Trong hành trình không ngừng tìm kiếm ứng dụng ghi chú và tổ chức công việc lý tưởng, Obsidian đã trở thành lựa chọn chính của tôi cho phần lớn các nhu cầu. Ứng dụng này thực sự tuyệt vời cho việc quản lý kiến thức cá nhân. Tuy nhiên, dù vậy, tôi vẫn duy trì một không gian Notion nhỏ và hoạt động song song. Có nhiều lý do cho việc này, nhưng chủ yếu là vì Notion xử lý một số khía cạnh tốt hơn Obsidian. Mặc dù việc chỉ cần một ứng dụng duy nhất sẽ rất tiện lợi, nhưng các yêu cầu của tôi quá đa dạng và không có chương trình nào có thể đáp ứng tất cả. Thực tế là, sự kết hợp giữa Obsidian và Notion đáp ứng 99% nhu cầu của tôi.
1. Tính năng cộng tác vượt trội của Notion
Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả
Vợ chồng tôi sắp đón con đầu lòng. Nếu bạn đã làm cha mẹ, bạn sẽ biết điều đó đồng nghĩa với việc phải nghiên cứu rất nhiều về các sản phẩm dành cho trẻ sơ sinh và cố gắng tìm ra loại tốt nhất cho từng tình huống cụ thể. Notion giúp việc ghi chú và chia sẻ thông tin với người khác trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Mặc dù Obsidian cũng cung cấp các tính năng cộng tác, nhưng chúng hạn chế hơn nhiều. Tôi có thể thêm thông tin vào không gian Notion cùng lúc với vợ mình, và chúng tôi có thể để lại ghi chú cho nhau về những gì chúng tôi tìm thấy.
Không chỉ vậy, Notion còn cho phép bạn giao nhiệm vụ cho bản thân hoặc người khác. Khi có nhiều việc phải làm, danh sách giao việc đó giúp dễ dàng phân chia trách nhiệm và đảm bảo mọi thứ được xử lý.
2. Kho mẫu (templates) đa dạng và phong phú của Notion
Thư viện template phong phú, dễ triển khai
Giao diện thư viện template phong phú của Notion với nhiều lựa chọn đa dạng
Obsidian có các template mặc định và từ cộng đồng, nhưng cả hai đều yêu cầu plugin để bạn có thể tận dụng tối đa. Ngược lại, Notion có vô số template mà bạn có thể triển khai chỉ với một cú nhấp chuột. Nhiều template này miễn phí, nhưng cũng có rất nhiều tùy chọn trả phí; thực tế, một số nhà sáng tạo sử dụng Notion như một cách khác để tạo doanh thu bằng cách bán các template được tạo sẵn. Các template hiện có rất dễ sửa đổi khi cần, nhưng lợi ích thực sự nằm ở sự đa dạng của các lựa chọn, bao gồm nhiều template tập trung vào việc chuẩn bị cho em bé.
Việc tìm kiếm template đơn giản như nhấp vào nút Template trên thanh bên và duyệt qua các danh mục khác nhau. Chúng được phân loại rộng rãi thành Work (Công việc), Life (Cuộc sống) và School (Học tập), nhưng phần Discover (Khám phá) cho phép bạn duyệt và tìm các loại template mới một cách tự nhiên hơn. Ngoài ra còn có một thanh tìm kiếm nơi bạn có thể nhập bất cứ thứ gì bạn đang tìm kiếm, từ bố cục quản lý ngân sách đến danh sách kiểm tra đồ dùng cần thiết cho em bé. Bạn cũng có thể duyệt các nhà sáng tạo cụ thể theo cách đó.
3. Notion hoạt động mượt mà ngay lập tức (Out-of-the-box)
Không yêu cầu cài đặt phức tạp
Hộp thoại mời cộng tác viên trong Notion, chỉ cần địa chỉ email để chia sẻ
Tôi sử dụng rất nhiều công cụ khác nhau trong quy trình làm việc hàng ngày, nhưng vợ tôi thì không. Notion dễ cài đặt hơn Obsidian rất nhiều và nó độc lập với nền tảng. Tôi có thể mời cô ấy vào một không gian chia sẻ chỉ bằng cách gửi email, và cô ấy có thể truy cập các ghi chú và danh sách kiểm tra khác nhau ngay từ điện thoại của mình. Chức năng hoạt động ngay lập tức (out-of-the-box) khiến Notion trở thành lựa chọn tuyệt vời để hướng dẫn người mới sử dụng ứng dụng, mà không cần công đoạn chuẩn bị như với Obsidian (plugin, tải ứng dụng, v.v.).
Notion cũng mang lại trải nghiệm tổng thể tốt hơn trên thiết bị di động, điều này làm cho nó lý tưởng để theo dõi dữ liệu tôi có thể cần khi di chuyển. Danh sách kiểm tra đồ dùng cần thiết cho em bé mà tôi đã đề cập trước đó là một ví dụ hoàn hảo; tôi có thể mở nó trên điện thoại khi ở cửa hàng để đảm bảo chúng tôi đã mua mọi thứ cần thiết. Mặc dù tôi có thể ghi chú trên Obsidian, nhưng tôi thấy nó tốt hơn nhiều cho việc nghiên cứu và tìm hiểu sâu về một chủ đề nhất định hơn là danh sách cho cuộc sống hàng ngày.
4. Dễ dàng tích hợp với ứng dụng bên thứ ba
Kết nối mượt mà không cần plugin phức tạp
Lịch Google Calendar được tích hợp mượt mà vào Notion, hiển thị các sự kiện đã lên lịch
Một lần nữa, sức hấp dẫn chính của Notion nằm ở sự dễ sử dụng. Mặc dù tôi có thể (và đang) sử dụng các tích hợp bên thứ ba với Obsidian, nhưng việc thêm chúng vào Notion lại dễ dàng hơn đáng kể. Tất cả những gì tôi phải làm là gõ /embed, và một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện từ một loạt các ứng dụng khổng lồ, bao gồm Google Drive, Figma, Mixpanel, v.v. Trong trường hợp cụ thể này, việc nhúng Google Contacts đã giúp ích rất nhiều trong việc theo dõi tất cả các lời mời tiệc mừng em bé và các thông tin liên lạc khác.
Tôi cũng đã tích hợp Google Calendar để chúng tôi có thể dễ dàng theo dõi các sự kiện như lịch hẹn bác sĩ, các lớp học và hàng tá sự kiện trước khi sinh khác mà chúng tôi phải tham dự. Dropbox cũng dễ dàng nhúng, cho phép tôi liên kết tất cả các giấy tờ và biểu mẫu chúng tôi đã điền trong vài tháng qua và dễ dàng truy cập chúng ở một nơi duy nhất.
Đối với các dự án cộng tác, Notion thực sự là một lựa chọn không thể tốt hơn. Tôi chia Notion và Obsidian cho cuộc sống cá nhân và công việc tương ứng. Obsidian giúp tôi lên ý tưởng và theo dõi nghiên cứu cho công việc, trong khi Notion là một trong những công cụ tốt nhất mà tôi có thể nghĩ ra để làm việc với người khác. Nó đã tự định vị mình như một hướng dẫn lập kế hoạch chuẩn bị cho em bé tối ưu (điều mà tôi rất biết ơn), nhưng Notion có thể dễ dàng được sử dụng cho bất cứ điều gì, từ lên kế hoạch cho một cuốn tiểu thuyết đến tổ chức một kỳ nghỉ gia đình.
