Microsoft 365 và Google Workspace hiện đang thống trị thị trường các bộ công cụ năng suất. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể sở hữu một bộ công cụ toàn diện để chia sẻ tệp, cộng tác, giao tiếp và nhiều hơn thế nữa, tất cả trong khi vẫn duy trì quyền kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình? Đó chính là Nextcloud – giải pháp mã nguồn mở mạnh mẽ, trao lại quyền làm chủ cuộc sống và công việc số của bạn. Lựa chọn thay thế đầy sức hút này đáp ứng mọi tiêu chí quan trọng, không tốn kém và mang đến một cách tiếp cận mới mẻ để hoàn thành công việc.
So sánh các dịch vụ lưu trữ đám mây hàng đầu như Google Drive, OneDrive và Nextcloud
Những Lý Do Nextcloud Là Giải Pháp Năng Suất Đáng Cân Nhắc
1. Kiểm Soát Hoàn Toàn Dữ Liệu Của Bạn
Không giống như Microsoft OneDrive hay Google Drive, nơi các tệp của bạn được lưu trữ trên các máy chủ tập trung khổng lồ của họ, Nextcloud hoạt động dựa trên một nguyên tắc khác biệt: bạn là người quyết định dữ liệu của mình nằm ở đâu. Sự khác biệt cơ bản này đã đủ để cân nhắc sử dụng Nextcloud thay vì Microsoft 365 và Google Workspace.
Với Nextcloud, bạn không bị ràng buộc bởi một nhà cung cấp cụ thể. Bạn có thể chọn từ nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ Nextcloud đa dạng như tab.digital và Hetzner. Điều này cho phép bạn lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các yếu tố quan trọng đối với mình, chẳng hạn như vị trí máy chủ, chi phí, dung lượng lưu trữ, tiêu chuẩn bảo mật và nhiều tiêu chí khác.
Tuy nhiên, khía cạnh quan trọng nhất trong việc kiểm soát dữ liệu của Nextcloud là khả năng tự lưu trữ (self-host). Điều này có nghĩa là bạn có thể cài đặt Nextcloud trên máy chủ của riêng mình, dù đó là một máy tính cũ không dùng đến tại nhà, một máy chủ riêng ảo (VPS) mà bạn tự quản lý, hoặc thậm chí là một chiếc Raspberry Pi nhỏ gọn. Trong trường hợp này, bạn không phải phụ thuộc vào bất kỳ công ty bên ngoài nào để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình. Dữ liệu của bạn hoàn toàn nằm trong cơ sở hạ tầng mà bạn kiểm soát.
Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một studio thiết kế nhỏ với năm nhân viên. Bạn xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm, bao gồm các tệp thiết kế, hợp đồng và thông tin liên lạc mật. Việc sử dụng Nextcloud thay vì các bộ ứng dụng phổ biến mang lại lợi thế vượt trội về quyền riêng tư, khả năng chi trả và tùy chỉnh.
Giao diện quản lý Nextcloud thể hiện quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân
2. Bộ Công Cụ Năng Suất Mạnh Mẽ, Đa Năng
Nextcloud không chỉ đơn thuần là giải pháp lưu trữ tệp. Nó cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để bạn bắt đầu công việc. Bên cạnh quản lý tệp, bạn có thể sử dụng bộ ứng dụng văn phòng dựa trên LibreOffice để tạo, chỉnh sửa và xem các tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình.
Nextcloud mang lại khả năng tương thích tuyệt vời với các định dạng của Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx), đảm bảo sự cộng tác liền mạch với những người dùng bên ngoài hệ sinh thái Nextcloud. Khác với Microsoft 365, tất cả các chức năng Office đều có thể truy cập thông qua trình duyệt web mà bạn không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm cụ thể nào. Các công cụ hữu ích khác bao gồm quản lý tác vụ (Tasks), ghi chú (Notes), email (Mail), lịch (Calendar) và danh bạ (Contacts).
3. Kho Ứng Dụng Nextcloud Phong Phú
Cửa hàng ứng dụng Nextcloud (Nextcloud App Store) là một yếu tố thay đổi cuộc chơi và là lý do chính khiến nó thực sự có thể trở thành trung tâm cho quy trình làm việc của bạn. Bạn có thể coi đây là một hệ sinh thái giúp mở rộng đáng kể các chức năng cốt lõi của Nextcloud. Chẳng hạn, bạn có thể cài đặt Deck để mở khóa một bảng kiểu Kanban mạnh mẽ trong quy trình làm việc của mình.
Forms là một tiện ích bổ sung hữu ích khác cho phép tạo các biểu mẫu kỹ thuật số trong Nextcloud. Với Tasks, bạn có thể tận hưởng các tính năng quản lý tác vụ nâng cao hơn như phụ thuộc và tác vụ con. Một ứng dụng khác đáng nói đến là Flow – một công cụ tự động hóa mạnh mẽ (tương tự như IFTTT hoặc Zapier) cho phép bạn tạo các quy trình làm việc dựa trên các sự kiện xảy ra trong Nextcloud.
Màn hình dashboard Nextcloud với kho ứng dụng mở rộng
4. Bản Chất Mã Nguồn Mở Minh Bạch
Là một giải pháp mã nguồn mở, toàn bộ mã nguồn của Nextcloud đều được công khai. Bất kỳ nhà nghiên cứu, nhà phát triển hoặc thậm chí chuyên gia bảo mật nào cũng có thể kiểm tra, xem xét và hiểu cách Nextcloud hoạt động phía sau hậu trường. Hơn nữa, chức năng cốt lõi của Nextcloud hoàn toàn miễn phí (mặc dù bạn có thể phải chịu chi phí cho dịch vụ lưu trữ hoặc hỗ trợ). Ngay cả như vậy, bạn vẫn có thể đạt được khoản tiết kiệm đáng kể về chi phí dài hạn so với các mô hình đăng ký định kỳ của Microsoft 365.
Mã nguồn mở của Nextcloud được cộng đồng phát triển và kiểm tra
5. Trải Nghiệm Cộng Tác An Toàn Vượt Trội
Nextcloud vượt trội hơn Google Drive và sánh ngang với OneDrive về khả năng cộng tác an toàn. Bạn có thể gán một loạt các quyền cụ thể khi chia sẻ tệp hoặc thư mục. Nhưng nó không chỉ dừng lại ở những điều cơ bản. Bạn có thể thêm mật khẩu để tránh truy cập trái phép, đặt ngày hết hạn để vô hiệu hóa liên kết sau một thời gian nhất định và thậm chí ẩn tùy chọn tải xuống đối với dữ liệu bảo mật của bạn. Ví dụ, bạn có thể chia sẻ bản thiết kế mẫu với khách hàng để lấy ý kiến phản hồi mà không cho phép họ tải xuống và sử dụng tài sản trước thời hạn.
Ngoài ra còn có tùy chọn bao gồm một tin nhắn hoặc hướng dẫn cá nhân hóa cho người nhận. Ghi chú này sẽ hiển thị khi họ truy cập vào mục được chia sẻ.
Tùy chọn chia sẻ tệp an toàn với quyền hạn chi tiết trong Nextcloud
6. Giao Diện Người Dùng Trực Quan, Hiện Đại
Nextcloud gần đây đã giới thiệu một bảng điều khiển (dashboard) mới nhằm mang lại trải nghiệm lấy người dùng làm trung tâm. Giao diện này mang lại cảm giác tốt hơn và trực quan hơn cả Microsoft 365 và Google Drive. Bạn có thể thêm các widget khác nhau và truy cập các email, tác vụ, tệp, dự án quan trọng của mình chỉ với một cú nhấp chuột. Nó cũng hiển thị tất cả các ứng dụng Nextcloud của bạn ở phía trên cùng để dễ dàng truy cập. Bạn cũng có thể áp dụng hình nền tùy chỉnh để thêm tính thẩm mỹ.
Dashboard Nextcloud với các widget tùy chỉnh mang lại trải nghiệm trực quan
Kết Luận
Chúng tôi tin rằng tương lai của năng suất không nằm ở việc bị ràng buộc vào các hệ sinh thái độc quyền như Microsoft 365 và Google Workspace. Nextcloud mang đến một tầm nhìn hấp dẫn về những gì có thể đạt được: một nền tảng mạnh mẽ, linh hoạt và an toàn, giúp bạn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình. Mặc dù có một đường cong học hỏi nhất định, đặc biệt nếu bạn có ý định tự lưu trữ, và nó có thể thiếu một vài tính năng so với các bộ ứng dụng phổ biến, nhưng bộ tính năng hiện tại của Nextcloud là đủ cho nhiều mục đích sử dụng cá nhân và nhóm nhỏ.
Hãy thử trải nghiệm Nextcloud, thiết kế bảng điều khiển của bạn với các widget thiết yếu và xem liệu nền tảng này có phù hợp với quy trình làm việc của bạn hay không.
