Tôi phải thú nhận – tôi từng phụ thuộc vào Notion cho mọi thứ. Đó là không gian mặc định để tôi theo dõi chiến dịch, ghi chú nhanh, lập kế hoạch với lịch và tổ chức toàn bộ quy trình làm việc. Nó giống như một “bộ não thứ hai” hoàn hảo. Nhưng theo thời gian, một điều gì đó đã thay đổi. Sự tập trung của Notion dần rời xa người dùng cá nhân và sự đơn giản đã làm nên sức mạnh của nó. Sự thay đổi đó đã khiến tôi khám phá các công cụ khác. Tôi đã thử Obsidian, Capacities và thậm chí cả những lựa chọn ít được biết đến hơn như TheBrain. Thật ngạc nhiên, chúng không chỉ thay thế Notion. Chúng hoạt động tốt hơn cho cách tôi tư duy và làm việc độc lập.
Notion quá tập trung vào môi trường doanh nghiệp và đội nhóm
Các tính năng cộng tác trở thành “rác” với người dùng cá nhân
Notion tỏa sáng trong môi trường nhóm. Khả năng cộng tác thời gian thực, không gian làm việc chia sẻ và tích hợp với các công cụ như Slack khiến nó trở thành một công cụ mạnh mẽ cho các dự án nhóm. Nhưng với tư cách là người dùng cá nhân, tôi không cần một nửa số tính năng đó. Tôi không chia sẻ bộ theo dõi chiến dịch với nhóm hoặc cùng chỉnh sửa ghi chú cuộc họp. Tôi muốn một không gian riêng biệt – một “bộ não thứ hai” thực sự được thiết kế riêng cho cách tôi xử lý thông tin. Các tính năng cộng tác hào nhoáng của Notion bắt đầu giống như sự lộn xộn, với những tính năng đẩy tôi đến việc chú trọng thẩm mỹ (ví dụ: các biểu tượng cảm xúc trang trí) hơn là nội dung thực chất.
Obsidian thì ngược lại hoàn toàn. Nó tập trung rõ ràng vào cá nhân và được xây dựng cho tư duy sâu sắc. Chế độ xem đồ thị (Graph View) cho phép tôi thấy một ý tưởng chiến dịch kết nối với một dự án trước đây hoặc một ý nghĩ bất chợt từ nhiều tháng trước như thế nào, khơi gợi những hiểu biết sâu sắc mà tôi không bao giờ có được từ các cơ sở dữ liệu tuyến tính của Notion. Nó giống như một bản đồ tư duy phát triển hữu cơ mà không buộc tôi phải đưa suy nghĩ của mình vào các khung hộp định sẵn.
So sánh giao diện Notion và Obsidian trên laptop cùng biểu tượng ứng dụng năng suất trên điện thoại
Không hỗ trợ ngoại tuyến một cách tin cậy
“Bộ não thứ hai” cần sự ổn định và khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi
Một “bộ não thứ hai” cần phải đáng tin cậy, cho dù tôi đang trên chuyến bay, trong một quán cà phê ở vùng nông thôn, hay đơn giản là đối mặt với Wi-Fi chập chờn. Sự phụ thuộc của Notion vào đám mây đã trở thành một điểm yếu rõ rệt. Ngay cả với chế độ ngoại tuyến (một tính năng mới được bổ sung gần đây), sự chậm trễ đồng bộ hóa và độ trễ khi tải đã làm gián đoạn dòng chảy công việc của tôi. Không có gì tệ hơn việc cần một ghi chú quan trọng trong cuộc họp, chỉ để nhìn thấy một vòng xoay tải mãi không dứt.
Obsidian và The Brain đã giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ dữ liệu cục bộ. Các tệp của Obsidian nằm trên thiết bị của tôi, có thể truy cập ngay lập tức mà không cần internet. Các “neurogram” của The Brain (các liên kết động giữa các ý tưởng) hoạt động liền mạch khi ngoại tuyến, phản ánh cách tâm trí tôi kết nối các khái niệm.
Thanh công cụ Obsidian với các tùy chọn ghi chú và quản lý kiến thức
Notion cố gắng “ôm đồm” mọi thứ
Tính linh hoạt vượt trội lại là nhược điểm lớn nhất
Notion thường được ca ngợi là một không gian làm việc tất cả trong một linh hoạt, và nó chắc chắn đã làm tốt danh tiếng đó. Nhưng chính sự linh hoạt đó cũng là nhược điểm lớn nhất của nó.
Notion giống như người bạn ở trường từng thử mọi thứ nhưng không bao giờ thực sự thành thạo bất cứ điều gì. Nó cố gắng trở thành một ứng dụng ghi chú, một trình quản lý tác vụ, một cơ sở dữ liệu, một wiki, và nhiều hơn thế nữa. Kết quả là, nó có nguy cơ trở thành một nền tảng đa năng mà lại gặp khó khăn trong việc xuất sắc ở bất kỳ lĩnh vực cụ thể nào.
Điều này càng trở nên rõ ràng hơn khi công cụ này ngày càng phức tạp. Khi Notion tiếp tục mở rộng các tính năng của mình nhằm đáp ứng các trường hợp sử dụng rộng rãi hơn, nó cũng trở nên đắt đỏ hơn, đặc biệt đối với những người dùng chỉ cần nó cho các trường hợp sử dụng đơn giản như một cơ sở tri thức cá nhân.
Thiếu linh hoạt trong việc lưu trữ dữ liệu
Mọi nội dung đều nằm trên máy chủ của Notion
Notion không cung cấp nhiều sự linh hoạt khi nói đến việc lưu trữ dữ liệu. Tất cả nội dung của bạn đều được lưu trữ trên máy chủ của Notion và bạn không có quyền kiểm soát về nơi hoặc cách thức nó được lưu giữ. Mặc dù điều đó có thể tiện lợi, nhưng nó cũng đồng nghĩa với việc từ bỏ quyền kiểm soát dữ liệu của chính bạn, và điều đó có thể trở thành vấn đề nếu quyền riêng tư hoặc khả năng truy cập lâu dài là quan trọng đối với bạn.
Với các công cụ như Obsidian, bạn có toàn quyền kiểm soát. Các ghi chú của bạn được lưu trữ cục bộ trên thiết bị và bạn có thể chọn cách đồng bộ hóa chúng. Dù là thông qua Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud hay các tùy chọn mã nguồn mở như Nextcloud, sự lựa chọn là của bạn.
Nếu bạn muốn có thêm quyền riêng tư, Obsidian cung cấp một tiện ích bổ sung Sync (có trả phí) cho phép mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption), đảm bảo dữ liệu của bạn an toàn trên các thiết bị. Phần tốt nhất là nếu bạn đã sử dụng dịch vụ như Google One, Microsoft 365 hoặc iCloud+, bạn có thể đồng bộ hóa các vault của mình miễn phí.
Không có Canvas và Graph View trực quan
Notion chỉ cho phép liên kết các ghi chú có liên quan
Notion cho phép bạn liên kết các ghi chú có liên quan, điều này có thể hữu ích cho việc xây dựng một cơ sở tri thức kết nối. Tuy nhiên, các công cụ như Obsidian, Capacities và The Brain đã tiến xa hơn một bước, cung cấp những cách mạnh mẽ hơn để động não, tổ chức và trực quan hóa suy nghĩ của bạn.
Obsidian, chẳng hạn, bao gồm các tính năng như Canvas và Graph View có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn tiếp cận việc ghi chú. Graph View cung cấp một bản đồ trực quan của toàn bộ vault của bạn, cho thấy cách các ghi chú kết nối với nhau. Điều này giúp dễ dàng phát hiện các mẫu hoặc mối quan hệ mà bạn có thể đã bỏ lỡ trong một thiết lập tuyến tính.
Canvas, mặt khác, hoạt động giống như một bảng trắng kỹ thuật số. Bạn có thể sắp xếp các ý tưởng bằng cách sử dụng thẻ, mũi tên, hình dạng và các yếu tố trực quan khác. Dù bạn đang lập kế hoạch cho một dự án, xây dựng một quy trình làm việc hay kết hợp các loại phương tiện khác nhau, Canvas mang đến cho bạn sự linh hoạt để tổ chức mọi thứ theo cách có ý nghĩa với bạn.
Chọn công cụ phù hợp cho “bộ não thứ hai” của bạn
Notion vốn dĩ không hề tệ. Nó chỉ có thể không còn là lựa chọn tốt nhất cho những người dùng cá nhân ưu tiên tốc độ, sự đơn giản và quyền kiểm soát dữ liệu của họ. Khi các công cụ như Obsidian và Capacities ngày càng phổ biến, rõ ràng việc quản lý kiến thức không phải là một giải pháp phù hợp cho tất cả mọi người.
Nếu bạn không chắc công cụ nào phù hợp nhất với quy trình làm việc của mình, hãy tham khảo các công cụ quản lý kiến thức cá nhân tập trung vào quyền riêng tư và tính linh hoạt mà congnghemoi.net đã đánh giá. Và nếu bạn đang khám phá các lựa chọn ngoài những cái tên quen thuộc, đừng bỏ lỡ giải pháp mã nguồn mở kết hợp những gì tốt nhất của cả hai thế giới.
