Trải nghiệm rời khỏi văn phòng thật tuyệt vời, cho đến khi Microsoft Teams chào đón bạn trở lại với hàng chục tin nhắn và luồng kênh chưa đọc. Thông thường, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc dành toàn bộ ngày làm việc đầu tiên để cập nhật mọi thứ đã bỏ lỡ, đồng thời cố gắng lọc ra những thông tin nào thực sự quan trọng. Với sự xuất hiện của AI, đây chính xác là những loại công việc mà bạn nên có thể ủy thác. May mắn thay, đó chính xác là những gì tính năng mới nhất của Read AI hiện đang làm cho Microsoft Teams, giúp Read AI tóm tắt Microsoft Teams một cách hiệu quả.
Giao diện Microsoft Teams và các biểu tượng tính năng chính, minh họa khả năng cạnh tranh và phát triển của nền tảng hội thoại doanh nghiệp
Read AI: Giải Pháp Toàn Diện Cho Tình Trạng Quá Tải Thông Tin Trong Microsoft Teams
Như đã được công bố qua một bài đăng trên blog của Read AI, công cụ này đang nhận được một tính năng mới có tên Summaries for Microsoft Teams Chats and Channels (Tóm tắt cuộc trò chuyện và kênh Microsoft Teams). Nếu bạn chưa quen thuộc với Read AI, đây là một công cụ ghi chú cuộc họp và tóm tắt dựa trên AI cho Zoom, Google Meet, và tất nhiên, Microsoft Teams.
Blog của Read AI giải thích rằng họ đang hướng tới việc giải quyết chính xác vấn đề quá tải thông tin mà nhiều người dùng Microsoft Teams gặp phải. Tính năng tóm tắt sử dụng AI để “cung cấp các bản tóm tắt hàng ngày súc tích về các cuộc trò chuyện và kênh của Teams”, đồng thời sẽ hiển thị bản tóm tắt ngay khi bạn đăng nhập vào Microsoft Teams mỗi sáng, dựa trên múi giờ của bạn.
Cách Thức Hoạt Động Của Tính Năng Tóm Tắt Thông Minh
Nếu bạn đăng nhập muộn hơn hầu hết mọi người, bạn cũng có thể chọn thời gian mình muốn nhận bản tóm tắt hàng ngày để nó xuất hiện trong hộp thư đến Teams của bạn vào thời điểm thực sự hữu ích, dù đó là vào buổi sáng sớm hay muộn hơn một chút trong ngày. Tính năng này về cơ bản cho phép Read AI “âm thầm” hoạt động trong các cuộc họp, thu thập thông tin cập nhật từ các nền tảng mà nó được kết nối, như email và cuộc trò chuyện, sau đó sử dụng tất cả để tổ chức mọi thứ thành các bản tóm tắt dễ đọc, giúp bạn nhanh chóng nắm bắt các thông tin quan trọng mà không cần đọc từng tin nhắn.
Ảnh chụp màn hình tính năng tóm tắt hàng ngày của Read AI trong Microsoft Teams, hiển thị các điểm chính từ cuộc trò chuyện và kênh
Lợi Ích Vượt Trội Mà Read AI Mang Lại
Tính năng này được thiết kế để giúp người dùng tiết kiệm thời gian đào bới qua hàng loạt cuộc trò chuyện, và một trong những điểm tuyệt vời nhất của nó là việc thiết lập không mất nhiều thời gian. Với khả năng tự động tóm tắt tin nhắn Teams, Read AI không chỉ giải phóng bạn khỏi gánh nặng thông tin mà còn giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn ngay khi quay lại làm việc, từ đó tăng cường năng suất làm việc đáng kể.
Kiểm Soát Dữ Liệu và Bảo Mật Với Read AI
Tất nhiên, một số cuộc trò chuyện trên Teams có thể chứa nhiều thông tin bảo mật, và bạn có thể không muốn chia sẻ quyền truy cập với bất kỳ công cụ nào. Read AI dường như đã tính đến điều đó: người dùng có thể chọn kênh nào để theo dõi và cách họ muốn nhận bản tóm tắt (dưới dạng tin nhắn trực tiếp, trong kênh hoặc qua ứng dụng web của Read AI). Ngoài ra, mặc dù tính năng này ban đầu sẽ được bật theo mặc định, người dùng sẽ có tùy chọn tắt nó bất cứ lúc nào, đảm bảo quyền riêng tư và khả năng kiểm soát dữ liệu.
Hướng Dẫn Kích Hoạt Tính Năng Tóm Tắt Của Read AI Trong Teams
Để kích hoạt, tất cả những gì bạn cần làm là kết nối Teams với Read AI để cho phép công cụ này tóm tắt tin nhắn của bạn. Bạn có thể cần sự chấp thuận của quản trị viên để cho phép Read AI tóm tắt các cuộc trò chuyện trong kênh. Sau đó, bạn cần bật Push to Teams, điều này sẽ cho phép công cụ AI gửi các bản tóm tắt hàng ngày trực tiếp vào tài khoản Microsoft Teams của bạn, dù đó là tin nhắn trực tiếp cho bạn hay được đăng trong một kênh cụ thể. Bằng cách này, bạn sẽ không phải kiểm tra một ứng dụng khác để luôn được cập nhật.
Nhìn chung, đây có vẻ là một bổ sung khá hữu ích, đặc biệt nếu bạn liên tục di chuyển giữa các cuộc họp hoặc cần cập nhật sau một thời gian vắng mặt, giúp tối ưu hóa năng suất Teams và quản lý thông tin hiệu quả hơn bao giờ hết.
Bạn nghĩ sao về tính năng tóm tắt thông minh này của Read AI? Liệu nó có thực sự giải quyết được vấn đề “quá tải thông tin” mà bạn đang gặp phải trên Microsoft Teams không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới, hoặc khám phá thêm các giải pháp công nghệ tăng cường năng suất khác trên congnghemoi.net!
