Notion và Capacities là hai trong số những công cụ quản lý tri thức cá nhân (PKM – Personal Knowledge Management) hàng đầu hiện nay, mỗi nền tảng hứa hẹn một cách tiếp cận riêng biệt để quản lý và tổ chức kiến thức. Sau khi chứng kiến sự phổ biến rộng rãi của chúng trong cộng đồng những người đam mê năng suất, tôi quyết định đưa cả hai nền tảng vào thử nghiệm chuyên sâu trong một tháng, đối đầu trực tiếp. Mục tiêu của tôi là tìm hiểu liệu Capacities có thực sự mang lại một lựa chọn thay thế hấp dẫn, hay sự thống trị đã được thiết lập của Notion sẽ tiếp tục. Đây không chỉ là một bài so sánh tính năng đơn thuần, mà là những quan sát cá nhân sau khi tôi đã chuyển toàn bộ dữ liệu của mình sang cả hai ứng dụng trong suốt một tháng trải nghiệm.
Capacities: Lợi thế trong việc quản lý nhật ký hàng ngày
Capacities được thiết kế với “daily notes” (ghi chú hàng ngày) là một khối xây dựng cơ bản, mang đến trải nghiệm mượt mà và tích hợp hơn ngay từ đầu. Tại đây, mỗi ngày tự động có một trang riêng biệt mà bạn không cần phải tạo hay cấu hình thủ công. Ngoài ra, Capacities còn có một chế độ xem lịch tiện lợi giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các mục ghi chú chỉ với một cú nhấp chuột.
Bởi vì mọi thứ trong Capacities đều được coi là một “đối tượng” (object) và dễ dàng liên kết, các mục ghi chú trong nhật ký hàng ngày của bạn có thể kết nối liền mạch với các dự án, con người, thẻ (tag) hoặc bất kỳ thông tin liên quan nào khác trong biểu đồ tri thức của bạn. Với Notion, để tạo một nhật ký, bạn cần phải dựa vào các template, database, widget và nhiều cấu hình phức tạp khác.
Giao diện nhật ký hàng ngày của Capacities với chế độ xem lịch, tối ưu cho việc ghi chú và quản lý thời gian
Notion: Thư viện mẫu phong phú và tiết kiệm thời gian
Thư viện mẫu mở rộng của Notion là một lợi thế đáng kể và là yếu tố tiết kiệm thời gian khổng lồ cho người dùng ở mọi cấp độ. Thay vì bắt đầu từ một trang trống và phải loay hoay với cấu trúc cũng như thiết kế, bạn có thể chọn các mẫu được thiết kế chuyên nghiệp và hoàn thành một trang trong thời gian ngắn.
Cho dù bạn cần quản lý dự án, ghi chú cuộc họp, theo dõi hồ sơ ứng tuyển, quản lý khách hàng hay thậm chí theo dõi thói quen, Notion đều có rất nhiều mẫu để bạn bắt đầu ngay lập tức. Capacities vẫn còn nhiều điều phải học hỏi và cải thiện trong lĩnh vực này.
Capacities: Quản lý thông tin đa dạng theo hướng đối tượng vượt trội
Sau khi dành một khoảng thời gian đáng kể với cả Notion và Capacities, tôi phải nói rằng, cách Capacities xử lý các loại thông tin khác nhau thực sự phù hợp hơn với cách tư duy của tôi. Cách tiếp cận theo định hướng đối tượng của nó tạo cảm giác tự nhiên hơn để bộ não tôi tổ chức mọi thứ.
Notion đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn trong việc cấu trúc mọi thứ một cách logic. Tôi đã xây dựng một số hệ thống phức tạp trong Notion, nhưng đôi khi tôi cảm thấy mình liên tục phải duy trì kiến trúc của chúng. Với Capacities thì khác. Việc tập trung vào việc coi mọi thứ là một đối tượng – cho dù đó là một người, một dự án, một cuốn sách, một ý tưởng hay một ghi chú hàng ngày – và sau đó dễ dàng liên kết các đối tượng này lại với nhau tạo cảm giác trực quan hơn. Ví dụ, nếu tôi đang ghi chú về một cuốn sách trong Capacities, tôi có thể dễ dàng liên kết tác giả (cũng là một đối tượng) và các khái niệm chính (cũng là các đối tượng). Sau đó, tôi có thể kiểm tra mối quan hệ giữa các ghi chú đó từ chế độ xem biểu đồ chuyên dụng.
Cài đặt đối tượng (object) trong Capacities, minh họa cách công cụ này quản lý các loại thông tin khác nhau một cách linh hoạt
Notion: Hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ và linh hoạt
Notion cung cấp một hệ thống cơ sở dữ liệu linh hoạt và mạnh mẽ với vô số tùy chọn hiển thị. Đây là một lĩnh vực mà Notion thực sự tỏa sáng và mang lại mức độ linh hoạt được nhiều người đánh giá cao. Tôi có thể tạo một cơ sở dữ liệu và thêm các chế độ xem khác nhau như danh sách, bảng (board), lịch, thư viện (gallery), Gantt và nhiều hơn nữa.
Sự linh hoạt trong việc hình dung thông tin này là điều tôi chưa tìm thấy ở Capacities và đây vẫn là lý do chính khiến Notion tiếp tục là một phần trung tâm trong quy trình làm việc của tôi để quản lý các loại thông tin có cấu trúc hơn. Ví dụ, tôi có thể chuyển từ bảng Kanban sang chế độ xem lịch để kiểm tra thời hạn, và thậm chí mở chế độ xem Thư viện để xem các bản thiết kế liên quan đến từng tác vụ.
Giao diện cơ sở dữ liệu mạnh mẽ của Notion, hiển thị các tùy chọn tùy chỉnh và quản lý thông tin dự án
Capacities: Hỗ trợ chế độ ngoại tuyến và ứng dụng di động tốt hơn
Một trong những điều gây khó chịu mà tôi gặp phải với Notion, đặc biệt là khi tôi đang di chuyển hoặc ở những khu vực có internet không ổn định, là việc thiếu chế độ ngoại tuyến. Capacities hoạt động ngoại tuyến rất tốt. Khi dữ liệu của tôi đã được đồng bộ hóa, tôi có thể tiếp tục truy cập và chỉnh sửa ghi chú của mình, tạo nội dung mới và thậm chí liên kết các đối tượng mà không cần kết nối internet. Các thay đổi tôi thực hiện sẽ tự động được đồng bộ hóa trở lại đám mây khi tôi trực tuyến.
Hơn nữa, các ứng dụng di động cho Capacities (trên cả iOS và Android) mang lại cảm giác giống như các ứng dụng gốc hơn nhiều so với trải nghiệm di động của Notion. Các ứng dụng di động của Notion chỉ đơn thuần là các trình bao bọc web.
Giao diện người dùng sạch sẽ của Capacities, nhấn mạnh khả năng hoạt động ngoại tuyến và trải nghiệm ứng dụng di động
Notion: Dẫn đầu về khả năng cộng tác thời gian thực
Notion nắm giữ một lợi thế đáng kể trong khả năng cộng tác thời gian thực. Nhiều thành viên trong nhóm có thể cùng lúc truy cập và chỉnh sửa trên cùng một trang hoặc cơ sở dữ liệu. Notion cũng vượt trội hơn Capacities với các tính năng tự động hóa. Ví dụ, tôi có thể kết nối cơ sở dữ liệu quản lý dự án của mình với một kênh Slack và nhận các cập nhật trực tiếp mỗi khi ai đó thay đổi trạng thái nhiệm vụ. Các khả năng ở đây là vô tận.
Cài đặt tự động hóa và cộng tác thời gian thực trong Notion, cho thấy khả năng tích hợp và quản lý nhóm hiệu quả
Lựa chọn “bộ não số” của bạn: Capacities hay Notion?
Sau một tháng sử dụng chuyên sâu, đối đầu giữa cách tiếp cận tập trung vào cơ sở dữ liệu linh hoạt của Notion và mạng lưới liên kết đối tượng của Capacities, kết quả đã rõ ràng. Trong khi Notion tỏa sáng về khả năng cộng tác thời gian thực, thư viện mẫu và cơ sở dữ liệu, Capacities lại có ưu thế với chế độ ngoại tuyến, ứng dụng di động và mang lại cảm giác cá nhân hóa hơn.
Công cụ lý tưởng không nhất thiết là công cụ có nhiều tính năng nhất, mà là công cụ phù hợp nhất với phong cách quản lý kiến thức của bạn và cách bạn xử lý, kết nối thông tin một cách tự nhiên. Mặc dù cả Notion và Capacities đều đã bao gồm những tính năng cơ bản và hơn thế nữa, nhưng chúng vẫn còn thiếu sót về quyền riêng tư. Hãy tìm hiểu các công cụ PKM hàng đầu mang lại mức độ bảo mật tối đa nếu đây là mối quan tâm hàng đầu của bạn.
