Với vai trò là một freelancer, tôi thường xuyên phải xoay sở giữa việc quản lý vô số tài liệu kỹ thuật số và sắp xếp những ý tưởng của mình. Tôi tin dùng Paperless-ngx để lưu trữ các tài liệu quan trọng như hóa đơn, hợp đồng với khách hàng và các tệp PDF nghiên cứu. Công cụ này thực sự xuất sắc trong việc quét, phân loại và giúp mọi thứ có thể tìm kiếm được. Mặt khác, Obsidian là nơi tôi ghi lại mọi ý tưởng, suy nghĩ và ghi chú hàng ngày, tạo thành một mạng lưới thông tin được kết nối chặt chẽ.
Cả hai công cụ này đều tuyệt vời khi hoạt động độc lập, nhưng tôi luôn cảm thấy có một mắt xích bị thiếu: làm thế nào để tôi dễ dàng truy xuất một tệp PDF cụ thể từ Paperless-ngx ngay khi đang tập trung vào các ghi chú của mình trong Obsidian? Khoảng trống này từng tạo ra một sự đứt gãy trong quy trình làm việc của tôi. Tôi mong muốn có một cách liền mạch để tham chiếu các tài liệu được lưu trữ an toàn trực tiếp từ những suy nghĩ của mình, mà không phải mất công tìm kiếm hoặc chuyển đổi giữa các ứng dụng một cách thủ công.
Mặc dù tôi biết các plugin của Obsidian là những tiện ích bổ sung tốt nhất để nâng cao trải nghiệm ghi chú, nhưng tôi không ngờ rằng hành trình tìm kiếm giải pháp kết nối Obsidian và Paperless-ngx lại kết thúc ngay tại đây! Tôi đã sử dụng một plugin Obsidian chuyên biệt để liên kết hai công cụ mạnh mẽ này. Nhờ giải pháp này, tôi không còn phải loay hoay nữa. Tất cả các tệp PDF mà tôi quản lý trong Paperless-ngx giờ đây chỉ cách một cú nhấp chuột, ngay trong các ghi chú Obsidian của tôi. Điều này đã nâng cao đáng kể khả năng quản lý tài liệu và kiến thức cá nhân của tôi, giúp cuộc sống số trở nên thực sự tích hợp và hiệu quả.
Hình minh họa tay cầm bút chì trong ứng dụng Obsidian để ghi chú hiệu quả và quản lý kiến thức
Chuẩn bị và cài đặt Plugin Paperless-ngx cho Obsidian
Để kết nối Obsidian với Paperless-ngx, điều kiện tiên quyết chính là tôi cần có một phiên bản Paperless-ngx đang hoạt động. Tôi đã tự host (self-hosted) nó trên máy của mình bằng Docker, điều này giúp tôi có toàn quyền kiểm soát. URL của phiên bản Paperless-ngx là yếu tố cực kỳ quan trọng; tôi biết mình sẽ cần nó khi thiết lập plugin để liên kết Obsidian và Paperless-ngx. Điều quan trọng thứ hai tôi đảm bảo đã cài đặt trong Obsidian là plugin PDF++. Plugin này không bắt buộc để Paperless plugin hoạt động, nhưng nó cực kỳ hữu ích để xem các tệp PDF một cách mượt mà ngay trong Obsidian.
Quá trình kết nối bắt đầu từ chính Paperless-ngx. Để cho phép Obsidian truy cập tài liệu của tôi một cách an toàn, tôi cần một API authentication token từ tài khoản Paperless-ngx của mình. Tôi đã tìm thấy chuỗi ký tự dài này trong phần cài đặt “My Profile” trong giao diện web của Paperless-ngx. Nó hoạt động như một mật khẩu đặc biệt cho plugin, và tôi đã sao chép nó để lưu lại ngoại tuyến dùng cho sau này.
Tiếp theo, tôi chuyển sang Obsidian. Tôi đã cài đặt plugin Paperless trực tiếp từ phần plugin cộng đồng và đảm bảo rằng nó đã được kích hoạt. Sau đó, tôi mở cài đặt của plugin Paperless và điền các thông tin cần thiết:
- Paperless URL: Tại đây, tôi nhập địa chỉ web đầy đủ của phiên bản Paperless của mình, đảm bảo không có dấu gạch chéo (/) ở cuối.
- Paperless authentication token: Tôi dán khóa xác thực bí mật đã sao chép từ Paperless của mình.
- Document storage path: Tôi nhập đường dẫn thư mục Obsidian cụ thể nơi tôi muốn plugin tạo các tham chiếu đến các tệp Paperless của mình.
Cuối cùng, tôi nhấp vào “Test connection” để xác nhận mọi thứ hoạt động. Nếu có bất kỳ lỗi nào xuất hiện, tôi biết mình có thể kiểm tra console (sử dụng Cmd + Option + I trên Mac hoặc Ctrl + Shift + I trên Windows) để xem điều gì đã xảy ra. Với kết nối thành công, tôi đã sẵn sàng để khám phá plugin này.
Giao diện Obsidian trên máy tính hiển thị cách sử dụng plugin Paperless để tích hợp tài liệu
Cách thêm tài liệu PDF từ Paperless-ngx vào ghi chú Obsidian
Việc thêm các tệp PDF từ Paperless-ngx trực tiếp vào các ghi chú Obsidian của tôi cực kỳ đơn giản. Đầu tiên, tôi mở ghi chú cụ thể trong Obsidian nơi tôi muốn thêm tệp PDF, đảm bảo rằng nó đang ở chế độ chỉnh sửa (editor view). Tiếp theo, tôi mở bảng lệnh (command palette). Trên Windows, tôi nhấn Ctrl + P; trên Mac, đó là Cmd + P. Nếu tôi đang dùng thiết bị di động, một thao tác vuốt nhanh xuống sẽ mở bảng lệnh. Trong bảng lệnh, tôi chỉ cần gõ “Paperless” để xem tất cả các lệnh có sẵn cho plugin.
Tôi sử dụng lệnh Paperless: Insert document thường xuyên nhất. Lệnh này hiển thị một danh sách tất cả các tài liệu trong phiên bản Paperless-ngx của tôi trực tiếp trong Obsidian. Từ đó, tôi chỉ cần nhấp vào tài liệu mà tôi muốn chèn. Plugin này rất thông minh, nó lưu trữ thông tin tài liệu (như các tệp và thẻ có sẵn) khi chạy lần đầu, vì vậy nếu các tài liệu mới không hiển thị, tôi chỉ cần sử dụng lệnh Paperless: Refresh documents để cập nhật bộ nhớ đệm. Ngoài ra còn có một lệnh tiện lợi khác là Paperless: Replace URL with document, cho phép tôi thay thế một URL tài liệu trong ghi chú của mình bằng một dạng nhúng phù hợp.
Màn hình laptop hiển thị giao diện phần mềm Obsidian, minh họa quy trình làm việc kết hợp Paperless-ngx
Sự kết hợp giữa Paperless-ngx và Obsidian mang lại năng suất vượt trội
Khi mới bắt đầu sử dụng Obsidian, việc tham chiếu tài liệu một cách dễ dàng là một trở ngại lớn. Tôi không chắc liệu có một giải pháp đơn giản nào cho vấn đề này hay không. Nhưng việc khám phá sự kết hợp giữa Paperless-ngx và Obsidian đã thay đổi mọi thứ đối với tôi. Nó thực sự siêu năng suất! Giờ đây, mọi nghiên cứu, mọi hóa đơn và mọi hồ sơ quan trọng không chỉ được lưu trữ mà còn có thể truy cập ngay lập tức và được liên kết trực tiếp trong các ghi chú liên quan của tôi. Hệ thống tích hợp này đã giảm đáng kể công sức quản lý và cung cấp cho tôi một trung tâm rõ ràng, tập trung cho cả tài liệu và kiến thức của mình. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm cách tối ưu hóa quy trình làm việc số, hãy thử nghiệm sự kết hợp mạnh mẽ này ngay hôm nay!
