Dù bạn có cố gắng đến đâu để thay đổi, Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office) vẫn giống như một người yêu cũ mà bạn cứ quay lại. Bạn không thích cách nó “ngốn” ví tiền của mình, nhưng nó cũng vô giá cho năng suất làm việc. Mặc dù không thiếu các lựa chọn thay thế Microsoft 365 trên thị trường, hầu hết mọi người dường như vẫn gặp khó khăn trong việc rời bỏ nó. Một số lý do có thể rõ ràng, nhưng số khác lại ít được chú ý hơn.
Trước khi đi sâu vào các lý do, cần lưu ý rằng Google Workspace là một đối thủ lớn khác trong lĩnh vực năng suất, và mặc dù miễn phí cho mục đích cá nhân, nó lại thiếu ứng dụng desktop hoàn chỉnh. Bài viết này sẽ tập trung vào các lựa chọn thay thế Microsoft 365 cung cấp trải nghiệm desktop đầy đủ, cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến, một yếu tố quan trọng đối với nhiều chuyên gia công nghệ và người dùng phổ thông tại Việt Nam.
Giao diện OnlyOffice và Microsoft Word trên Windows 11, thể hiện sự cạnh tranh của các giải pháp thay thế Microsoft 365
1. Sự quen thuộc từ thuở học đường
Microsoft Office: Một phần không thể thiếu trong hành trình học tập
Từ các bài luận, đồ án cho đến các dự án nhóm, Microsoft 365 có lẽ đã đóng một vai trò không thể thiếu trong quá trình học tập của chúng ta. Điều này không phải ngẫu nhiên; Microsoft cung cấp giấy phép giảm giá đáng kể cho các trường học, với hy vọng rằng một khi sinh viên bước vào môi trường làm việc, sự quen thuộc của họ sẽ thúc đẩy các nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm này. Điều này tạo ra một vòng lặp phản hồi: Microsoft càng trở nên phổ biến trong môi trường làm việc, càng nhiều người sử dụng nó, và nhu cầu về nó càng cao. Khi bạn đã thành thạo các phím tắt và cách vận hành của nó, việc chuyển đổi sang một phần mềm hoàn toàn xa lạ mà không có động lực đáng kể là điều rất khó khăn, đặc biệt đối với người dùng Việt Nam vốn rất coi trọng tính tiện lợi và hiệu quả.
Một người đàn ông đang làm việc với tài liệu trên Microsoft Word, minh họa sự quen thuộc của người dùng với ứng dụng văn phòng này
2. Chi phí ưu đãi tại nơi làm việc và trường học
Giấy phép Microsoft 365 giá rẻ hoặc miễn phí: Lợi ích bất ngờ
Mở rộng từ điểm trước, giấy phép Microsoft 365 thường có thể được mua với giá chiết khấu thông qua nhà tuyển dụng hoặc cơ sở giáo dục. Ở mức giá ưu đãi này, giá trị của nó càng trở nên mạnh mẽ hơn, đặc biệt khi chúng thường bao gồm một lượng lớn dung lượng lưu trữ đám mây. Trong môi trường làm việc, việc sở hữu một bộ ứng dụng năng suất chuẩn công nghiệp luôn là một ý tưởng hay. Bạn sẽ không bao giờ biết khi nào nó sẽ hữu ích. Microsoft cũng không ngừng mở rộng các tính năng của Microsoft 365, mang lại nhiều giá trị hơn cho người dùng được hưởng ưu đãi.
Trang khuyến mãi Microsoft 365 cá nhân và sinh viên, cho thấy các chương trình giảm giá hấp dẫn từ Microsoft
3. Yêu cầu bắt buộc từ tổ chức
Khi Microsoft 365 là lựa chọn duy nhất cho công việc của bạn
Nếu nơi làm việc cung cấp cho bạn Microsoft 365, rất có thể nó được yêu cầu sử dụng ở một mức độ nào đó. Ngoài việc sử dụng các ứng dụng cơ bản, nơi làm việc hoặc trường học của bạn có thể có các tiện ích mở rộng đặc biệt hoặc mẫu tài liệu (template) cho các dự án cụ thể, báo cáo chi phí, v.v. Điều tương tự cũng xảy ra với các macro phức tạp trong Excel hoặc lịch Outlook được chia sẻ. Điều này càng đúng hơn nếu bạn cần chỉnh sửa cộng tác theo thời gian thực với đồng nghiệp; mọi người đều cần ở trên cùng một nền tảng. Dù lý do là gì, một khi Microsoft 365 đã được tùy chỉnh cho các quy trình làm việc cụ thể – đặc biệt nếu nó liên quan đến một ứng dụng khác – thì rất ít khả năng bạn có thể từ bỏ nó.
Giao diện trang mẫu tài liệu trong Microsoft Word, thể hiện sự phụ thuộc vào các template chuyên biệt trong môi trường làm việc
4. Nỗi lo về chuyển đổi định dạng tài liệu
Rủi ro khi chuyển đổi file Office: Mất định dạng, lỗi hiển thị
Đôi khi, người nhận tài liệu yêu cầu nó phải được gửi ở định dạng tương thích với Microsoft 365. Mặc dù khả năng tương thích chéo giữa Microsoft 365 và các bộ ứng dụng năng suất khác đã cải thiện đáng kể, nhưng nó vẫn chưa hoàn hảo. Khi chuyển đổi từ định dạng tệp này sang định dạng tệp khác, bạn luôn có nguy cơ mất đi định dạng tỉ mỉ mà bạn đã dành hàng giờ để hoàn thiện. Và mặc dù đã tốt hơn, việc khiến Microsoft 365 hiển thị tất cả hình ảnh và bảng biểu một cách chính xác đôi khi có thể giống như cố gắng bắt một con lươn bôi dầu. Nỗi sợ hỏng tất cả công sức của bạn có thể khiến mọi người mặc định sử dụng Microsoft 365, đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng, như một báo cáo gấp hay một đề xuất dự án.
5. Tích hợp đám mây và ứng dụng mạnh mẽ
Cộng tác thời gian thực và khả năng truy cập đa nền tảng
Những năm Microsoft đã dành để phát triển cơ sở hạ tầng đám mây của mình cũng đã mang lại lợi ích cho Microsoft 365. Bằng cách tích hợp sâu với đám mây, Microsoft 365 cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa cùng một tài liệu từ trình duyệt hoặc thiết bị di động của mình. Nó cũng có nghĩa là đồng nghiệp và bạn bè của bạn có thể làm việc trên cùng một tài liệu với bạn trong thời gian thực. Đây là một lợi ích to lớn mà nhiều lựa chọn thay thế Office khác không cung cấp được. Microsoft 365 còn có các tiện ích mở rộng gọn gàng cho các ứng dụng giao tiếp, như Slack, ngoài Microsoft Teams.
6. Ứng dụng di động vượt trội
Trải nghiệm di động liền mạch với Microsoft 365
Trong bối cảnh năng suất hiện đại, rất nhiều công việc đang diễn ra trên thiết bị di động, và Microsoft 365 (cùng với Google Workspace) đã hoàn thiện các ứng dụng di động của mình. Đây là điều mà các lựa chọn thay thế Office vẫn đang nỗ lực phát triển. AndroOpen của OpenOffice vẫn còn non trẻ và có những lỗi cần khắc phục, trong khi LibreOffice chỉ có ứng dụng xem. Từ giao diện sạch sẽ, nhanh chóng đến sự ổn định và hiệu suất chung, không có câu hỏi nào về việc Microsoft cung cấp trải nghiệm vượt trội so với các đối thủ. Các điểm trên về chuyển đổi định dạng và khả năng tương thích cũng áp dụng cho di động. Tốt nhất là mở tài liệu Word trong ứng dụng gốc của nó – đặc biệt đối với các tài liệu có theo dõi thay đổi, sửa đổi, bình luận và chú thích.
Máy tính bảng và điện thoại thông minh chạy ứng dụng Microsoft 365 Copilot, minh họa trải nghiệm di động ưu việt của Office 365
Chuyển đổi là khó, nhưng không phải không thể
Microsoft 365 không phải là tất cả và duy nhất của năng suất văn phòng, nhưng nó là bộ ứng dụng văn phòng desktop hoàn thiện nhất cho đến nay. Chắc chắn, Excel đôi khi vẫn nhầm số với ngày, và các ứng dụng web của Microsoft vẫn còn thua kém Google, nhưng nhìn chung, Microsoft 365 rất trau chuốt, đặc biệt với các ứng dụng di động tuyệt vời và tính năng cộng tác.
Dù vậy, việc chuyển sang một lựa chọn thay thế Microsoft 365 không phải là không thể thực hiện được. LibreOffice và Apache OpenOffice mỗi loại đều có những điểm mạnh riêng, trong một số trường hợp, có thể vượt trội hơn Microsoft 365. Nếu bạn đang tự hỏi liệu mình có thể từ bỏ gói đăng ký và vẫn duy trì năng suất hay không, hãy bắt đầu bằng cách sử dụng một bộ ứng dụng văn phòng thay thế cho các công việc không quá quan trọng, tìm cách khắc phục những điểm bất thường của nó, và nếu nó đáp ứng được nhu cầu của bạn, hãy cam kết chuyển đổi hoàn toàn. Ngay cả khi đó, hãy giữ Microsoft 365 được cài đặt. Bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần đến nó.
Bạn đã từng gặp khó khăn khi cố gắng rời bỏ Microsoft 365 chưa? Hoặc bạn đã thành công chuyển sang một giải pháp thay thế nào? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
