Microsoft Excel, thường được coi là công cụ đắc lực của giới kế toán và tài chính, lại ẩn chứa một tiềm năng to lớn vượt xa khả năng xử lý số liệu đơn thuần. Trong khi các công cụ quản lý dữ liệu trực quan như bảng Kanban trên Trello thường được ưu tiên cho các dự án và sở thích cá nhân, thì khối lượng thông tin khổng lồ từ những đam mê mới nhất đã khiến nhiều người phải xem xét lại định kiến về Excel.
Hầu hết các ứng dụng quản lý sở thích trên thị trường thường tập trung vào khía cạnh theo dõi chi phí, như thể ngân sách là tất cả những gì một người đam mê cần quan tâm. Tuy nhiên, Excel lại không phân biệt người dùng, cung cấp cùng một bộ công cụ mạnh mẽ cho một người có sở thích như cho một chuyên gia kế toán. Trải nghiệm sử dụng Excel để quản lý các thú vui cá nhân không chỉ là một chuyến đi ngược dòng ký ức mà còn là một khám phá bất ngờ. Rất nhiều người đã đánh giá thấp khả năng tùy chỉnh và sự chi tiết mà các bảng tính này mang lại, biến Excel thành một trợ thủ đắc lực không ngờ trong việc tổ chức và phát triển các đam mê riêng.
Màn hình máy tính xách tay hiển thị công cụ phân tích nhanh trong Excel, minh họa khả năng quản lý dữ liệu hiệu quả.
5 Cách Excel Biến Việc Quản Lý Sở Thích Trở Nên Dễ Dàng Hơn
Với khả năng linh hoạt và tùy biến cao, Excel có thể được áp dụng vào nhiều khía cạnh khác nhau trong việc quản lý sở thích. Dưới đây là năm cách mà công cụ này có thể giúp bạn tối ưu hóa việc theo đuổi đam mê của mình.
1. Nâng cao kiến thức và kỹ năng: Quản lý tài nguyên học tập hiệu quả
Nhiều sở thích mang tính giải trí và thư giãn, nhưng với những người đam mê công nghệ, việc luôn muốn tìm hiểu những gì mới nhất là một lẽ tự nhiên. Cho dù đó là in 3D, thử nghiệm các container mới hay các thủ thuật máy chủ cho phòng thí nghiệm tại nhà, tất cả đều đòi hỏi quá trình học hỏi không ngừng để bắt kịp nhịp đập của ngành. Phần lớn kiến thức này đến từ các nguồn tài liệu trực tuyến. Việc để quá nhiều tab trình duyệt mở với hy vọng sẽ xem lại sau này chỉ là cách chắc chắn để quên chúng hoặc làm quá tải bộ nhớ RAM của máy tính.
Excel đã trở thành một giải pháp thay thế tuyệt vời cho các công cụ lưu trữ web, với nhiều tính năng thông minh hơn. Đối với mỗi sở thích, bạn có thể thêm một bảng tính vào tệp Excel của mình với một mẫu để ghi lại các tài nguyên học tập mà bạn tìm thấy và dự định tiêu thụ hoặc xem lại. Điều này có vẻ tốn công, nhưng khái niệm này không quá khác biệt so với một danh sách đọc truyền thống. Hơn nữa, việc tạo danh sách phát trên YouTube hoặc các bộ sưu tập trong ứng dụng và liên kết trực tiếp đến bộ sưu tập đó trong Excel sẽ giúp giảm bớt gánh nặng quản lý.
Trong Excel, bạn có thể tạo các cột cho mọi thông tin cần thiết để lọc hoặc sắp xếp tài nguyên – ví dụ như kỹ năng, loại tài nguyên (bài viết, video, sách), ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, phần trăm hoàn thành và xếp hạng (nếu có). Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng tìm thấy bài giảng về khoa học vật liệu dài hàng giờ mà bạn muốn hoàn thành trước khi bắt đầu một chủ đề khác. Nếu bạn thích sử dụng NotebookLM cho sở thích của mình, bạn có thể tạo một dự án cho mỗi sở thích và sau đó ghi chú chuyên sâu cho mỗi video bạn xem, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi xem lại chủ đề.
Máy tính bảng Remarkable 2 hiển thị văn bản viết tay được chuyển đổi sang dạng gõ, hỗ trợ việc ghi chú và học tập cho sở thích.
2. Tổ chức sự kiện cộng đồng: Lên kế hoạch sự kiện sở thích một cách chuyên nghiệp
Khi theo đuổi nhiều sở thích, chúng ta thường có cơ hội gặp gỡ những người mới và xây dựng các mối quan hệ xã hội. Việc gặp gỡ trực tiếp mang lại những lợi ích không thể phủ nhận. Thông qua các buổi gặp mặt cộng đồng địa phương, bạn có thể trải nghiệm những chiếc bàn phím cơ đắt tiền, những cây bút máy từ các quốc gia khác, hoặc thậm chí là các máy chơi game mà bạn chưa sở hữu. Tuy nhiên, những sự kiện này đòi hỏi kế hoạch chi tiết để diễn ra suôn sẻ. Lên kế hoạch một sự kiện trong Excel có thể dễ dàng hơn bạn tưởng.
Các ứng dụng thực tế của Excel bao gồm lập ngân sách cho cuộc họp, lên kế hoạch túi quà cho người tham dự, tính toán số lượng khách mời và phân công trách nhiệm chính cho tình nguyện viên liên quan đến sự kiện. Tùy thuộc vào quy mô, một bảng tính đơn giản cũng có thể giúp quản lý danh sách khách mời với các thông tin liên hệ quan trọng, chẳng hạn như liên hệ khẩn cấp, nếu bạn dự đoán có trẻ em tham dự một buổi tụ họp của những người yêu thích trò chơi giải đố.
Giao diện Excel với bảng tính chuyên nghiệp và các công cụ lập kế hoạch sự kiện hiệu quả cho sở thích.
3. Quản lý tài chính sở thích: Lập ngân sách, mua sắm và bảo trì
Trong hầu hết các sở thích, kể cả những sở thích có rào cản gia nhập ban đầu tương đối phải chăng như thư pháp, bạn sẽ nhận ra rằng không có giới hạn trên về chi phí. Bạn có thể học và thành thạo nghề, nhưng cũng rất dễ “phá sản” mà chẳng học được gì. Một số sở thích, như nhiếp ảnh, đã dạy cho nhiều người những bài học vô giá về việc kiềm chế tài chính. Giờ đây, Excel được sử dụng cho việc mà tác giả gọi là “sổ sách sở thích”. Cái tên đã nói lên tất cả – các bảng tính Excel giúp theo dõi ngân sách hàng tháng, thời gian chờ đợi cho các giao dịch mua cụ thể và thời điểm cần bảo dưỡng hoặc vệ sinh các vật phẩm đang sở hữu.
Đây có lẽ là nơi Excel thực sự “xuất sắc”. Phần mềm này được xây dựng để quản lý dữ liệu số, và việc sử dụng nó để phân bổ ngân sách sở thích hàng tháng là vô giá. Đúng vậy, có một số ứng dụng tài chính cá nhân và quản lý tài sản cung cấp các tính năng tương tự, nhưng phạm vi của chúng chỉ giới hạn ở khía cạnh tài chính. Với Excel, bạn có thể tìm ra món đồ đắt nhất đã mua trong năm, liên kết nó với tần suất sử dụng, và thậm chí xác định giá bán hợp lý nếu có quá nhiều món đồ tương tự.
Ví dụ, mực bút máy là một “hố đen” không đáy, và nhiều người thừa nhận rằng họ có nhiều mực xanh hơn mức cần thiết. Sau khi lấy một mẫu để tham khảo sau này, cơ sở dữ liệu mực trên Excel có thể cho biết giá mua mực, giá mỗi ml, ngày mua và các thuộc tính khác giúp xác định giá hợp lý để bán lại cho người khác. Điều ngược lại cũng đúng, Excel cung cấp thông tin tổng quan về tất cả các loại mực đã được nhóm theo màu sắc và lọc theo các thuộc tính mong muốn, chẳng hạn như khả năng chống nước, để xác định xem có thực sự cần một chai mới hay không. Bạn cũng có thể sắp xếp theo số lượng còn lại để tìm các màu cần bổ sung. Nếu không phải là mực bút máy, bạn cũng có thể dễ dàng ngoại suy một bảng như vậy để quản lý nhựa hoặc sợi in 3D.
Bảng tính Excel hiển thị so sánh các ống kính máy ảnh theo giá, hỗ trợ lập ngân sách và lên kế hoạch mua sắm cho sở thích nhiếp ảnh.
4. Kiểm kê tài sản cá nhân: Lưu trữ thông tin chi tiết cho mọi bộ sưu tập
Nếu bạn là một người mê sách, một nhà sưu tầm tiền tệ quốc tế hoặc tem bưu chính, thì việc mất dấu những gì đã có trong bộ sưu tập có lẽ đã xảy ra không chỉ một lần. Excel giúp bạn sắp xếp tiền tệ theo mệnh giá, quốc gia xuất xứ, số lượng và năm đúc, đảm bảo bạn không bao giờ vô tình mua trùng lặp tại các buổi chợ trời địa phương. Hơn nữa, Excel cung cấp tính năng xác thực dữ liệu tiện lợi cho các khía cạnh như tình trạng của vật phẩm, có thể là một danh sách thả xuống giúp tiết kiệm thời gian khi thêm các món đồ mới vào bộ sưu tập. Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) còn giúp dễ dàng nhận diện các vật phẩm có tình trạng tốt nhất và tệ nhất nếu chúng được phối màu theo quy ước.
Nhiều người cũng thích sử dụng Excel như một cơ sở dữ liệu tập trung để ghi chú về câu chuyện nguồn gốc của các vật phẩm sưu tầm, hoặc về các thuộc tính độc đáo của các vật phẩm chức năng như bút và sợi in, những điều có thể dễ dàng bị lãng quên sau vài năm sử dụng. Khi lưu trữ hình ảnh và thông tin khác về các vật phẩm sưu tầm trực tuyến, hoặc biết về một kho dữ liệu công khai, bạn có thể dành một cột cho các liên kết web. Bằng cách này, bạn có các liên kết đến Pokédex cho tất cả các thẻ Pokémon đã sưu tập và thông tin được cộng đồng tuyển chọn về độ hiếm và giá trị của chúng, mà không làm lộn xộn bảng tính Excel của mình.
Việc định giá toàn bộ bộ sưu tập của bạn dựa trên giá mua được đơn giản hóa ngay lập tức khi cơ sở dữ liệu nằm trong Excel. Tuy nhiên, giá mua có thể ít ý nghĩa nếu bạn đã thanh toán rải rác trong nhiều năm thu mua, hoặc nếu bạn có kế hoạch thanh lý và bán theo giá thị trường hiện tại. Tuy nhiên, các tích hợp AI có thể kéo dữ liệu từ web sẽ khắc phục điều đó ngay lập tức. Quản lý kho hàng dễ dàng là cách hữu ích nhất mà Excel hỗ trợ những người có sở thích. Công việc duy nhất còn lại là cập nhật bảng tính.
Bảng tính Excel chi tiết liệt kê kho mực bút máy, minh họa cách quản lý bộ sưu tập và kiểm kê tài sản cá nhân hiệu quả.
5. Theo dõi tiến độ dự án và các công trình đang thực hiện
Một phần của các tính năng quản lý kho hàng mà Excel cung cấp cho những người có sở thích có thể giúp dễ dàng hoàn thành các dự án, đặc biệt nếu bạn có nhiều dự án đồng thời. Việc theo dõi tiến độ này đặc biệt hữu ích cho các dự án xây dựng bàn phím cơ, vốn cần các bộ phận được lấy từ nhiều nhà cung cấp khác nhau với thời gian giao hàng khác nhau. Vì vậy, bạn có thể thường dành một bảng tính mới trong tệp Excel cho mỗi dự án, và một thùng chứa các bộ phận mới để thu thập tất cả các lô hàng đến cho đến khi mọi thứ đã sẵn sàng để bắt đầu dự án. Việc sử dụng các danh sách thả xuống và biểu đồ hình tròn cũng cung cấp thông tin nhanh chóng về mức độ hoàn thành của dự án.
Excel cũng giúp xác định những món đồ trong danh sách vật liệu mà bạn có thể đã có sẵn. Điều này rất tuyệt vời vì bạn có thể liên kết trực tiếp đến các ô tương ứng trong bảng tính Hàng tồn kho để đảm bảo có đủ số lượng. Giống như tất cả các dự án thương mại, các tính năng lập ngân sách đã đề cập trước đó cho phép bạn ước tính chi phí và định lượng các khoản vượt ngân sách. Mặc dù việc ưu tiên có thể không được sử dụng nhiều, nhưng nó có thể giúp một số người có sở thích gán mức độ ưu tiên hoặc mức độ hữu ích cho các dự án đang thực hiện của họ để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành, đặc biệt nếu Excel cũng được sử dụng để kiểm tra các bước chính trên đường đi. Các công thức đơn giản như sau có thể cho bạn biết dự án của bạn có đang đúng tiến độ hay không:
=IF(TODAY()>C2,"Quá hạn","Đúng tiến độ")
Nếu các sở thích của bạn đòi hỏi bảo dưỡng thiết bị thường xuyên, như thiết bị thể thao và đồ dùng ngoài trời, có một khía cạnh bổ sung, ẩn giấu mà Excel phát huy tác dụng. Bằng cách sử dụng kết hợp định dạng có điều kiện và các ô có ngày, bạn có thể thiết lập lịch trình bảo dưỡng thường xuyên cho các thiết bị quan trọng như dây thừng, đai an toàn, cáp, đầu nối và các thiết bị chuyên dụng khác. Một cái nhìn nhanh vào kho hàng của bạn trước khi bạn lên kế hoạch cho một dự án hoặc hoạt động sẽ cho biết thiết bị nào đã sẵn sàng sử dụng và thiết bị nào cần được kiểm tra trước tiên.
Khai thác tiềm năng tối đa của Excel cho sở thích của bạn
Mặc dù Google Sheets và các lựa chọn thay thế khác có thể tiện lợi, nhưng Excel vẫn là một trong những công cụ quản lý dữ liệu ngoại tuyến tốt nhất cho quy mô của hầu hết các sở thích. Đúng vậy, bạn phải thừa nhận rằng nỗ lực ban đầu để sắp xếp các vật dụng hiện có và số hóa kho hàng sẽ là một nhiệm vụ khổng lồ. Tuy nhiên, congnghemoi.net mạnh mẽ khuyến khích bạn thử sử dụng Excel để quản lý đam mê tiếp theo của mình. Nó có thể sẽ thuyết phục bạn đủ để nhập tất cả các mục đã tồn đọng, giống như cách nó đã thuyết phục nhiều người dùng khác.
