Không gian làm việc năng suất của tôi từng rất lộn xộn với hàng loạt ứng dụng, mỗi cái phục vụ một mục đích cụ thể. Sau đó, tôi quyết định thử dùng Notion – một phần mềm năng suất “tất cả trong một” hứa hẹn sẽ thay thế tất cả các công cụ hiện có. Từ việc tạo danh sách việc cần làm đơn giản đến xây dựng bảng điều khiển dự án và thậm chí lưu trữ các trang web cơ bản, sự linh hoạt của Notion thực sự rất hấp dẫn.
Tuy nhiên, khi càng đào sâu vào khả năng vô tận của Notion, một câu hỏi lớn bắt đầu hiện lên trong tâm trí tôi: Liệu ứng dụng đa năng này có thực sự làm chủ từng lĩnh vực mà nó bao phủ? Dưới đây là lý do tại sao tôi cảm thấy các ứng dụng chuyên biệt thường vượt trội hơn trong việc cung cấp trải nghiệm hợp lý và thân thiện với người dùng cho các tác vụ cụ thể.
Notion thay thế phần mềm chuyên biệt
Notion chưa lý tưởng cho việc ghi chú kỹ thuật số
Mặc dù tôi đánh giá cao sự linh hoạt của Notion trong việc sắp xếp thông tin, nhưng nó lại tỏ ra yếu kém khi tôi cần nó nhất với tư cách là một cuốn sổ ghi chú kỹ thuật số đơn giản, đặc biệt là khi di chuyển. Sự thất vọng lớn nhất của tôi đến từ các ứng dụng di động. Khi một ý tưởng chợt nảy ra hoặc tôi cần ghi chú nhanh điều gì đó, Notion thường cồng kềnh và khó sử dụng. Nó đơn giản là không được thiết kế cho trải nghiệm ghi chú tức thì, nhanh chóng.
Tiếp theo là việc thiếu các công cụ vẽ. Đôi khi, một bản phác thảo nhanh hoặc sơ đồ là cách hiệu quả nhất để nắm bắt một ý nghĩ hoặc hình dung một khái niệm. Khi chuyển từ OneNote sang, tôi thực sự nhớ các công cụ vẽ trong Notion. Tôi thường phải dựa vào các ứng dụng bên ngoài để hình dung ý tưởng của mình.
Cuối cùng, việc thiếu hỗ trợ ngoại tuyến đáng tin cậy là một nhược điểm đáng kể đối với tôi. Không giống như OneNote (một lần nữa), tôi không thể đơn giản mở Notion, tải không gian làm việc và bắt đầu viết ghi chú mà không có kết nối internet. Notion tuyên bố thay thế các công cụ ghi chú chuyên dụng như OneNote, Evernote và Apple Notes, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, nó còn thiếu sót ở những điều cơ bản.
Hạn chế của Notion khi làm sổ ghi chú điện tử
Quản lý tác vụ trong Notion còn nhiều hạn chế
Khi nói đến việc quản lý các tác vụ của mình, tôi nhận thấy các khả năng của Notion hơi cơ bản. Vâng, tôi có thể thêm công việc cần làm, đặt ngày giờ và thậm chí nhận được lời nhắc, đây là một khởi đầu tốt. Nhưng chỉ dừng lại ở đó.
Tính năng nhắc nhở định kỳ là một điều tôi thực sự thiếu. Nhiều tác vụ của tôi không phải là một lần; chúng diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Việc phải lên lịch lại thủ công những tác vụ này trong Notion cảm thấy như một công việc tẻ nhạt. Những lời nhắc này chủ yếu hữu ích trong các cơ sở dữ liệu nơi bạn cần đặt cảnh báo cho các thành viên trong nhóm.
Đôi khi tôi cần bao gồm ngữ cảnh, liên kết hoặc thậm chí thông tin vị trí cụ thể. Các thuộc tính tác vụ của Notion đơn giản là không cung cấp mức độ sâu đó cho tôi. Không giống như Todoist và Microsoft To-Do, Notion không tích hợp tốt với các công cụ hiện có như Gmail và Outlook.
Notion không tối ưu cho quản lý tác vụ
Quản lý dự án của Notion không sánh được Trello
Notion đáp ứng gần như tất cả các yêu cầu cho việc quản lý dự án. Nó hỗ trợ các cơ sở dữ liệu khác nhau, tự động hóa, cộng tác theo thời gian thực và cho phép bạn tạo các thẻ tác vụ với nhiều thuộc tính. Tuy nhiên, khi tôi so sánh nó với các công cụ quản lý dự án chuyên dụng như Trello, sự khác biệt bắt đầu xuất hiện.
Ví dụ, việc đơn giản là thêm hình nền vào các bảng Trello của tôi tạo ra một trải nghiệm cá nhân hóa hơn. Tương tự, khả năng chèn hình ảnh liên quan trực tiếp vào một thẻ Trello cung cấp ngữ cảnh trực quan ngay lập tức. Cho dù đó là bản mô phỏng thiết kế, ảnh chụp màn hình hay chỉ là một hình ảnh tham khảo, một tín hiệu trực quan ngay trên thẻ tác vụ cực kỳ hữu ích. Với mã màu cho các tác vụ, tôi có thể dễ dàng thấy mức độ ưu tiên hoặc trạng thái của các tác vụ khác nhau. Notion thiếu đi khả năng tùy chỉnh trực quan này.
Trello hiệu quả hơn Notion trong quản lý dự án cá nhân
Notion không xuất sắc như một nhật ký điện tử chuyên dụng
Tôi đã thấy vô số mẫu nhật ký kỹ thuật số trôi nổi trên Notion. Tuy nhiên, trải nghiệm của tôi khi sử dụng nó như một cuốn nhật ký chuyên dụng đã khiến tôi muốn nhiều hơn, đặc biệt khi tôi so sánh nó với các ứng dụng được thiết kế riêng cho việc viết nhật ký như Day One hoặc Journey.
Notion thiếu nhiều tính năng như tích hợp lịch, chế độ xem bản đồ thế giới, thư viện phương tiện chuyên dụng, khả năng chèn vị trí, nhiệt độ và nhiều hơn nữa. Mặc dù sự linh hoạt của Notion cho phép tôi tạo một cuốn nhật ký hoạt động được, nhưng cuối cùng tôi cảm thấy như mình đang phải thỏa hiệp.
Notion thiếu tính năng chuyên biệt cho nhật ký điện tử
Quản lý tài chính cá nhân trong Notion đòi hỏi nhiều nỗ lực
Với cơ sở dữ liệu, công thức và biểu đồ, bất kỳ ai cũng có thể tạo một trình quản lý chi phí và theo dõi đăng ký trong Notion. Điều đó nói lên rằng, việc này nói dễ hơn làm. Nó đòi hỏi rất nhiều công sức thủ công để tạo ra một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả cho bạn.
Tôi đã dành hàng giờ để điều chỉnh các thuộc tính cơ sở dữ liệu, gỡ lỗi các công thức không tính toán đúng như mong đợi và mày mò các cài đặt biểu đồ để có được hình ảnh trực quan mong muốn. Việc này thường có cảm giác như tôi đang xây dựng toàn bộ ứng dụng từ đầu, điều này vừa mang lại cảm giác quyền lực vừa rất mệt mỏi.
Điều tôi thực sự nhớ từ các ứng dụng tài chính chuyên dụng là sự dễ dàng và tốc độ thêm các mục mới và tạo biểu đồ chi tiết. Với các widget di động, tôi có thể thêm một mục thu nhập hoặc chi phí chỉ bằng một cú chạm và tạo các biểu đồ cụ thể tự động trong nền.
Tạo hệ thống quản lý tài chính trên Notion
Liệu một ứng dụng có thể làm được tất cả?
Hãy nhìn xem, tôi không phủ nhận tác động của Notion đối với không gian làm việc năng suất. Nó mang đến một tầm nhìn hấp dẫn về một không gian làm việc kỹ thuật số thống nhất, và đối với nhiều người, nó thực sự mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, như tôi đã đề cập ở trên, chính sự đa năng này lại dẫn đến những sự đánh đổi khi so sánh với các ứng dụng chuyên biệt, chuyên dụng. Nó không tự hào có các tính năng tiên tiến nhất trong mọi danh mục, và đó có thể là một yếu tố quyết định đối với những người dùng chuyên nghiệp như tôi. Kết quả là, tôi đã nhận thấy nhiều người dùng Notion đang quay trở lại các công cụ chuyên biệt như Google Keep và OneNote.
