Trong thời đại số, hộp thư đến của chúng ta dễ dàng trở thành một bãi chiến trường với hàng trăm email quảng cáo, thông báo không mong muốn. Dù bạn đăng ký một ứng dụng, một trang web hay thậm chí chỉ mua sắm tại cửa hàng tạp hóa, địa chỉ email của bạn đều có thể bị thu thập và sử dụng để gửi hàng loạt tin nhắn không ngừng nghỉ. Việc hủy đăng ký từng email một là một giải pháp tạm thời, nhưng vấn nạn rác email luôn tìm cách quay trở lại vì chúng ta không thể tránh khỏi việc cung cấp email cho các dịch vụ thiết yếu. Đối với những người muốn giữ hộp thư đến luôn gọn gàng, sạch sẽ, giải pháp tự động hóa là chìa khóa. Tôi đã thành công trong việc xây dựng một hệ thống dọn dẹp email tự động bằng n8n, giúp hộp thư đến của tôi luôn ngăn nắp ngay cả khi tôi đang ngủ. Quá trình này không tốn nhiều thời gian và bạn cũng có thể thiết lập một quy trình đơn giản để xóa email cũ, hoặc một hệ thống thông minh hơn để gắn nhãn phân loại spam, email quan trọng, quảng cáo hay thông báo.
Screenshot của Apple Intelligence hiển thị các công cụ viết cho email gốc
Workflow n8n của tôi hoạt động như thế nào?
Gắn nhãn email tự động: Nền tảng của workflow
Có rất nhiều cách để tự động hóa quá trình dọn dẹp email, và phần lớn phụ thuộc vào cách bạn muốn tổ chức hộp thư của mình. Workflow n8n của tôi tự động sắp xếp Gmail bằng cách gắn nhãn email dựa trên tên miền của người gửi. Nó bắt đầu với một trigger thủ công (mặc dù bạn hoàn toàn có thể cài đặt để nó chạy theo lịch trình hoặc mỗi khi có email mới đến).
Khi được kích hoạt, một node Gmail sẽ lấy một loạt các email gần đây từ Hộp thư đến của bạn. Bạn có thể áp dụng các bộ lọc, nhưng theo mặc định, nó sẽ truy xuất các tin nhắn mới nhất. Điều quan trọng là phải lưu trữ email sau khi xử lý để tránh việc chúng bị lấy lại lần nữa trong các lần chạy sau. Một đoạn mã (code snippet) sau đó sẽ trích xuất tên miền từ địa chỉ email của mỗi người gửi và lưu trữ nó vào một trường “sender” mới. ID của mỗi email cũng được đổi tên thành “mailID” để tránh xung đột tên trong các bước sau. Tiếp theo, workflow sử dụng tên miền này để tạo một nhãn Gmail động. Từ đó, bạn có thể dễ dàng xem xét, xóa hoặc lưu trữ email dựa trên các nhãn mà chúng đã nhận được.
Biểu đồ workflow tự động hóa quản lý email bằng n8n
Quy trình tự động hóa chi tiết: Từ bước đầu đến hiệu quả
Xây dựng workflow: Đơn giản nhưng hiệu quả
Quy trình tự động hóa bắt đầu bằng việc xác thực tài khoản Gmail của bạn thông qua node Gmail trong n8n. Phần này đã khiến tôi mất khá nhiều thời gian vì Google yêu cầu OAuth, và tôi liên tục gặp lỗi liên quan đến URL callback. Phải mất một vài lần thử và sai để tìm ra cách khắc phục, nhưng một khi thông tin xác thực đã được thiết lập, node có thể kéo dữ liệu email trực tiếp. Trong thiết lập này, một trigger thủ công được sử dụng để bắt đầu luồng; tuy nhiên, như tôi đã đề cập ở trên, bạn cũng có thể dễ dàng sử dụng trigger email của n8n để chạy tự động khi có tin nhắn mới đến – đây có lẽ là lựa chọn tốt hơn cho hầu hết các trường hợp sử dụng.
Sau khi kích hoạt, node Gmail sẽ tìm nạp một tập hợp giới hạn email, lý tưởng là không quá 500 để tránh làm quá tải hệ thống. Các email này được lọc để chỉ bao gồm các tin nhắn từ hộp thư đến của bạn. Từ đây, một code node xử lý từng email để trích xuất tên miền của người gửi từ địa chỉ “From”. Nó làm sạch và lưu trữ tên miền này dưới dạng một thuộc tính mới gọi là “sender”. ID của email cũng được đổi tên thành “mailId” để rõ ràng hơn và ngăn ngừa xung đột trong các bước tiếp theo.
Workflow sau đó sử dụng tên miền đã trích xuất làm tên nhãn. Nếu nhãn đã tồn tại trong Gmail, node sẽ tiếp tục một cách trơn tru. Riêng biệt, một node Gmail khác truy xuất tất cả các nhãn hiện có, nhưng điều quan trọng là nó chỉ chạy một lần. Nếu đặt không đúng, n8n sẽ chạy thao tác này cho mỗi email, điều này không cần thiết và kém hiệu quả.
Với các email và nhãn đã có trong tay, một Merge node kết hợp chúng lại để mỗi email được khớp với nhãn tương ứng của nó. Thiết lập này chuẩn bị dữ liệu cho bước cuối cùng, nơi các nhãn được đính kèm vào tin nhắn bằng cách sử dụng Gmail API. Nhãn được liên kết bằng tên miền của người gửi và “mailId” duy nhất của email.
Sau khi gắn nhãn, bạn sẽ có một hộp thư đến sạch sẽ hơn. Mỗi email hiện đã được gắn thẻ với tên miền của người gửi, giúp bạn dễ dàng xem xét, xóa hoặc lưu trữ hàng loạt tin nhắn dựa trên người gửi chúng.
Mở rộng tiềm năng: Nhiều workflow tự động hóa email khác
Tích hợp AI và các bộ lọc thông minh
Có rất nhiều cách để tự động hóa việc dọn dẹp hộp thư đến ngoài việc chỉ gắn nhãn. Một lựa chọn đơn giản là sử dụng mô hình ngôn ngữ nhẹ (LLM) để gắn cờ những email có khả năng được gửi bởi bot hơn là con người. Một lời nhắc cơ bản, chẳng hạn như “Đánh dấu các tin nhắn trông có vẻ tự động,” đã có thể loại bỏ đáng kể lượng email rác, có thể lên đến khoảng 90%. Ngay cả các mô hình giá rẻ cũng có thể xử lý việc này khá tốt.
Để tối ưu hóa chi phí và hiệu suất, bạn không cần phải chạy mọi thứ qua LLM. Hãy bắt đầu với các bộ lọc đơn giản để bắt những thứ hiển nhiên. Ví dụ, sử dụng các kiểm tra điều kiện cơ bản để loại bỏ các tin nhắn giao dịch như lời mời Google Calendar hoặc bất kỳ email nào chứa liên kết hủy đăng ký. Bạn cũng có thể lọc theo địa chỉ người gửi bằng cách sử dụng biểu thức chính quy (regular expressions). Chẳng hạn, tự động xóa các email từ các địa chỉ như [email protected].
Đối với việc lọc tinh vi hơn, hãy sử dụng một mô hình mạnh mẽ hơn, nhưng chỉ sau khi các bộ lọc cơ bản đã hoàn thành công việc của chúng. Nếu bạn muốn hệ thống của mình thông minh hơn, bạn cũng có thể theo dõi những người gửi thường xuyên. Sử dụng một workflow ghi lại địa chỉ người gửi vào Google Sheet để bạn có thể phát hiện các mẫu và áp dụng các quy tắc tùy chỉnh, chẳng hạn như tự động sắp xếp hoặc giảm ưu tiên các tin nhắn dựa trên tần suất chúng xuất hiện trong hộp thư đến của bạn.
n8n: Công cụ tự động hóa không thể thiếu cho mọi nhu cầu
n8n đã nhanh chóng trở thành một trong những công cụ tự động hóa yêu thích của tôi. Nền tảng no-code này cho phép bạn tự động hóa gần như mọi thứ, và nó không chỉ dành cho doanh nghiệp. Tôi đã xây dựng một trình theo dõi chi phí bằng n8n, giúp tôi quản lý tài chính hiệu quả. Bạn cũng có thể muốn xem xét bốn quy trình tự động hóa n8n cần phải có cho phòng lab gia đình của mình. Nếu sẵn sàng khám phá, n8n thực sự có thể giúp bạn kiểm soát và tự động hóa nhiều khía cạnh trong cuộc sống và công việc.
Giao diện n8n đang chạy trên Proxmox server cho các tác vụ tự động hóa
Kết luận
Việc dọn dẹp hộp thư đến Gmail tự động với n8n không chỉ là một thủ thuật công nghệ mà còn là một giải pháp thiết thực, nâng cao năng suất và giảm căng thẳng khi đối mặt với lượng email khổng lồ mỗi ngày. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, từ việc gắn nhãn đơn giản đến tích hợp AI thông minh, n8n mang lại sức mạnh để bạn làm chủ hộp thư của mình. Đừng để email rác làm gián đoạn công việc hay cuộc sống của bạn nữa. Hãy bắt đầu xây dựng workflow n8n của riêng bạn ngay hôm nay để trải nghiệm một hộp thư đến gọn gàng và hiệu quả. Bạn đã thử tự động hóa email bằng n8n hay công cụ nào khác chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và workflow của bạn với congnghemoi.net để chúng ta cùng khám phá những khả năng vô tận của tự động hóa!
