Trong bối cảnh văn hóa hối hả và một không gian trực tuyến đầy ắp sự cạnh tranh không ngừng giành giật sự chú ý của chúng ta, không có gì lạ khi nhiều người dựa vào các ứng dụng năng suất để giữ mọi thứ được tổ chức. Tuy nhiên, khi tôi khám phá càng nhiều ứng dụng với mục đích cải thiện sự tập trung và quản lý công việc, tôi nhận thấy mình gặp phải nhiều vấn đề hơn là giải pháp.
Từ các ứng dụng cố gắng làm quá nhiều việc đến những đường cong học tập dốc, có rất nhiều vấn đề nảy sinh khi xem xét các ứng dụng năng suất. Và trong khi bạn sẽ thấy nhiều nhà sáng tạo nội dung rao giảng về lợi ích của các ứng dụng quản lý công việc, dường như không ai nói về những hạn chế của chúng.
Logo các ứng dụng năng suất phổ biến như Feedly, TickTick và Google Calendar thể hiện sự đa dạng của công cụ quản lý công việc.
Ứng Dụng Năng Suất Đa Năng: Lợi Hay Hại?
Tốn thời gian thiết lập và đường cong học tập dốc
Quá nhiều ứng dụng năng suất tích hợp vô số tính năng đến mức gây choáng ngợp. Một số người tìm kiếm các tính năng toàn diện để có thể sử dụng một công cụ như một bộ ứng dụng năng suất “tất cả trong một”. Nhưng đối với những người khác, điều này đồng nghĩa với việc thiết lập các ứng dụng này trở thành một “hố đen” ngốn thời gian thay vì thứ gì đó giúp tăng tốc quy trình làm việc của họ.
Notion có lẽ là một trong những ứng dụng “tội lỗi” nhất trong vấn đề này – và nó đi kèm với một đường cong học tập cực kỳ dốc. Tôi đã dành nhiều giờ cho nền tảng này, bao gồm cả việc khám phá những tính năng ít được biết đến của Notion dành cho người dùng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, tôi không cảm thấy việc sử dụng nó đã cải thiện khả năng ghi chú hay lưu giữ hồ sơ của mình.
Các ứng dụng quản lý tri thức cá nhân như Obsidian cũng có thể gây choáng ngợp. Ngay cả khi tôi cố gắng sử dụng nó cho các tác vụ đơn giản, như theo dõi ý tưởng câu chuyện, tôi vẫn thích sử dụng một ứng dụng cũ hơn, đơn giản hơn và chỉ chuyên về một chức năng.
So sánh giao diện người dùng của Obsidian và Notion, hai ứng dụng quản lý tri thức cá nhân và ghi chú phức tạp.
Lời Hứa “Thần Kỳ” Và Thực Tế Phũ Phàng
Ứng dụng năng suất không phải là “viên thuốc bách bệnh”
Nhiều ứng dụng năng suất tự quảng cáo là giải pháp cho nhiều mối lo ngại, chẳng hạn như trì hoãn, tập trung và quản lý công việc. Các công cụ này cũng ngày càng tích hợp AI tạo sinh như một giải pháp khác.
Nhưng thực tế là hiệu quả của một ứng dụng sẽ khác nhau tùy theo từng người. Một số người phản ứng tốt với cơ chế trò chơi hóa (gamification) hoặc theo dõi thói quen, trong khi những người khác có thể cảm thấy khó chịu vì những tiếng “ping” và nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Do rối loạn chức năng điều hành và mệt mỏi mãn tính, tôi gặp khó khăn với tình trạng quá tải thông tin khi nói đến một số khía cạnh của ứng dụng năng suất. Tôi nhận thức được rằng thứ gây ra sự trì hoãn của mình và việc cố gắng “trồng cây số” để tập trung sẽ không mang lại cho tôi động lực cần thiết.
Điều này không có nghĩa là các ứng dụng năng suất không nên cố gắng giải quyết một số nguyên nhân đằng sau các thói quen như thiếu chú ý và trì hoãn. Nhưng chúng nên ngừng tự bán mình như một giải pháp “chắc chắn thành công”.
Bị Ràng Buộc Với Thiết Bị Hơn Bao Giờ Hết
Điện thoại và máy tính: Nguồn gốc của sự phân tâm
Hầu hết các ứng dụng năng suất đều có sẵn trên cả máy tính và điện thoại thông minh của bạn. Điều này rất tuyệt khi bạn muốn ghi lại một ghi chú hoặc ý tưởng nhanh chóng, nhưng nó cũng có thể khiến bạn cuối cùng dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra các ứng dụng và dịch vụ khác nhau.
Ví dụ, tôi dành quá nhiều thời gian để kiểm tra tin nhắn Slack mới trên nhiều không gian làm việc khác nhau. Tôi thường xuyên ngắt quãng công việc của mình để xem có điều gì quan trọng đã được đăng trên Slack hay không. Theo nhiều cách, ứng dụng này đã trở thành một thứ gây phân tâm hơn đối với tôi so với các trang mạng xã hội. Tôi mở Reddit vào buổi sáng và buổi tối, nhưng tôi dùng Slack suốt cả ngày, và việc bị ràng buộc với thiết bị không làm tôi năng suất hơn chút nào.
Màn hình điện thoại thông minh hiển thị các biểu tượng ứng dụng năng suất, minh họa việc chúng có thể khiến người dùng bị ràng buộc với thiết bị.
“Bão” Thông Báo: Từ Hỗ Trợ Đến Phiền Nhiễu
Quá tải thông báo làm mất đi mục đích ban đầu
Tôi không cấp quyền truy cập thông báo đẩy hoặc thông báo email cho nhiều ứng dụng, nhưng một số ứng dụng lại lợi dụng các quyền này để gửi các bản cập nhật liên tục. Đối với tôi, Asana là ứng dụng năng suất “phạm lỗi” nhiều nhất trong vấn đề này. Mặc dù tôi không có quyền truy cập vào nhiều bảng dự án, tôi vẫn nhận được một lượng lớn thông báo mỗi ngày.
Mỗi ngày, tôi nhận được nhiều thông báo Asana trên điện thoại, trong hộp thư đến email và trong hộp thư đến của ứng dụng. Tôi đã điều chỉnh cài đặt thông báo để giảm số lượng “tiếng ping” mà tôi nhận được, nhưng tôi vẫn nhận được một lượng cập nhật không thể chấp nhận được.
Vấn đề với tình trạng quá tải thông báo trong các ứng dụng năng suất là bạn cuối cùng sẽ bắt đầu bỏ qua tất cả các thông báo, và điều này đi ngược lại mục đích ban đầu khi bạn bắt đầu sử dụng ứng dụng.
Hộp thư đến Gmail hiển thị nhiều thông báo cập nhật từ Asana, minh họa tình trạng quá tải thông báo từ ứng dụng quản lý công việc.
Cảnh Giác Với Các Tuyên Bố “Khoa Học” Mù Mờ
Không phải giải pháp cho ADHD hay các trào lưu thiếu cơ sở
Ngày càng nhiều, tôi nhận thấy các ứng dụng năng suất quảng cáo những tuyên bố khoa học về lý do tại sao phương pháp của họ hiệu quả. Nhưng nền tảng mà họ xây dựng những tuyên bố này đôi khi rất lung lay. Ví dụ, việc “dopamine detox” (thải độc dopamine) và “dopamine fasting” (nhịn dopamine) đã bị Phòng khám Cleveland Clinic chỉ trích là một trào lưu sức khỏe không có cơ sở khoa học, nhưng điều này không ngăn cản các ứng dụng tuyên bố mang lại lợi ích đó.
Cũng có nhiều ứng dụng tuyên bố giải quyết các vấn đề về thiếu chú ý và trì hoãn ở người bị ADHD. Nhưng khi tôi thực sự sử dụng những ứng dụng này, tôi không thấy chúng hữu ích chút nào với tư cách là một người mắc chứng bệnh này. Các ứng dụng mà tôi thấy hữu ích nhất không tự quảng cáo dựa trên các trào lưu hoặc thuật ngữ SEO. Chúng chỉ cung cấp các công cụ đơn giản với các tính năng tập trung, giúp tôi dễ dàng thiết lập và tích hợp chúng vào quy trình làm việc của mình.
Danh sách các ứng dụng chống trì hoãn trên Google Play Store, đặt vấn đề về hiệu quả thực sự và các tuyên bố khoa học của chúng.
Khi nói đến việc sử dụng các ứng dụng năng suất, hiệu quả của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào thói quen cá nhân và những điểm gây khó chịu của riêng bạn. Vấn đề là nhiều công ty ứng dụng năng suất đã quá thổi phồng mức độ hữu ích của sản phẩm hoặc nhồi nhét quá nhiều tính năng đến mức bạn cuối cùng nhận được lợi ích tiết kiệm thời gian giảm dần. Nếu bạn thấy rằng các ứng dụng năng suất không mang lại những lợi ích mà chúng tuyên bố, bạn không phải là một trường hợp cá biệt. Hãy thử đơn giản hóa quy trình làm việc của mình hoặc tìm kiếm các công cụ thực sự tập trung vào vấn đề bạn cần giải quyết.
