Trong bối cảnh bùng nổ của các ứng dụng năng suất, từ các công cụ ghi chú tiện lợi đến những nền tảng xây dựng danh sách công việc phức tạp, Trello đã khẳng định vị thế là một trong những ứng dụng quản lý quy trình công việc hàng đầu. Trello là lựa chọn tuyệt vời cho những ai muốn tổ chức các tác vụ và dự án của mình trên nền tảng đám mây. Tuy nhiên, trong quá trình khám phá thế giới của Docker và Podman, một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho Trello đã xuất hiện, mang đến sự kiểm soát dữ liệu cá nhân vượt trội cùng nhiều tính năng hấp dẫn – đó chính là Focalboard. Mặc dù có một điểm yếu đáng kể, Focalboard vẫn là một công cụ lý tưởng để quản lý danh mục công việc cá nhân cũng như các sở thích, đam mê, đặc biệt đối với những người dùng ưu tiên quyền riêng tư và mô hình tự lưu trữ.
Focalboard nổi bật hơn Trello như thế nào?
Focalboard mang đến một cách tiếp cận khác biệt trong quản lý dự án, tập trung vào quyền kiểm soát dữ liệu và tính linh hoạt, trở thành một đối thủ đáng gờm của Trello, đặc biệt đối với người dùng cá nhân hoặc nhóm nhỏ có nhu cầu đặc thù.
1. Kiểm soát hoàn toàn dữ liệu với khả năng lưu trữ cục bộ
Một trong những lý do chính khiến nhiều người dùng cân nhắc từ bỏ các dịch vụ dựa trên đám mây như Trello là vấn đề quyền riêng tư dữ liệu. Mặc dù Trello có chế độ ngoại tuyến trên ứng dụng di động, việc truy cập dữ liệu dự án trên máy tính cá nhân hoặc laptop vẫn yêu cầu kết nối với máy chủ của công ty. Điều này đồng nghĩa với việc dữ liệu của bạn được lưu trữ và quản lý bởi bên thứ ba, làm dấy lên những lo ngại về bảo mật và quyền riêng tư đối với các dự án nhạy cảm hoặc danh sách công việc cá nhân.
Ngược lại, Focalboard được thiết kế để chạy hoàn toàn trên máy chủ cục bộ của bạn. Điều này có nghĩa là mọi dữ liệu, thông tin dự án và danh sách công việc của bạn đều được lưu trữ trên phần cứng của riêng bạn. Bạn có toàn quyền kiểm soát dữ liệu, không phụ thuộc vào máy chủ hay chính sách bảo mật của bất kỳ công ty nào. Mặc dù thiết lập này mang tính tập trung, nhưng sự an tâm khi biết rằng dữ liệu của bạn nằm trong tay mình là một ưu điểm lớn, đặc biệt khi so sánh với các tính năng bổ sung mà Trello thường khóa sau các gói đăng ký trả phí.
Giao diện máy chủ Nextcloud minh họa cho giải pháp tự lưu trữ
2. Linh hoạt với nhiều công cụ cơ sở dữ liệu
Đối với phần lớn người dùng tìm kiếm một giải pháp thay thế Trello đơn giản, tính năng này có thể không quá quan trọng. Tuy nhiên, khả năng tương thích của Focalboard với nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau là một điểm cộng đáng giá. Theo mặc định, Focalboard sử dụng cơ sở dữ liệu SQLite nhẹ và phi máy chủ, vốn khá phù hợp cho các nhu cầu tổ chức dự án cá nhân hoặc quy mô nhỏ.
Đáng chú ý hơn, nếu bạn chọn phương pháp cài đặt phiên bản server của Focalboard, bạn còn có tùy chọn tích hợp với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh mẽ hơn như PostgreSQL hoặc MySQL. Sự linh hoạt này mở ra cánh cửa cho việc tùy chỉnh và mở rộng hệ thống, đặc biệt hữu ích cho những người dùng có kiến thức kỹ thuật và muốn tối ưu hóa hiệu suất hoặc tích hợp với các hệ thống hiện có.
Cài đặt Focalboard trên máy ảo với các tùy chọn cơ sở dữ liệu
3. Không giới hạn kích thước tệp đính kèm
Giống như hầu hết các ứng dụng đám mây miễn phí khác, Trello áp đặt một số hạn chế nhất định lên phiên bản miễn phí của mình. Một trong số đó là giới hạn kích thước tệp đính kèm 10 MB cho mỗi tác vụ. Điều này có nghĩa là bạn có thể đính kèm nhiều tệp, nhưng mỗi tệp không được vượt quá 10 MB. Mặc dù thoạt nghe có vẻ không quá tệ, nhưng đối với những tác vụ yêu cầu đính kèm hình ảnh độ phân giải cao, ảnh chụp màn hình chi tiết, hoặc các tệp dự án lớn, giới hạn này có thể gây khó khăn đáng kể.
Focalboard hoàn toàn loại bỏ rào cản này. Ứng dụng không có bất kỳ giới hạn nào về kích thước tệp đính kèm, cho phép bạn tải lên các tệp dung lượng lớn mà không cần lo lắng. Điều này đặc biệt hữu ích cho các dự án yêu cầu nhiều tài liệu đa phương tiện, bản vẽ kỹ thuật, hoặc thậm chí là các tệp cài đặt phần mềm lớn. Khả năng đính kèm không giới hạn giúp quy trình làm việc trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.
Tạo tác vụ mới trong Focalboard và đính kèm tệp không giới hạn
4. Đa dạng chế độ xem tích hợp mà không cần trả phí
Chế độ xem Kanban mặc định của Trello cung cấp một cái nhìn tổng quan trực quan về các tác vụ. Tuy nhiên, khi các dự án trở nên phức tạp hơn, người dùng thường cần thêm các phương pháp xem khác để sắp xếp và theo dõi công việc hiệu quả hơn. Trên Trello, một số chế độ xem nâng cao như bảng, thư viện (gallery) hoặc lịch thường bị khóa sau các gói đăng ký trả phí hoặc yêu cầu Power-ups có thể tốn kém.
Ngược lại, Focalboard tích hợp sẵn các chế độ xem thư viện, bảng và lịch ngay từ đầu, bên cạnh bố cục Kanban mặc định. Điều này làm cho Focalboard trở thành một lựa chọn tiết kiệm chi phí hơn đáng kể, đặc biệt đối với những người dùng thường xuyên cần tạo các mốc thời gian, theo dõi tiến độ dự án hoặc sắp xếp các tác vụ theo dạng bảng dữ liệu chi tiết. Sự đa dạng trong cách trình bày thông tin giúp người dùng tùy chỉnh trải nghiệm quản lý công việc phù hợp với nhu cầu riêng của mình.
Giao diện chế độ xem bảng (table view) của Focalboard
5. Tạo bảng và quản lý người dùng không giới hạn
Đối với những người có nhiều dự án hoặc sở thích khác nhau, việc quản lý chúng một cách riêng biệt là rất quan trọng. Trello giới hạn số lượng bảng ở mức 10 cho mỗi không gian làm việc (workspace) trong phiên bản miễn phí, điều này có thể gây khó khăn trong việc tổ chức các dự án một cách rõ ràng hoặc buộc người dùng phải gộp nhiều dự án vào một bảng duy nhất, làm giảm hiệu quả quản lý.
Focalboard không áp đặt bất kỳ giới hạn nào như vậy. Người dùng có thể tạo vô số bảng riêng biệt cho từng sở thích, trách nhiệm công việc hoặc dự án cá nhân mà không phải lo lắng về việc đạt đến giới hạn. Ngoài ra, Trello cũng giới hạn tối đa mười người dùng cho mỗi không gian làm việc, trong khi Focalboard hỗ trợ số lượng cộng tác viên không giới hạn. Mặc dù tính năng này có thể không quá hữu ích đối với người dùng cá nhân như tác giả bài viết, nhưng nó là một điểm cộng lớn cho các nhóm nhỏ hoặc những ai có nhu cầu cộng tác với nhiều người.
Điểm yếu đáng cân nhắc của Focalboard
Mặc dù Focalboard sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội, đặc biệt là về quyền riêng tư và các tính năng miễn phí, nhưng nó vẫn tồn tại một điểm yếu quan trọng. Focalboard hiện không còn được duy trì tích cực bởi nhà phát triển. Điều này có nghĩa là ứng dụng có thể không nhận được các bản cập nhật thường xuyên về sửa lỗi, vá bảo mật hay bổ sung tính năng mới trong tương lai.
Do đó, không khuyến nghị sử dụng Focalboard trong môi trường sản xuất hoặc các dự án quan trọng đòi hỏi sự ổn định cao, bảo mật liên tục và các bản cập nhật định kỳ. Tuy nhiên, đối với người dùng thông thường, những ai đang tìm kiếm một trung tâm quản lý dự án tối giản và ưu tiên khả năng tự lưu trữ cho mục đích cá nhân, Focalboard vẫn là một lựa chọn đáng cân nhắc, đặc biệt nếu bạn không có ý định đưa ứng dụng này ra internet.
Giao diện chế độ tối (Dark Theme) của Focalboard minh họa tính năng và sự không được duy trì
Kết luận
Focalboard mang đến một giải pháp thay thế hấp dẫn cho Trello, đặc biệt dành cho những người dùng đề cao quyền riêng tư dữ liệu, muốn kiểm soát hoàn toàn thông tin cá nhân và tìm kiếm một công cụ quản lý dự án linh hoạt với nhiều tính năng cao cấp mà không phải trả phí. Với khả năng tự lưu trữ, hỗ trợ đa dạng cơ sở dữ liệu, không giới hạn tệp đính kèm, các chế độ xem phong phú và không giới hạn bảng hay người dùng, Focalboard là lựa chọn lý tưởng cho việc tổ chức các dự án cá nhân hoặc sở thích. Mặc dù việc ứng dụng không được duy trì tích cực là một nhược điểm, nhưng nếu bạn là một người yêu công nghệ, quan tâm đến các giải pháp tự lưu trữ và không yêu cầu một dịch vụ với các bản cập nhật liên tục cho các tác vụ không quá trọng yếu, Focalboard chắc chắn xứng đáng để bạn khám phá. Hãy thử Focalboard để trải nghiệm một cách quản lý công việc và dự án hoàn toàn khác biệt, nơi bạn là chủ nhân thực sự của dữ liệu của mình.
