Làm việc từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu đối với nhiều chuyên gia và xu hướng này sẽ tiếp tục phát triển. Tuy nhiên, hình thức làm việc này cũng đi kèm với nhiều thách thức, đặc biệt là trong việc duy trì và tăng cường năng suất. May mắn thay, Windows 11 và Windows 10 được trang bị nhiều cài đặt và tính năng tích hợp tuyệt vời, giúp bạn loại bỏ phiền nhiễu và làm việc hiệu quả hơn.
Nếu bạn là người dùng Windows, dưới đây là cách bạn có thể nâng cao năng suất của mình khi làm việc từ xa, thoát khỏi văn phòng truyền thống.
Các công cụ desktop từ xa hàng đầu giúp tăng năng suất làm việc hiệu quả
10. Tính năng Snap Layouts của Windows (Windows 11)
Quản lý không gian làm việc hiệu quả
Snap Layouts là một tính năng độc quyền của Windows 11, thực sự là một “công cụ thay đổi cuộc chơi” nếu công việc của bạn thường xuyên yêu cầu mở nhiều cửa sổ cùng lúc. Tính năng này cho phép bạn sắp xếp nhiều cửa sổ ứng dụng trên màn hình máy tính xách tay hoặc màn hình máy tính để bàn một cách có hệ thống, giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa chúng và đồng thời theo dõi các màn hình khác. Chẳng hạn, nếu bạn muốn ghi chú trong khi tham dự một cuộc họp video, Snap Assist sẽ giúp bạn bố trí các cửa sổ ứng dụng một cách hợp lý để bạn có thể chuyển đổi giữa chúng theo ý muốn.
Cách sử dụng Snap Layouts:
- Kéo một cửa sổ đến cạnh màn hình, nó sẽ tự động được sắp xếp vào vị trí.
- Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt bàn phím, chẳng hạn như phím Windows + Mũi tên Trái/Phải/Lên/Xuống, để ghim cửa sổ sang trái, phải, trên hoặc dưới màn hình.
- Để sắp xếp chính xác hơn, hãy di chuột qua nút Phóng to (biểu tượng hình vuông ở góc trên bên phải cửa sổ) và chọn một bố cục Snap. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Windows + Z.
9. Tính năng Gõ bằng Giọng nói (Voice Typing)
Gõ không cần dùng tay với Voice Typing trên Windows
Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi hoặc lười gõ, hoặc chỉ đơn giản là muốn tăng tốc quy trình làm việc của mình, tính năng Gõ bằng Giọng nói của Windows là điều bạn nên sử dụng. Đây là một công cụ bị đánh giá thấp nhưng được tích hợp sẵn trên Windows, sử dụng AI để chuyển lời nói của bạn thành văn bản một cách chính xác. Tôi thấy nó đặc biệt hữu ích khi soạn email, ghi chú hoặc thậm chí viết các bài báo như thế này. Nó cũng giúp tôi giảm căng thẳng cho tay và cổ tay trong những ngày bận rộn. Nếu bàn phím của bạn ngừng hoạt động trên Windows, Voice Typing có thể là “vị cứu tinh” của bạn.
Cách sử dụng Voice Typing:
- Mở ứng dụng hoặc tài liệu nơi bạn muốn nhập văn bản.
- Nhấn phím Windows + H để kích hoạt Voice Typing.
- Bắt đầu nói, và Windows sẽ chuyển lời nói của bạn thành văn bản theo thời gian thực.
- Sử dụng các lệnh thoại như “xóa đó” hoặc “xuống dòng mới” để chỉnh sửa văn bản mà không cần chạm vào bàn phím.
8. Phiên làm việc Tập trung (Focus Sessions) trong ứng dụng Đồng hồ
Duy trì sự tập trung với Focus Sessions
Khi làm việc tại nhà, một trong những nguyên nhân chính gây mất năng suất là những phiền nhiễu không cần thiết. Trong những trường hợp như vậy, ứng dụng Đồng hồ của Windows có một tính năng gọi là Focus Sessions. Nó giúp bạn duy trì sự tập trung vào các tác vụ bằng cách chia nhỏ chúng. Tính năng này dựa trên Kỹ thuật Pomodoro, mà tôi thấy cực kỳ hiệu quả trong việc duy trì sự tập trung. Focus Sessions giúp bạn duy trì nhịp điệu làm việc lành mạnh, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và giúp bạn làm việc hiệu quả suốt cả ngày.
Cách sử dụng:
- Tìm kiếm “Đồng hồ” (Clock) trong hộp tìm kiếm và nhấp vào biểu tượng của nó để khởi chạy.
- Điều hướng đến phần Focus Sessions ở bên trái.
- Đặt hẹn giờ cho phiên làm việc của bạn (ví dụ: 30 phút) và thời gian nghỉ tùy chọn (ví dụ: năm phút).
- Ứng dụng sẽ nhắc bạn nghỉ giải lao và theo dõi tiến độ của bạn theo thời gian.
Từ cài đặt của nó, bạn có thể điều chỉnh nhiều tùy chọn khác, chẳng hạn như Chu kỳ tập trung, Âm thanh kết thúc phiên, Âm thanh kết thúc nghỉ giải lao và nhiều hơn nữa. Bạn cũng có thể liên kết ứng dụng Spotify và nghe nhạc hoặc podcast để tăng cường sự tập trung. Nó cũng tích hợp với Microsoft To Do.
7. Màn hình ảo (Virtual Desktops)
Tạo không gian làm việc riêng biệt cho từng tác vụ
Màn hình ảo là một trong những tính năng Windows yêu thích của tôi khi làm việc từ xa. Nó giúp tôi sắp xếp công việc bằng cách tạo nhiều màn hình cho mỗi tác vụ. Ví dụ, tôi có thể có một màn hình cho email và cuộc họp, một màn hình khác cho công việc tập trung và một màn hình thứ ba để giải trí hoặc duyệt web thông thường.
Cách sử dụng Màn hình ảo:
- Nhấn phím Windows + Tab để mở Task View.
- Nhấp vào Màn hình mới (New Desktop) ở cuối màn hình bên cạnh màn hình hiện tại của bạn để tạo một màn hình ảo mới.
- Chuyển đổi giữa các màn hình bằng cách nhấn phím Windows + Ctrl + Mũi tên Trái/Phải.
- Bạn cũng có thể kéo và thả ứng dụng giữa các màn hình để sắp xếp tốt hơn.
Bạn có thể khởi chạy các ứng dụng riêng biệt trên mỗi màn hình ảo mà bạn tạo. Nó giống như có nhiều màn hình mà không cần thêm phần cứng riêng biệt. Không có giới hạn về số lượng màn hình bạn có thể tạo.
6. Clipboard Đám mây (Cloud Clipboard)
Sao chép và dán liền mạch giữa các thiết bị
Bạn sẽ thấy tính năng Clipboard Đám mây khá hữu ích nếu bạn làm việc trên nhiều thiết bị. Nó cho phép bạn sao chép văn bản trên một thiết bị và dán chúng trên một thiết bị khác nếu cả hai thiết bị đều đăng nhập vào cùng một tài khoản Microsoft. Tôi đã sử dụng tính năng này vô số lần để chuyển các liên kết và ghi chú giữa máy tính xách tay và máy tính để bàn của mình.
Cách bạn có thể sử dụng nó:
- Trên hệ thống Windows của bạn, điều hướng đến Cài đặt -> Hệ thống -> Clipboard.
- Nếu Lịch sử Clipboard và Lịch sử Clipboard trên các thiết bị của bạn hiện đang tắt, hãy bật nút gạt bên cạnh chúng để kích hoạt.
- Bạn có thể chọn tự động đồng bộ hóa văn bản hoặc thực hiện thủ công.
- Bây giờ, hãy sao chép văn bản như bình thường (Ctrl + C).
- Nhấn phím Windows + V để mở lịch sử Clipboard và truy cập các mục đã sao chép của bạn.
- Dán mục trên một thiết bị khác bằng cách nhấn phím Windows + V và chọn nó từ lịch sử.
5. PowerToys
Nâng cấp trải nghiệm Windows của bạn với PowerToys
PowerToys không phải là một ứng dụng duy nhất mà là một gói gồm nhiều công cụ tuyệt vời mà mọi người dùng thành thạo đều sẽ thấy hữu ích. Đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí, được Microsoft cập nhật thường xuyên. Tôi đã sử dụng nó trong một thời gian dài và nó đã hoàn toàn thay đổi cách tôi làm việc trên Windows. Từ quản lý cửa sổ nâng cao đến các phím tắt tùy chỉnh và tiện ích chuột, PowerToys có rất nhiều tính năng có thể tăng cường năng suất của bạn. Có thứ gì đó dành cho tất cả mọi người.
Để tận dụng PowerToys, hãy làm theo các bước sau:
- Tải xuống và cài đặt PowerToys từ Microsoft Store hoặc từ trang GitHub chính thức của Microsoft.
- Khám phá các công cụ như FancyZones (để sắp xếp cửa sổ nâng cao), PowerToys Run (một trình khởi chạy ứng dụng nhanh), Awake (để ngăn chế độ Ngủ), Text Extractor (để trích xuất văn bản từ hình ảnh), Keyboard Manager (để ánh xạ lại phím) và nhiều tính năng khác.
- Tùy chỉnh cài đặt để phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Tổng quan các tính năng của Microsoft PowerToys giúp tăng cường năng suất làm việc trên Windows
4. Remote Desktop
Truy cập máy tính làm việc của bạn từ mọi nơi
Khi làm việc từ xa, đôi khi bạn có thể cần truy cập máy tính văn phòng của mình để thực hiện công việc khẩn cấp. Trong những tình huống như vậy, Windows Remote Desktop sẽ giúp bạn. Nếu máy tính Windows văn phòng của bạn là phiên bản nào khác ngoài Windows Home, bạn có thể điều khiển nó từ bất kỳ thiết bị Windows, Android hoặc iOS nào.
Thiết lập Remote Desktop cực kỳ dễ dàng. Nó an toàn, nhanh chóng và khá đáng tin cậy, đặc biệt khi được Microsoft chính thức cung cấp. Đối với Android và iOS, bạn cần cài đặt ứng dụng Windows (trước đây là Remote Desktop) để truy cập PC từ xa.
3. Hỗ trợ Nhanh (Quick Assist)
Nhận hoặc cung cấp hỗ trợ từ xa dễ dàng
Quick Assist tương tự như Windows Remote Desktop, nhưng thường được sử dụng để điều khiển PC từ xa nhằm thực hiện khắc phục sự cố. Vì vậy, giả sử bạn gặp phải một vấn đề mà bạn không thể tự giải quyết khi làm việc từ xa; bạn có thể nhờ chuyên gia CNTT khắc phục thông qua Quick Assist.
Không giống như Windows Remote Desktop, Quick Assist hoạt động trên mọi phiên bản, bao gồm cả Windows Home.
Làm theo các bước sau để sử dụng Quick Assist:
- Mở Quick Assist bằng cách tìm kiếm nó trong menu Start.
- Chọn Nhận hỗ trợ (Get assistance) hoặc Cung cấp hỗ trợ (Give assistance).
- Chia sẻ mã bảo mật với người kia để thiết lập kết nối.
- Sau khi kết nối, bạn có thể kiểm soát PC của họ hoặc hướng dẫn họ qua vấn đề.
2. Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
Tiết kiệm thời gian với các công cụ tự động hóa
Các tác vụ lặp đi lặp lại có thể chiếm rất nhiều thời gian của bạn, nhưng Windows cung cấp các công cụ để tự động hóa chúng. Để tự động hóa các tác vụ trên PC Windows của bạn, bạn có thể sử dụng Windows Task Scheduler tích hợp sẵn, PowerShell scripts hoặc các công cụ của bên thứ ba như AutoHotkey và TinyTask. Tự động hóa giúp bạn giải phóng thời gian cho các tác vụ quan trọng hơn, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và ít mắc lỗi hơn.
1. Phím tắt Bàn phím (Keyboard Shortcuts)
Làm việc nhanh hơn với các phím tắt thiết yếu
Phím tắt bàn phím là một “nguồn năng lượng” giúp tăng năng suất, và Windows có rất nhiều. Tôi đã ghi nhớ một vài phím tắt giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng năng suất của mình. Chúng giúp giảm thời gian dành cho việc điều hướng menu và nhấp chuột, cho phép bạn tập trung vào điều thực sự quan trọng – hoàn thành công việc.
Dưới đây là một số phím tắt thiết yếu bạn có thể thử:
Để điều hướng chung
- Win + D: Hiển thị hoặc ẩn màn hình nền
- Win + E: Mở File Explorer
- Win + L: Khóa PC của bạn ngay lập tức
- Win + Tab: Mở Task View để chuyển đổi giữa các màn hình ảo
- Alt + Tab: Chuyển đổi giữa các ứng dụng đang mở
- Ctrl + Shift + Esc: Mở Task Manager trực tiếp
- Win + X: Mở menu Quick Link cho các cài đặt hệ thống
Để quản lý cửa sổ và màn hình
- Win + ↑ (Mũi tên lên): Phóng to cửa sổ đang hoạt động
- Win + ↓ (Mũi tên xuống): Thu nhỏ hoặc khôi phục cửa sổ
- Win + ← (Mũi tên trái): Ghim cửa sổ sang trái
- Win + → (Mũi tên phải): Ghim cửa sổ sang phải
- Win + Shift + ←/→: Di chuyển cửa sổ giữa nhiều màn hình
Màn hình ảo
- Win + Ctrl + D: Tạo một màn hình ảo mới
- Win + Ctrl + Mũi tên trái/phải: Chuyển đổi giữa các màn hình ảo
- Win + Ctrl + F4: Đóng màn hình ảo hiện tại
Giao tiếp & cộng tác
- Win + H: Mở tính năng gõ bằng giọng nói (hữu ích cho việc đọc chính tả)
- Win + Shift + S: Chụp ảnh màn hình (Snip & Sketch)
- Ctrl + Shift + V: Dán mà không định dạng
- Alt + Shift + Mũi tên trái/phải: Di chuyển giữa các kênh Teams hoặc Slack
Thu phóng & hỗ trợ tiếp cận
- Win + “+” / Win + “-“: Phóng to/thu nhỏ bằng kính lúp
- Win + Esc: Đóng kính lúp
- Win + PrtSc: Chụp ảnh màn hình toàn bộ và lưu vào thư mục Ảnh
Tối ưu hóa hiệu quả làm việc từ xa của bạn
Làm việc từ xa trên Windows không nên là một “kẻ hủy diệt” năng suất. Với các công cụ và kỹ thuật phù hợp, bạn có thể biến PC Windows của mình thành một cỗ máy mạnh mẽ để hoàn thành công việc. Từ việc đa nhiệm với Snap Layouts và Màn hình ảo đến tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, những mẹo này đã giúp tôi duy trì năng suất và sự tập trung khi làm việc từ xa. Hãy thử áp dụng chúng, và bạn có thể thấy mình làm việc thông minh hơn, chứ không phải vất vả hơn.
