Kể từ khi ra mắt, Notion luôn được xem là ông hoàng không thể tranh cãi trong lĩnh vực năng suất. Nó là không gian làm việc “tất cả trong một”, hứa hẹn tổ chức mọi thứ từ cuộc sống cá nhân đến các dự án nhóm phức tạp. Tôi đã dành vô số giờ để hoàn thiện các thiết lập cá nhân và tin rằng đây chính là tương lai của công việc.
Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của tôi dần phát triển theo thời gian, tôi bắt đầu nhận ra rằng Notion đã tụt hậu rất xa so với các đối thủ cạnh tranh ngày càng đổi mới. Đây không chỉ là một linh cảm; đó là lý do tại sao tôi không còn có thể tiếp tục gắn bó với Notion như công cụ chính của mình.
Giao diện một giải pháp thay thế Notion an toàn và riêng tư, nhấn mạnh tính bảo mật
Thiếu chế độ ngoại tuyến (Offline Mode) là một điểm yếu không thể chấp nhận
Notion vẫn đang “phát triển” tính năng này
Trong một thời gian dài, việc Notion thiếu khả năng làm việc ngoại tuyến thực sự chỉ là một sự bất tiện nhỏ mà tôi có thể chấp nhận. Tôi thường xuyên ở trong môi trường có kết nối Wi-Fi ổn định và điều này không ảnh hưởng nhiều đến thiết lập của tôi. Nhưng giờ đây, vào năm 2025, với lịch trình di chuyển dày đặc, việc thiếu chế độ ngoại tuyến đã trở thành một trở ngại lớn.
Đôi khi, tôi ở một địa điểm của khách hàng và cần nhanh chóng tra cứu một chi tiết quan trọng từ cơ sở dữ liệu, nhưng lại phát hiện ra Wi-Fi bị ngắt hoặc quá chậm để tải một trang duy nhất. Điều này cực kỳ khó chịu. Toàn bộ không gian làm việc của tôi bị khóa chặt sau một kết nối internet. Sự thiếu sót cơ bản này ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất, tạo ra căng thẳng không cần thiết và vẫn là một điểm yếu cốt lõi khiến tôi không thể tin tưởng vào Notion như một không gian làm việc chính.
Ứng dụng di động của Notion chỉ ở mức trung bình
Cơ sở dữ liệu lớn tốn thời gian tải
Những nỗi thất vọng của tôi với Notion không chỉ dừng lại ở phiên bản máy tính. Câu chuyện tương tự khi tôi mở ứng dụng di động. Notion tự quảng bá là một không gian làm việc “tất cả trong một”, nhưng trải nghiệm trên di động lại khá kém thuyết phục. Xét cho cùng, đây không phải là các ứng dụng native thực sự.
Phương pháp “web wrapper” (giao diện web đóng gói) của Notion có cả ưu điểm lẫn nhược điểm. Ví dụ, hiệu suất không đạt yêu cầu trên di động. Thời gian tải chậm chạp, các trang hiển thị từ từ, và ngay cả việc điều hướng cơ bản cũng có thể trở thành một cực hình. Ngược lại, các ứng dụng native mang lại cảm giác phản hồi nhanh, mượt mà và tức thì.
Ngoài tốc độ, trải nghiệm người dùng cũng bị ảnh hưởng. Với tầm quan trọng của việc truy cập di động vào năm 2025 – để ghi chú nhanh khi đang di chuyển, kiểm tra công việc trong khi đi lại, hoặc xem lại tài liệu giữa các cuộc họp – ứng dụng di động chỉ ở mức trung bình của Notion là một sự thất vọng lớn.
Giao diện Notion trên điện thoại di động hiển thị thời gian tải chậm của cơ sở dữ liệu lớn, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng
Notion đòi hỏi quá nhiều công sức để tổ chức
Người dùng thường mất hàng giờ để thiết lập
Một trong những đòi hỏi lớn nhất của Notion là lượng công sức cần bỏ ra để tổ chức. Khi mới bắt đầu, tôi yêu thích không gian trống trải, những khả năng vô hạn mà nó mang lại. Nhưng theo thời gian, điều tôi nhận ra là sự linh hoạt này thường chuyển hóa thành hàng giờ đồng hồ làm việc. Tôi thường xuyên thấy mình mất một lượng lớn thời gian chỉ để xây dựng không gian làm việc của riêng mình.
Tôi đang nói về việc tạo ra một “trang chủ” đóng vai trò như bảng điều khiển cho các dự án, nhiệm vụ hoặc quản lý kiến thức. Tôi cũng phải điều chỉnh các cột để có bố cục hoàn hảo, tinh chỉnh các chế độ xem cơ sở dữ liệu không ngừng, và thử nghiệm tính năng nhúng để kéo đúng thông tin từ các nguồn khác. Nhu cầu liên tục cho việc “kỹ thuật hóa” thủ công này làm tiêu hao thời gian và năng lượng tinh thần, đáng lẽ có thể và nên được dành cho công việc thực tế.
Ảnh chụp màn hình trang 'Personal home' trong Notion, minh họa mức độ tùy chỉnh và thời gian cần thiết để tổ chức không gian làm việc
Tốc độ ra mắt tính năng mới chậm chạp
So với các đối thủ cạnh tranh
Notion đã cho thấy tốc độ phát triển chậm. Có vẻ như Notion đang tập trung vào việc xây dựng một hệ sinh thái các ứng dụng với Calendar, Mail, các tiện ích bổ sung AI, Forms, và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, công ty dường như đang bỏ lại sản phẩm cốt lõi của mình. Những cải tiến cơ bản mà người dùng đã yêu cầu trong nhiều năm vẫn còn thiếu vắng.
Ngoài chế độ ngoại tuyến, đâu là những đổi mới thực sự trong khả năng hiển thị dữ liệu? Tôi liên tục thấy các công cụ khác cung cấp bảng trắng (whiteboards) để động não ý tưởng, hoặc các chế độ xem đồ thị (graph views) mạnh mẽ hiển thị mối liên kết giữa các ghi chú và ý tưởng của tôi. Notion yêu cầu các liên kết từ bên thứ ba hoặc các giải pháp phức tạp để thực hiện công việc.
Thay vì cung cấp các cải thiện hiệu suất hoặc các tính năng được yêu cầu từ lâu, Notion lại bận rộn xây dựng một ứng dụng email. Điều này khiến tôi tự hỏi liệu sản phẩm cốt lõi có bao giờ thực sự bắt kịp với tiềm năng của nó hay không.
Giao diện một công cụ quản lý kiến thức khác, thể hiện các tính năng đổi mới mà Notion còn thiếu, như biểu đồ kết nối ý tưởng
Các đối thủ đang bắt kịp và vượt xa
Bạn sẽ không còn “nhớ nhung” Notion
Tôi đã theo dõi sát sao các giải pháp thay thế Notion, và một số trong số chúng đang khiến Notion trở nên lỗi thời. Lấy Capacities làm ví dụ. Cách tiếp cận tổ chức thông tin theo hướng đối tượng độc đáo của nó là một yếu tố thúc đẩy năng suất lớn. Thay vì xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu, tôi đang làm việc với các “đối tượng” liên kết với nhau như người, sách, hoặc dự án, và hệ thống hiểu được mối quan hệ của chúng.
Sau đó là Anytype, một ứng dụng xử lý các vấn đề riêng tư một cách chuyên nghiệp. Cam kết mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption) của họ có nghĩa là tôi có thể lưu trữ thông tin thực sự nhạy cảm với mức độ bảo mật mà Notion không cung cấp. Tôi cũng đã thử AppFlowy, cho phép kiểm soát hoàn toàn dữ liệu với khả năng tự lưu trữ (self-hosting). Notion vẫn dẫn đầu về các tùy chọn cơ sở dữ liệu, nhưng khoảng cách đó đang thu hẹp nhanh chóng.
Từ tình yêu đến sự thất vọng
Nhìn chung, có thể nói rằng hành trình của tôi với Notion đã đến một ngã rẽ. Mặc dù nó vẫn giữ một vị trí đặc biệt trong lòng nhiều người, nhưng đối với những người yêu cầu nhiều đổi mới hơn, hiệu suất tốt hơn và trải nghiệm ngoại tuyến, rõ ràng Notion đang tụt lại phía sau. Nếu bạn cũng đang ở trong tình huống tương tự và có cảm giác về sự thỏa hiệp hoặc giới hạn, hãy bắt đầu khám phá các giải pháp thay thế.
