, nhưng thường thì tốt hơn là bắt đầu nhỏ và phát triển dần lên. Phát triển hệ thống ghi chú của bạn sao cho nó đáp ứng nhu cầu của bạn, nhưng đừng cảm thấy rằng bạn cần phải học cách liên kết các ghi chú và sử dụng các tính năng nâng cao ngay từ đầu. Hoàn toàn ổn khi bắt đầu chỉ với những điều cơ bản và học hỏi dần. Bạn có cảm thấy một mô hình ở đây không? Hãy bắt đầu với các khối xây dựng cơ bản, như danh sách việc cần làm hoặc một bảng biểu, và làm việc từ đó. Khi bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng các tính năng cơ bản của Notion, bạn có thể chuyển sang các chức năng nâng cao hơn.
Notion có một đường cong học hỏi rõ rệt, nhưng một khi bạn đã nắm bắt được nó, những khả năng có vẻ là vô tận.
5. Bỏ qua sức mạnh của Cơ sở dữ liệu (Databases)
Database là người bạn đắc lực của bạn
Cơ sở dữ liệu Notion (Databases) là một tính năng nâng cao hơn, nhưng chúng trông phức tạp hơn thực tế. Trong thực tế sử dụng, một database chỉ là một cách dễ dàng để tổ chức thông tin một cách linh hoạt hơn. Bạn có thể chọn một mục trong database để mở ghi chú riêng của nó, nơi bạn có thể thêm thông tin chi tiết hơn về mục đó. Bạn cũng có thể gán các thuộc tính cho các mục trong database, như ngày tháng và liên kết. Cơ sở dữ liệu Notion cũng cho phép truy cập nhiều chế độ xem. Bạn có thể thấy thông tin được liệt kê dưới dạng biểu đồ, lịch, danh sách, và nhiều hơn nữa.
Databases giúp dễ dàng quản lý lượng lớn thông tin mà không cần tạo ra số lượng ghi chú tương ứng. Nó có thể giúp sổ ghi chép của bạn ngăn nắp hơn đồng thời cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dự án bạn đang thực hiện, và cấu trúc linh hoạt của nó giúp các database dễ dàng thích nghi cho nhiều mục đích khác nhau.
Thêm bộ lọc để quản lý và tùy chỉnh dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Notion
Hướng dẫn xây dựng công cụ theo dõi sách (book tracker) hiệu quả bằng Notion Database
Tránh những sai lầm này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian
Notion có thể gây choáng ngợp, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Tránh mắc phải những sai lầm cơ bản này, bạn sẽ có một trải nghiệm tốt hơn nhiều ngay từ đầu và tiết kiệm được rất nhiều rắc rối về sau (đặc biệt nếu điều đó có nghĩa là bạn không phải dành hàng giờ để tự sắp xếp hàng trăm ghi chú nằm rải rác).
